Den 1. september 2019 startede indefrysningsperioden i forbindelse med overgangen til den nye ferielov der træder i kraft den 1. september 2020. I forbindelse med overgangen til den nye ferielov har vi holdt kurser for en række klienter og samarbejdspartnere om overgangen til den nye ferielov, og vi er her blevet mødt med en række spørgsmål. Nedenfor deler vi disse spørgsmål og svar herpå.

Medarbejder der forlader arbejdsmarkedet i overgangsperioden

Frem til den nye ferielovs ikrafttræden den 1. september 2020, vil der være en overgangsordning, som starter den 1. januar 2019. I overgangsperioden vil medarbejderne fortsat optjene ferie efter den gældende ferielov. I løbet af de første otte måneder fra 1. januar 2019 til 31. august 2019 vil medarbejderen optjene 16,67 feriedage. De optjente feriedage skal afvikles i perioden 1. maj 2020 til 31. august 2020. I perioden 1. september 2019 til 31. august 2020 optjener medarbejderne 25 dages ferie. Disse feriedage indefryses, og medarbejderne kan ikke få dem udbetalt, før medarbejderen forlader arbejdsmarkedet, for eksempel ved folkepensionsalderen eller ved permanent fraflytning til udlandet.

Et spørgsmål der er gået igen er, hvordan de indefrosne feriemidler håndteres, for medarbejdere som når folkepensionsalderen i overgangsperioden. Ferie optjent i perioden 1. september 2019 – 31. august 2020 indefryses og kan tidligst udbetales af fonden til medarbejderen den 1. oktober 2021. Arbejdsgiver må derfor ikke udbetale ferie optjent i indefrysningsperioden direkte til medarbejderen, selvom medarbejdere når fratræder permanent i overgangsperioden. Udbetaling af de indefrosne feriemidler skal ske gennem fonden. Udbetalingen fra fonden sker automatisk, når medarbejderen når folkepensionsalderen, dog tidligst 1. oktober 2021.

Hvis arbejdsgiver alligevel udbetaler indefrosne feriemidler direkte til medarbejderen, vil arbejdsgiveren skulle afregne de tilgodehavende feriemidler to gange, da arbejdsgiveren ikke kan betale til medarbejderen med frigørende virkning, og arbejdsgiveren vil derfor alligevel skulle indfri kravet på tilgodehavende feriemidler over for fonden.

Hvis medarbejderen fratræder i indefrysningsperioden, fordi medarbejderen har fået anden beskæftigelse, skal arbejdsgiveren som sædvanlig indberette/afregne tilgodehavende ferie til Feriepengeinfo/Feriekonto. Indberetninger og indbetalinger for indefrysningsperioden sendes automatisk videre til fonden.

Opgørelse af indefrosne feriemidler

Feriedage og feriebetaling optjent i indefrysningsperioden skal opgøres for hver enkelt medarbejder pr. 31. august 2020. Ifølge feriefondsloven beregnes indefrysningen som feriegodtgørelse med 12,5 % af lønnen i optjeningsperioden 1. september 2019 – 31. august 2020. Det har i denne forbindelse været et spørgsmål, om der fx skal beregnes feriegodtgørelse af bonus i overgangsperioden.

Det følger af ferielovens § 26 stk. 1, at arbejdsgiveren skal beregne feriegodtgørelse og ferietillæg af ethvert indkomstskattepligtigt lønbeløb og personalegode, for hvilket der ikke indrømmes fradrag i indtægten, og som er vederlag for arbejde under ansættelsen. Dette gælder ligeledes i overgangsperioden, og svaret er derfor, at der skal beregnes feriegodtgørelse af bonus.

