L’article 1714 du Code civil, modifié par la loi du 21 décembre 2013, prévoit dorénavant une obligation d’identification des parties à tout contrat de bail conclu par écrit, qu’il s’agisse d’un bail de résidence principale, d’un bail à ferme, d’une chambre d’étudiant ou encore d’un bail de bureaux.

Ainsi, les contrats de bail conclus entre personnes physiques, doivent nécessairement mentionner leurs nom, deux premiers prénoms, leurs domicile et date et lieu de naissance. Pour les personnes morales (sociétés, ASBL,…), leur dénomination et leur numéro d’entreprise doivent être indiqués dans le contrat de bail.

Cette obligation d’identification concerne tant les baux conclus sous seing privé que les baux passés par acte authentique. La loi du 21 décembre 2013 a toutefois précisé que les baux authentiques requièrent la mention du nom, des prénoms (alors que les baux sous seing privé se contentent des deux premiers prénoms), les lieu et date de naissance, le domicile et, enfin, le numéro de registre de national (ou de registre national bis).

La loi du 21 décembre 2013 a également modifié les principes d’enregistrement régis par le Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe. Pour rappel, tout contrat de bail – authentique ou sous seing privé – doit être enregistré.

S’il est passé par acte authentique, le contrat de bail devra être enregistré dans un délai de 15 jours. S’il est passé sous seing privé, il devra être enregistré dans un délai de 2 mois (pour les baux de résidence principale) et dans un délai de 4 mois pour les autres baux d’immeubles.

Pour pouvoir être enregistré, le bail authentique doit mentionner, d’une part, le numéro d’entreprise s’il s’agit d’un contrat signé entre personnes morales et, d’autre part, le numéro de registre de national (ou de registre national bis) s’il agit d’un contrat signé entre personnes physiques. 

En outre, le bail sous seing privé doit reprendre le numéro d’entreprise des personnes morales. En revanche, aucune mention particulière notamment concernant le numéro de registre national n’est requise pour les baux conclus sous seing privé entre personnes physiques.

L’entrée en vigueur des modifications apportées par la loi du 21 décembre 2013 est, à tout le moins compliquée, mais peut néanmoins être synthétisée de la manière suivante :

  • obligation d’identification pour l’enregistrement des baux authentiques: 10 janvier 2014 ;
  • obligation d’identification prévue par l’article 1714 : 1er février 2014 (sauf pour le renouvellement d’un bail conclu avant le 1er février 2014) ;
  • bligation d’identification pour l’enregistrement des baux de sous seing privé de résidence principale : 1er avril 2014 ;
  • obligation d’identification pour l’enregistrement des autres baux sous seing privé : 1er juin 2014.

L’article 1714 prévoit enfin que la partie qui manque à son obligation d’identification par le numéro d’entreprise supporte toutes les conséquences de l’absence d’enregistrement du bail. En outre, il subsiste un risque que les bureaux d’enregistrement refusent l’enregistrement des baux authentiques ou sous seing privé qui ne respectent pas l’obligation d’identification. Soyez donc attentifs à reprendre, à tout le moins, les mentions requises par l’article 1714 du Code civil.