自最高检启动涉案企业合规考察试点以来,金杜律师事务所密切关注并有幸以不同角色参与到各地试点工作中。通过总结试点办案经验,我们认为,对于涉案企业来说,开展合规自查,调查并分析违法行为发生的原因、企业合规管控的漏洞,是十分必要的。企业只有识别出违法行为背后的管控漏洞,才能明确合规整改的重点和方向。而企业开展合规自查的情况,也体现了其合规整改的意愿和基础。因此,我们建议将合规自查作为检察院决定是否对企业适用考察机制的考量因素之一,让合规自查成为涉案企业的 “必选动作”。

一、案件基本情况

A公司是一家以云计算和大数据技术开展金融科技研发为主要业务的公司,曾被评定为国家高新技术企业。2015年,该公司在未经证监部门许可的情况下,开发并销售荐股软件,违反了相关法律,涉嫌非法经营罪被立案。

在审查起诉阶段,A公司及其法定代表人、实际控制人均认罪认罚,将相关违法业务停止,并向已经购买涉案软件的客户退款,自愿接受检察机关的刑事合规监督考察。检察院认为符合承办检察院《企业犯罪相对不起诉适用试行机制》的适用条件,对该企业适用合规考察机制,并委托我们担任独立监管人。

二、发现合规管控漏洞

1. 我们作为独立监管人参与案件之前,企业已经对自身的合规管控漏洞进行了初步分析,提出了初步整改计划

该案件是该检察院的第一批试点案例之一。在我们参与案件前,该企业已经向检察院提交了《合规承诺书》、《刑事合规计划》,并提供了公司介绍、知识产权证明、社保参保凭证、纳税证明、营业执照及各类许可等支持性材料。

在《刑事合规计划》中,企业对违法行为进行了反思,并对避免未来再次发生类似违法或违规行为进行了表态。但整体来看,企业并没有就导致发生该行为的管控漏洞进行深入自查、分析。在《刑事合规计划》中,仅能看出企业认为导致此事件发生的合规管控漏洞是“法律意识淡薄”。

2. 我们担任独立监管人后,进一步调查分析企业发生违法行为的原因,识别企业的合规管控漏洞

发现该企业前期自查不足后,为了更准确地识别导致该企业发生这一违法的合规管控漏洞,我们一方面督导企业继续开展自查。另一方面,我们也仔细阅卷,对企业人员进行访谈,全面梳理和归纳与企业此次违法事件有关的各类主、客观因素,不断追问违法“表象”背后可能存在的深层次管控漏洞,发掘问题根源。

涉案企业孵化于大学生创业园,人员高度精简,具有显著的创业型企业特征。该企业的绝大多数员工都是研发人员,缺少熟悉监管专业知识的管理人员,没有设置负责法律及合规事务的人员或部门。在这种情况下,公司的产品、业务从立项到运营,均缺少合规方面的审查。以涉案产品为例,按照该企业当时的《项目立项管理制度》,产品立项只需要经过“形式审查”和“技术审查”,并没有环节要求审查产品的合规性。在产品投入运营后,尽管相关的监管外规可能会定期更新,企业也不会对标新的外规,看产品是否存在合规风险。

我们在阅卷时还注意到,曾有员工向管理层提出关于该产品合规性的质疑,但公司自身没有法律及合规事务人员进行解答,也没有去询问顾问律师等外部专业人员的意见。由此导致的一个后果是:企业人员的合规疑问无法及时得到化解;企业的管理层、业务人员虽然对产品的合规性有所怀疑,觉得可能属于“灰色地带”,但并没有清晰地认识到涉案产品已经构成违法,将给公司带来严重的合规风险,仍然继续推广该产品。

基于上述情况,我们认为该企业整体合规认识不够,特别是企业管理人员缺少“红线”意识。在组织架构方面,缺少负责合规管理的人员。在产品/业务立项审查制度、合规保障机制等方面存在管控漏洞。最终导致了此次违法行为的发生。

