Kiekvienais metais perkančiosios organizacijos nustato savo poreikius ir planuoja viešuosius pirkimus. Kad viešiesiems pirkimams skirtos lėšos būtų panaudotos racionaliai, o pirkimo procedūros atliktos efektyviai, perkančiosios organizacijos privalo padaryti „namų darbus“, t. y. atlikti rinkos tyrimą ir surinkti kokybinę ir kiekybinę informaciją apie suinteresuotus ūkio subjektus, jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas ir atliekamus darbus, užimamą rinkos dalį, kainas, teisinį reglamentavimą, aplinkosauginius ir energijos efektyvumo kriterijus, techninę specifikaciją ir pan. Be tokio tyrimo sunku parengti kokybiškas pirkimo sąlygas ir tinkamai įvertinti gautus pasiūlymus. Efektyviausia tyrimą atlikti konsultuojantis su verslu. 

Galimybė perkančiosioms organizacijoms planuojant viešuosius pirkimus konsultuotis su rinkos dalyviais atsirado daugiau kaip prieš dešimtmetį, kai Europos Teisingumo Teismas (ETT) priėmė sprendimą „Fabricom“ byloje dėl Belgijoje taikomo absoliutaus draudimo dalyvauti viešajame konkurse tuo atveju, jeigu asmeniui buvo pavesta atlikti su viešuoju pirkimu susijusį tyrimą. Šioje byloje ETT pasisakė, kad tokios konsultacijos galimos, tačiau perkančiosios organizacijos privalo atsižvelgti į tai, ar toks konsultaciją suteikusio tiekėjo dalyvavimas nekels jokios grėsmės konkurso dalyvių tarpusavio konkurencijai.

Europos Komisija primena, kad dialogas su rinkos dalyviais prieš pradedant viešojo pirkimo procedūrą gali padėti rasti naujoviškų spendimų arba naujų produktų ar paslaugų, apie kurias valdžios institucija gali nežinoti, bei padėti rinkos dalyviams atitikti kriterijus, kurie bus taikomi viešojo pirkimo procedūroje.

Perkančiosioms organizacijoms svarbu nustatyti tinkamą poreikį. Profesionaliai ir kokybiškai parengtos pirkimo sąlygos užtikriną viešąjį interesą, maksimaliai įmanomai tenkina visuomenės lūkesčius ir leidžia pasiekti viešųjų pirkimų tikslą – su turimomis lėšomis įsigyti kiek įmanoma geriausias prekes, paslaugas ar darbus.

Jeigu perkančioji organizacija išsamiai atlieka rinkos tyrimą, konsultuojasi su tiekėjais, atsakingai svarsto pastabas ir pasiūlymus, ji sklandžiau vykdo pirkimo procedūras, o tai sumažina ginčų tarp dalyvių tikimybę.

Deja, perkančiosios organizacijos vis dar dažnai neįvertina viešųjų pirkimų proceso planavimo etapo svarbos, ignoruoja sąžiningo verslo siūlymus ir pastabas, o viduje netinkamai paskirsto kompetenciją tarp pirkimo iniciatoriaus ir viešųjų pirkimų vykdytojo. Dažniausia dėl šios viešojo pirkimo stadijos problematikos savo tyrimuose pasisako tik Valstybės kontrolė.

Įvertinus vangų perkančiųjų organizacijų ir verslo subjektų bendradarbiavimą pasirengiant viešojo pirkimo procedūroms, naujojo Viešųjų pirkimų įstatymo (VPĮ) projekto rengėjai tiekėjams numatė didesnį vaidmenį. Perkančioji organizacija, siekdama pasirengti pirkimui ir pranešdama apie savo pirkimo planus bei reikalavimus, iš rinkos dalyvių turės prašyti suteikti ir gauti konsultacijas Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS) priemonėmis ir savarankiška iniciatyva.

Daug kam gali kilti klausimas, ar tokio pobūdžio konsultacijos su rinkos dalyviais neiškraipys sąžiningos konkurencijos ir nepažeis teisės aktų. Be abejo, perkančiosios organizacijos privalės kreiptis į rinkos dalyvius taip, kad nebūtų pažeisti skaidrumo ir vienodo požiūrio principai bei nebūtų atskleista konfidenciali informacija ir (arba) konfidenciali rinkos dalyvių pozicija.

Jeigu perkančiajai organizacijai kils abejonių dėl tiekėjų lygiateisiškumo principo užtikrinimo, ji privalės prašyti kandidato ar dalyvio, padėjusio pasirengti pirkimui, raštu pagrįsti, kad jų išankstinės konsultacijos negalėjo pažeisti konkurencijos.

Nors galiojanti VPĮ redakcija išsamiai nereglamentuoja pasirengimo viešiesiems pirkimams stadijos, iš esmės tokio pobūdžio konsultacijos su rinkos dalyviais galimos ir net rekomenduojamos ir šiuo metu, jei jos nepažeidžia viešųjų pirkimų principų bei kitų dalyvių teisių į sąžiningą ir konkurencingą konkursą ar pirkėjas nesudaro tiekėjui išskirtinių sąlygų. Todėl perkančiosios organizacijos turėtų būti atviresnės rinkos dalyviams ir su jų pagalba siekti geresnių rezultatų viešuosiuose pirkimuose, o rinkos dalyviai galėtų būti aktyvesni ir pasinaudoti šia galimybe.