Viele Aktionäre legen ihre Stimmabgabe bereits im Vorfeld einer Hauptversammlung fest, sei es durch Briefwahl, durch Vollmachten und Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder durch die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts oder einer Aktionärsvereinigung. Der Autor befasst sich mit den Konsequenzen, die sich daraus ergeben, dass diese Aktionäre oftmals aus rechtlichen und/oder praktischen Gründen keine Möglichkeit mehr haben, während der Hauptversammlung Einfluss auf ihre Stimmen zu nehmen und auf inhaltlich geänderte Beschlussvorschläge, neue Informationen sowie Geschäftsordnungsanträge in der Hauptversammlung zu reagieren. 

Der Autor weist darauf hin, dass Erkenntnisse aus festgelegten Stimmen über ein unerwartetes Abstimmungsergebnis bei einem kursrelevanten Tagesordnungspunkt ihrerseits kursrelevant und damit ad hoc-pflichtig sein können.

Zeichne sich im Vorfeld durch festgelegte Stimmen eine Abstimmungsniederlage der Verwaltung ab, empfehle es sich, über Gegenmaßnahmen nachzudenken. Dazu gehöre eine aktive Aktionärskommunikation oder im Einzelfall auch ein Eingehen auf Bedenken durch entsprechende Anpassungen der Beschlussvorschläge der Verwaltung.

Bei der Ausgestaltung der Briefwahl und der Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft könne durch möglichst lange Erreichbarkeiten für Änderungen eine gewisse Erleichterung geschaffen werden. Bei der Ausgestaltung der dafür vorgesehenen Formulare könnten bestimmte Situationen antizipiert werden. Auf der anderen Seite müsse die praktische Einschränkung für die Verwaltung, selbst auf aktuell geänderte Sachlagen reagieren zu können, beachtet werden. Problematisch seien Geschäftsordnungsanträge, zu denen ein Briefwähler keine Stimme abgegeben und der Auftraggeber eines weisungsgebundenen Vertreters typischerweise keine Instruktionen gegeben habe. Auch eine Änderung des Abstimmungsverfahrens könne die Geltung solcher Stimmen beeinträchtigen.

Bei vielen festgelegten Stimmen werde der Inhalt der Stimmabgabe der Verwaltung im Vorfeld der Hauptversammlung bekannt. Das gelte insbesondere bei Briefwahlstimmen und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Daneben habe die Verwaltung teilweise einen guten Überblick, welche Aktionäre den Empfehlungen welches Stimmrechtsberaters folgten, deren Empfehlungen wiederum häufig öffentlich bekannt seien. Auf die Frage von Aktionärsvertretern, welche festgelegten Stimmen es gebe, müsse der Vorstand aber in der Hauptversammlung nicht antworten.

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