Whistleblowing-Hotline ermöglichen es Mitarbeitern und Partnern von Unternehmen, einen Verdacht über mutmaßliches Fehlverhalten und ethische Verstöße zu melden. Sie tragen zu Risikominimierung und Bildung von Vertrauen bei, und erlauben Führungskräften, Missständen frühzeitig zu begegnen. Darüber hinaus haben sie präventive Wirkung: Wo Whistleblowing-Hotlines zur Verfügung stehen, werden potentielle Missetäter leichter abgeschreckt.

Whistleblowing-Hotlines nehmen seit 2002 an Bedeutung zu, als der Sarbanes-Oxley-Act alle in den USA registrierten Unternehmen zur Einführung interner Meldewege verpflichtete. Zu dieser Zeit handelte es sich für gewöhnlich um telefonische Kanäle. Aus diesem Grund wird bis heute der Begriff „Whistleblowing-Hotline“ verwendet, der mittlerweile auch digitale Lösungen und umfassende Compliance-Systeme bezeichnet. In diesem Beitrag geht es um:

  • Unterschiedliche Arten von Whistleblowing-Hotlines
  • Komponenten eines Whistleblowing-Systems und
  • Vier wichtige Elemente einer erfolgreichen Whistleblowing-Hotline

Welche unterschiedlichen Arten von Whistleblowing-Hotlines gibt es?

1. Digitale Whistleblowing-Hotline

Digitale Whistleblowing-Hotlines ermöglichen es, Meldungen durch ein webbasiertes Online-System zu machen. Ihr Hauptvorteil besteht darin, dass Hinweisgeber einfach anonym bleiben können. Ohne Angst vor Vergeltung sind Menschen eher ermutigt, Verdacht zu äußern. Darüber hinaus erlauben sie es Hinweisgebern, Textdokumente und Bilder im Anhang einer Meldung zu senden, um ihre Bedenken zu untermauern. Onlinesysteme halten alle relevanten Daten zentral zusammen, sicher und in Übereinstimmung mit Datenschutzregelungen wie der DSGVO. Außerdem lassen sich Tätigkeiten und Vorgänge unterschiedlicher Nutzer vollständig aufzeichnen und nachvollziehen.

2. Telefonische Whistleblowing-Hotline

Mit telefonischen Hotlines können Hinweisgeber sich über eine normale Telefonverbindung an ausgewiesene Mitarbeiter oder externe Verantwortliche wenden. Zwar können sie, wie digitale Systeme, rund um die Uhr erreichbar sein und ein gewisses Maß an Anonymität gewährleisten. Hinweisgeber gehen jedoch ein höhere Risiko ein, da sich die Kommunikation nicht vollständig verschlüsseln lässt. Telefonische Hotlines sind weniger effizient, da Informationen nicht integriert, sondern nachträglich aufgenommen werden. Da sie nur über ausgewählte Geräte zur Verfügung stehen, sind sie weniger benutzerfreundlich. Jedoch sind sie in Regionen, in denen Internetzugang beschränkt oder Schriftverkehr weniger üblich ist, eine gute Ergänzung.

3. Persönliche Ansprechpartner

Persönliche Ansprechpartner stellen eher eine „offene Tür“ als eine traditionelle Hotline dar. Mit ihr zeigen Führungskräfte ihren Angestellten, dass Bedenken ernst genommen werden, und dass Informationen ausgewiesenen Mitarbeitern zukommen sollen, die für den Umgang mit Hinweisgeber-Berichten geschult sind. Zwar erhält ein Whistleblower sofortige Rückmeldung, jedoch sind weder automatischer Datenschutz noch effektive Bearbeitung gewährleistet. Auch besteht keinerlei Anonymität, was ein hohes Maß an Vertrauen zwischen beiden beteiligten Parteien voraussetzt – ein deutlicher Nachteil im Vergleich mit anderen Meldewegen.

4. E-Mail-Adresse

Eine weitere Möglichkeit, die manche Unternehmen wählen, ist die Bereitstellung einer speziellen E-Mail-Adresse für Hinweisgeber. Diese sind zwar einfach und kostengünstig einzurichten, kommen aber mit besonderen Risiken. E-Mails werden nicht automatisch verschlüsselt, womit Daten ungesichert bleiben und Unternehmen unter Umständen bestimmten gesetzliche Pflichten versäumen. Nachrichten können eher von unautorisierten Personen gelesen und bearbeitet werden. Mangelnde Sicherheit schwächt das Vertrauen potentieller Hinweisgeber, womit die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass Bedenken gemeldet werden. Schließlich fehlt in diesem Modell, ähnlich wie bei einer telefonischen Hotline, der integrierte Bearbeitungsapparat, womit es nicht nur risikoreich, sondern auch ineffizient ist.

Was verstehen wir unter einem Whistleblowing-System?

