Zowel aanbestedende diensten als inschrijvers worden weleens betrapt op de uitspraak dat aanbestedingsprocedures formalistisch van aard kunnen zijn. Deze discussie strekt zich soms ook uit over vertegenwoordigingskwesties. Toch is het inschrijvers aangeraden om zich strikt te houden aan de (in hun ogen soms formalistische) eisen uit de aanbestedingsstukken.

Een vonnis van de rechtbank Limburg dat onlangs openbaar is gemaakt, maakt duidelijk dat ook met betrekking tot de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de inschrijver, grote zorgvuldigheid moet worden betracht, op straffe van uitsluiting.

De aanbestedingsprocedure

De gemeente Venlo had een Europese openbare aanbestedingsprocedure gehouden met betrekking tot glasinzameling en textielinzameling ten behoeve van diezelfde gemeente. De opdracht was verdeeld in twee percelen. Het eerste perceel betrof de inzameling van glas en het tweede perceel betrof de inzameling van textiel. Het gunningscriterium was de economisch meest voordelige inschrijving.

Inschrijving

Stichting Humana had zich op perceel 2 ingeschreven. Onderdeel van de inschrijving was de aanbiedingsbrief ondertekend door de heer B (directielid), een uittreksel uit het handelsregister en een kopie van de statuten van de stichting. In de statuten waren bepalingen over de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de directie opgenomen. De directie was niet bevoegd om contracten af te sluiten, waarvan de jaarlijkse financiële netto last voor de stichting het bedrag van € 150.000,– zou overschrijden.

Nadat de inschrijving van de stichting door de gemeente op volledigheid en geldigheid was gecontroleerd, stuurde zij de stichting een e-mail met het verzoek om aan te geven dat de heer B gerechtigd was om namens de stichting deze inschrijving te doen. Hier voldeed de stichting naar het oordeel van de gemeente niet aan, reden waarom haar inschrijving terzijde werd gelegd. Perceel 2 had een contractwaarde van boven de € 150.000,–.

Interpretatie vertegenwoordigingsbepaling

De stichting stelde zich op het standpunt dat de gemeente de term “jaarlijkse financiële netto last”, zoals opgenomen in haar statuten, verkeerd heeft geïnterpreteerd. De rechtbank Limburg was het hier niet mee eens.

Objectieve uitleg aanbestedingsstukken

Aanbestedingsstukken zijn naar hun aard bestemd om de rechtspositie van derden (potentiële) inschrijvers te beïnvloeden, zonder dat deze derden wezenlijke invloed hebben op de inhoud of de formulering van die stukken. Dit betekent dat bij de vraag welke betekenis moet worden toegekend aan de bewoordingen van die stukken, toepassing van de CAO-norm in de rede ligt. Die norm houdt voor de onderhavige zaak in dat voor de uitleg van statuten de bewoordingen van de desbetreffende bepaling, gelezen in het licht van die statuten, in beginsel van doorslaggevende betekenis zijn. Dit betekent dat de aanbestedingsdocumenten objectief moeten worden uitgelegd.

De stichting had haar statuten aldus uitgelegd dat onder netto financiële last verstaan dient te worden het saldo van de opbrengsten uit het betreffende contract minus de kosten voor de stichting die uit dat contract voortvloeien. Het saldo zou dus zelfs een verlies voor de stichting mogen inhouden, zolang dat verlies niet meer dan € 150.000,– per jaar bedraagt.

De uitleg van de stichting was naar het oordeel van de voorzieningenrechter subjectief van aard. Die subjectieve uitleg was strijdig met de beoogde bescherming van derden die op grond van objectieve maatstaven moeten kunnen vertrouwen op de in openbare registers ingeschreven feiten.

De bevoegdheid om een rechtshandeling aan te gaan wordt niet bepaald door het (al dan niet onzekere) bedrijfseconomische resultaat van de inschrijver in de toekomst. Daardoor zou pas achteraf komen vast te staan of de heer B wel of niet bevoegd was om de rechtshandeling te verrichten, hetgeen tot niet gewenste onduidelijkheden bij het sluiten van overeenkomsten leidt. De inschrijving van de stichting was door de rechtbank daarom terecht terzijde gelegd.

Conclusie

Ik begon mijn inleiding met de opmerking dat aanbestedende diensten en marktpartijen de aanbestedingsprocedure soms als formalistisch bestempelen. De uitspraak die ik hierboven heb besproken zal daar niet gauw verandering in brengen, ook al ben ik van mening dat de aanbestedende dienst in de aanbestedingsprocedure niet onnodig formalistisch was. Immers, een aanbestedende dienst moet erop kunnen vertrouwen dat de inschrijver instaat voor de inhoud van de inschrijving en het volledige bedrag waartoe de inschrijving zou kunnen leiden. De inschrijving voorzien van een handtekening van een daartoe bevoegde persoon is daarvoor de geëigende weg.