22 ноября 2021 года президентом РФ подписан Закон о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ, устанавливающий порядок ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений (далее – «Закон»).

Закон вступил в силу 22 ноября 2021 года.

Требования к составу и форматам электронных документов, устанавливаемые федеральными органами исполнительной власти, включая Минтруд России, применяются с 1 марта 2023 года.

Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронных документов, применяются с 1 сентября 2022 года.

Какие основные изменения предусмотрены Законом?

Закон предусматривает создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, включая возможность заключить трудовой договор и ознакомиться с локальными нормативными актами работодателя в форме электронных документов.

Электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, а также документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Создание, подписание, использование и хранение документов и электронный документооборот могут осуществляться:

  • с помощью Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», включая взаимодействие через единый портал госуслуг; или
  • с помощью информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание и хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Взаимодействие между цифровой платформой, порталом госуслуг и информационной системой работодателя будет установлено Правительством Российской Федерации.

В случае принятия решения об электронном документообороте работодателю необходимо издать локальный нормативный акт, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В этом локальном акте необходимо предусмотреть:

  • информацию об информационной системе работодателя;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота; и
  • сведения о дате введения электронного документооборота.

Каждого работника необходимо уведомить о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать свое письменное согласие на указанное взаимодействие.

Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота считается отказом от такого взаимодействия. Однако работник сохраняет право дать такое согласие позднее. Отсутствие согласия не может служить основанием для отказа в приеме на работу или увольнения работника.

Работодатель обязан бесплатно предоставлять работникам, не давшим согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, надлежащим образом заверенные документы на бумажном носителе, связанные с их трудовой деятельностью.

Новых работников необходимо проинформировать о ведении электронного документооборота. Согласие не потребуется в отношении:

  • тех, кто принят (принимается) на работу после 31 декабря 2021 года; и
  • тех, у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

В зависимости от того, используется ли информационная система работодателя или цифровая платформа «Работа в России», а также от типа трудовых документов для подписания электронных документов будет использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись и простая электронная подпись.

В случае отсутствия у работника электронной подписи расходы по получению и использованию электронной подписи несет работодатель.

Комментарий

Работодателям необходимо:

  • принять решение о введении электронного документооборота;
  • пересмотреть порядок оформления трудовых документов и взаимодействия с работниками и кандидатами при приеме на работу;
  • принять локальный нормативный акт, регулирующий вопросы электронного документооборота; и
  • привести внутренние процессы, а также кадровые документы (трудовые договоры, локальные нормативные акты) в соответствие с требованиями Закона.