Wie bereits erwähnt, ist „Whistleblower-Hotline“ im Grunde ein irreführender Begriff. Er suggeriert, dass es sich dabei um einen einfachen Meldeweg wie eine Telefon-Hotline handelt, über die Hinweisgeber Bericht erstatten können. Jedoch hat sich die Welt des Whistleblowings seit den frühen 2000er Jahren professionalisiert: Unternehmen lernen, dass es auch um das Bekenntnis gegenüber Angestellten und Teilhabern geht, internen Problemen angemessen zu begegnen. Dies erfordert mehr als die einfache Bereitstellung einer Anlaufstelle. In der Regel ist der traditionelle Kanal heute nicht mehr als eine Komponente eines größeren Systems. Als Anbieter von Whistleblowing-Systemen raten wir unseren Kunden, unternehmensinternes Whistleblowing also in größerem Kontext zu sehen. Was also macht ein umfassendes Whistleblowing-System aus?

1. Interne Kommunikation des Systems

Es ist essentiell, die Einrichtung eines Whistleblowing-Systems sowie seine Funktion gegenüber Angestellten und Teilhabern zu kommunizieren. Dies umfasst die Bereitstellung von Informationsmaterialien, Schulungen und einer Whistleblowing-Guideline. Ziel ist es, Whistleblowing in den größeren Kontext ethischer Unternehmensführung zu setzen und zu sehen. Dies erzeugt Vertrauen, und ermutigt Angestellte, das System auch zu nutzen wenn sie unangemessenes Verhalten vermuten. Kommunikationsmaterialien über das System behandeln:

  • Das Wann, Warum, Wie, Wann und Wer des Systems. Welche Angelegenheiten sind betroffen, welche nicht? Wie und wo haben Angestellte Zugang zum System? Wann ist das System verfügbar? Warum ist das System wichtig, wieso ist es vertrauenswürdig? Wie kann eine Meldung gemacht werden?
  • Details zum Bearbeitungsprozess. Was passiert mit Beschwerden, wie werden sie weiterverfolgt und bearbeitet?
  • Verantwortlichkeiten vermitteln. Wer sind die Mitglieder des Whistleblowing-Teams, und warum?
  • Informationen zu anonymen Meldungen. Hinweisgeber können anonym Bericht erstatten, und es wenn gewünscht den gesamten Bearbeitungsprozess über bleiben. Es sollte klar gemacht werden, dass Hinweisgeber auch dann nichts zu befürchten haben, wenn sie sich für eine offene Meldung entscheiden. Potentielle Whistleblower sollten über ihre Rechte und die Rechte betroffener Personen aufgeklärt und darüber informiert werden, wie Daten gehandhabt und gesichert werden.

2. Der Meldekanal

Hierbei handelt es sich um das eigentliche Werkzeug, mit dem Hinweisgeber Bericht erstatten können. Es sollte einfach zugänglich und nutzbar sein, um alle mögliche Hürden zu beseitigen. Ernstzunehmende Hinweisgeber melden sich oft nur ein einziges Mal, mitunter mit großen Bedenken. Helfen Sie ihnen, indem der Prozess einfach gehalten wird, und der Kanal so zugänglich wie möglich. Ermöglichen Sie Meldungen in verschiedenen Sprachen, sodass Angestellte und andere Teilhaber sich im Zweifelsfall in ihrer Muttersprache an Sie wenden können. Sorgen Sie dafür, dass eine Whistleblowing-Hotline die Übersendung von Dateien erlaubt.

3. Das Whistleblowing-Team

Hierbei handelt es sich um eine ausgewiesene Gruppe Mitarbeiter, die autorisiert ist, Berichte entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Sie entscheiden, ob ein Fall weiterverfolgt wird, in welche Richtung, und ob externe Beteiligte in den Prozess mit einbezogen werden sollten. Mitglieder solcher Teams sollten Kompetenzen aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens mitbringen, und besondere Schulungen zum Umgang mit sensiblen Daten und Themen absolvieren. Unter unseren Kunden sehen wir Whistleblowing-Teams oft zusammengestellt aus Angestellten der Personalabteilung, Compliance, Finanzen sowie Vorstandsmitgliedern. Whistleblowing-Teams sollten so überschaubar wie möglich bleiben, jedoch mehrere Personen umfassen, um Zuverlässigkeit und Objektivität zu gewährleisten.

4. Ein Fallbearbeitungs-Tool

Hier werden eingehende Fälle bearbeitet. Es sollte nahtlos in den Meldekanal integriert sein, um effiziente Bearbeitung und Dialoge mit dem Hinweisgeber zu erlauben. Um die Arbeit des Whistleblowing-Teams zu erleichtern, sollte es so intuitiv und benutzerfreundlich wie möglich gestaltet sein, und die wichtigsten Abläufe sinnvoll strukturiert abbilden. Um den Anforderungen von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO gerecht zu werden, sollte es Funktionen zur Archivierung und Löschung von Fällen umfassen.

5. Software des Whistleblowing-Systems

Jedem guten Whistleblowing-System liegt eine robuste, verlässliche Software zugrunde. Marktführende Anbieter von Whistleblowing-Systemen sorgen dafür, dass ihre Lösungen strengsten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entsprechen. Gleichzeitig sollte jede Lösung es Ihnen erlauben, die erhobenen Daten selbstständig zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zum System haben.