Herefter opstår spørgsmålet, om det er optjeningstidspunktet eller udbetalingstidspunktet, der afgør, hvorvidt bonussen er anses som en del af lønnen i overgangsperioden. Samme spørgsmål bliver relevant, hvis medarbejderen har en forskudt lønperiode fx fra den 15. i en måned til den 15. i den følgende måned. Det er slutdatoen for lønperioden, der afgør, om indberetningen skal til Lønmodtagernes Feriemidler eller ej. Hvis lønnen fx vedrører en periode fra den 15. august 2019 til den 15. september 2019, skal den indberettes til Lønmodtagernes Feriemidler. Hvis lønnen derimod vedrører en periode fra den 15. august 2020 til den 15. september 2020, skal den ikke indberettes til Lønmodtagernes Feriemidler. Det samme udgangspunkt må gælde for bonus, således at det er sluttidspunktet for optjeningsperioden der afgør, om der skal beregnes feriegodtgørelse af bonussen. Det vil sige at, hvis medarbejderen får en årsbonus, der optjenes i 2019 og som udbetales i marts 2020, så vil der skulle beregnes feriegodtgørelse af hele bonussen, selvom den delvist vedrører perioden inden overgangsordningen trådte i kraft den 1. september 2019. Modtager medarbejderen ligeledes en årsbonus for 2020 som udbetales i marts 2021, vil der hverken helt eller delvist skulle beregnes feriegodtgørelse af denne bonus.

Timelønnede medarbejdere

For timelønnede medarbejdere skal der i overgangsperioden fra den 1. september 2019 til den 31. august 2020 indberettes ferie til FerieKonto eller Feriepengeinfo, på samme måde som hidtil. FerieKonto eller Feriepengeinfo sender automatisk indberetninger for overgangsåret videre til Lønmodtagernes Feriemidler. Feriepenge, der er indberettet til FerieKonto eller en anden feriekasse, skal betales som sædvanligt og efter de nuværende frister i overgangsperioden.

Endvidere kommer der nye indberetnings- og indbetalingsfrister til Feriepengeinfo og FerieKonto fra den 1. september 2020. Feriepengene skal efter dette tidspunkt være til rådighed for medarbejderne hurtigst muligt efter optjening. For timelønnede medarbejdere betyder det, at der skal indberettes ferie den sidste dag i den halve måned, hvor lønperioden slutter + en halv måned. Hvis lønperioden fx slutter senest den 15. i en måned, skal I indberette inden udgangen af samme måned. Hvis lønperioden slutter senest ved udgangen af en måned, skal I indberette senest den 15. i den efterfølgende måned. Fristen vil derfor altid være den 15. eller den sidste dag i måneden.

Feriefridage

Der er rejst spørgsmål om behandlingen af den feriefridage i forbindelse med overgang til ny ferielov. Feriefridage er ikke omfattet af ferieloven. Da den nye ferielov medfører indførelsen af et nyt ferieår samt en ny ferieafholdelsesperiode, kan det overvejes, om man skal tilpasse de interne regler for feriefridage, således at tildeling og afvikling af disse dage afstemmes med de nye regler, og således at afholdelsen af den supplerende ferie i form af feriefridage følger ferie-afviklingsåret fra den 1. september til den 31. august.

Der kan fx fra 1. september 2020 etableres et system, der indebærer, at feriefridagene feriefridage optjenes løbende og afvikles samtidigt; det vil sige, at der opereres med et samtidighedsprincip på samme måde som ved ferie i henhold til den nye ferielov. Medarbejderen vil med dette system optjene 0,42 feriefridage pr. måneds ansættelse i perioden fra den 1. september til den 31. august, og således at feriefridagene kan holdes samtidig med optjeningen.

Dette system indebærer, at en medarbejder, der har været ansat i hele ferieåret har ret til i alt 5 fridage (12 x 0,42). En medarbejder, der er ansat 1. september 2020, vil således have ret til at holde en hel feriefridag den 1. december (på dette tidspunkt vil medarbejderen have optjent 1,26 feriefridag). Ved fratræden vil medarbejderen typisk have brugt eller have mulighed for at bruge feriefridage, fordi man opererer med samtidig optjening og afvikling.

Feriepakke

Den nye ferielov er et stort emne, som formentlig giver anledning til en række yderligere detailspørgsmål herunder også behandling af medarbejdere der er på orlov, håndtering af ferietillæg og feriefridage etc., men formentlig også nogle spørgsmål som er særlige for virksomheden. På baggrund af de mange spørgsmål, vi løbende har modtaget, har vi udarbejdet en ”feriepakke” som indeholder et informationsbrev til funktionærer og/eller andre typer medarbejdere, en ny feriepolitik som tilpasses de konkrete forhold i virksomheden samt en redegørelse om de nye regler, herunder hvilke konkrete forhold som netop I skal være opmærksom på. Vi tilbyder endvidere at afholde et informationsmøde med medarbejderne af ca. en times varighed, hvor de nye regler vil blive gennemgået, og hvor der kan stilles spørgsmål til de nye regler.