Vier Charakteristika erfolgreicher Whistleblowing-Systeme

Unabhängig von ihrem Format sollten alle Meldekanäle bestimmte Charakteristika aufweisen, um ihren Erfolg zu garantieren. Was meinen wir mit Erfolg? Dass Mitarbeiter sich auf das System verlassen können, und es daher auch anwenden. Dass Hinweisgeber mit Respekt behandelt werden. Dass Fälle professionell, angemessen, sensibel und effizient bearbeitet werden. Dass das System eine präventive Wirkung hat und das Risiko unangemessenen Verhaltens reduziert.

1. Sicher und anonym

Whistleblowing-Systeme sammeln sensible, persönliche und potentielle strafrechtlich relevante Daten. Der Umgang mit solchen Daten ist weltweit streng reguliert, sodass die sichere Aufbewahrung von Daten und Anonymisierung von Identitäten Priorität hat. Die Infrastruktur der Plattform, Datenspeicherung, Nutzerrechte, Archivierung und Löschung von Daten müssen sicher gestaltet sein. Sorgen Sie dafür, dass Ihr System auf die höchsten Sicherheitsstandards zurückgreift, dass regelmäßig externe Stresstests durchgeführt werden, und dass Sicherheitseinstellungen regelmäßig überarbeitet und gewartet werden.

2. Rechtlich konform

Datenschutzgesetze haben wichtigen Einfluss auf den Einsatz von Whistleblowing-Systemen, da sie die Bearbeitung von strafrechtlich relevanten und personenbezogenen Daten regeln. Jedoch variieren sie von Land zu Land, womit die Gewährleistung von Konformität erschwert wird. Stellen Sie bei der Wahl ihres Whistleblowing-Systems sicher, dass es rechtliche Konformität gewährleistet und sie im Falle gesetzlicher Änderungen unterstützt.

3. Benutzerfreundlich

Wenn ein Whistleblower die Inanspruchnahme einer Whistleblowing-Hotline in Betracht zieht, möchte er oder sie im Allgemeinen im besten Interesse der Organisation handeln. Sie beobachten vermutetes Fehlverhalten und wollen etwas dagegen unternehmen, aber sie möchten möglicherweise nicht in anschließende Vorgänge involviert werden. Hinweisgeber sind oft nah dran an den Geschehnissen, die ihnen bedenklich vorkommen, was eine Meldung zusätzlich zur Belastung macht. Daher sollten Meldewege so unkompliziert wie möglich gestaltet werden, um zu gewährleisten, dass wichtige Informationen Sie auch erreichen. Eine Möglichkeit besteht darin, sicherzustellen, dass die Whistleblowing-Hotline geräteneutral ist.So können Hinweisgeber ihr Mobiltelefon oder andere Geräte verwenden, um eine Meldung zu machen, anstatt am Arbeitsplatz auf einen günstigen, ruhigen Moment warten zu müssen. Die Benutzeroberfläche zur Bearbeitung von Fällen sollte zwar ebenfalls intuitiv sein, jedoch sollten autorisierte Anwender auch besondere Schulungen erhalten, um Vorgänge angemessen im Einklang mit den Regeln des unternehmensinternen Verhaltenskodexes zu bearbeiten.

4. Integraler Bestandteil Ihrer Ethikarbeit

Whistleblowing-Hotlines funktionieren am besten, wenn sie in die allgemeine Ethikarbeit eines Unternehmens eingebettet sind. Während eine Hotline nicht die einzige Waffe im Kampf gegen Korruption, Betrug oder Diskriminierung innerhalb einer Organisation ist, steht außer Frage, dass sie ein wirksames Instrument der Prävention sowie ein wesentliches Mittel zur Etablierung einer transparenten, ethischen Marke ist. Sie demonstrieren Teilhabern, dass Ihrem Unternehmen viel an der Umsetzung interner Verhaltenskodizes und ethischer Unternehmensführung liegt. Es gibt Mitarbeitern auch die Gelegenheit, ihren eigenen Teil beizutragen, indem sie in gutem Glauben auf potentielle Missstände aufmerksam machen.

Welches Whistleblowing-System entspricht Ihrem Bedarf?

Whistleblowing-Systeme können enorm variieren, und sollten mehr umfassen als eine einfache Briefkasten-Funktion. Einige grundlegende Faktoren haben entscheidenden Einfluss auf die Wirksamkeit einer Hotline in Ihrem Unternehmen. Wie aber finden Sie das richtige System? Um diese Frage zu beantworten, stehen noch einige weitere Überlegungen an. Wem sollte der Dienst zur Verfügung stehen – Mitarbeitern, Teilhabern, Zulieferern? Wie schnell soll der Dienst eingerichtet werden? Wird sich Ihre Organisation in den kommenden Jahren verändern? In diesem Fall brauchen Sie ein besonders flexibles System. Und als abschließende Empfehlung: Ziehen Sie ein webbasiertes System auf jeden Fall in Erwägung! Besuchen Sie unsere Website, und fordern Sie eine kostenlose Vorführung unseres Dienstes und seiner Möglichkeiten.