三、针对发现的管控漏洞,提出督导意见

1. 要求企业继续就是否存在同类违法或违规行为开展自查

如上所述,我们围绕企业已经发生的违法行为,调查和分析了企业的管控漏洞。但考虑到该企业同类产品多、产品迭代快的特点,为了更全面、准确地发现企业运营中的合规管控薄弱环节,我们要求企业必须通过其聘请的顾问律师,协助其开展合规调查,审查该企业除了涉案产品以外,是否还有其他产品存在类似的违法或违规情形。同时,我们要求企业提交调查报告,内容必须包括调查过程、调查结论、调查结论依据的各项支持性材料等内容,并取得专业律师的签字确认。

2. 根据企业的自查报告,确定验收标准

结合企业的自查报告,通过阅卷、访谈,我们在深入分析企业违法事实的基础上,就企业在考察期内如何开展整改工作提出督导意见,形成《合规考察标准》,作为对企业合规整改情况的验收标准。

在《合规考察标准》中,我们针对企业的业务特点及识别出的管控漏洞,要求企业全面终止、清理涉案违法业务,同时采取警示惩戒、专项合规风险排查、专项合规建设等措施。特别是在专项合规建设方面,我们要求企业从强化高层重视、明确合规管理责任、制订产品/业务立项审查制度并保障落实执行等方面强化合规管理,预防未来再次发生同类违法或违规行为。《合规考察标准》从8大方面对企业提出了整改要求。

我们将《合规考察标准》提请检察院确认,并要求企业限期提出意见。经沟通,企业充分认可我们制订的《合规考察标准》,并保证在考察期内,按照《合规考察标准》的要求,逐项执行落实合规整改措施。

3. 要求企业提交整改计划

我们要求企业根据验收标准,提交合规整改计划。企业结合自身情况制订计划,分阶段开展整改工作。第一阶段,企业永久性关停所有涉嫌违规的业务,为相关用户办理退款;同时对相关责任人员进行警示、惩戒;第二阶段,企业建立合规管理组织架构,明确岗位人员配置,围绕产品立项、合规检查等环节制订合规制度并落实执行;第三阶段,企业组织开展全员合规培训,配合考察验收,并根据我们的督导建议持续优化。

四、企业严格落实整改计划

1. 识别和关停同类风险业务

企业按照我们的督导建议,聘请专业律师对其相关业务进行了全面审查,先后出具了3份调查报告。通过开展自查,该企业发现除了涉案的业务模块外,其仍在运行的一些其他服务模块,也存在类似的合规风险:这些业务板块 “对证券投资品种的价格走势进行了一定程度上的预测”、“符合证监会对‘荐股软件’的定义”[1]

对于这些其他涉嫌违规的业务,企业首先表示希望通过将这些业务免费开放使用的方式,来满足合规要求。但是,经过充分的调查及论证,企业及其顾问律师认为,开放免费使用仍然存在合规风险:“对网站和APP而言,浏览量是一个关系公司利益的至关重要的指标……因此,即使上述三个业务完全免费提供给投资者使用……(仍然)能够间接的获取经济利益”,存在违规风险。最终,企业彻底关停了上述存在违规风险的业务板块。

2. 强化合规管控

企业根据我们的督导建议,针对分析出的合规管控漏洞,采取了“精准”的强化管控措施。企业制订和完善了一系列合规管理制度,设立了合规委员会,确定了合规负责人,对企业经营管理的合规情况进行审查、监督。例如,围绕保障其产品、业务符合监管要求这一问题,企业采取的措施包括:

(1)建立产品/业务立项审查制度,新产品、新业务立项必须经过合规委员会审查,并听取外部专业顾问律师的意见,审查通过后方可立项及开展;

(2)合规委员会对公司产品/业务的合规性检查评估,每季度至少进行1次;合规委员会委托具有专业资质的外部机构对公司产品/业务的合规性检查评估,每一年至少进行1次;

(3)建立合规咨询机制,制订了《合规咨询管理制度》。对于员工咨询区分情形,由咨询受理人答复或者由咨询受理人限期组织合规委员会组织内部讨论会议,必要时需向第三方专业机构寻求协助。同时,公司在OA办公系统中设置“合规咨询”模块。员工可以通过该模块向合规委员会提交咨询;

(4)建立合规奖惩机制,对未能执行上述管理要求,在经营管理及业务开展过程中违反法律、法规和准则的人员问责,问责结果与绩效考核和薪酬发放挂钩等。

五、企业通过了合规考察,检察院对企业作出不起诉决定

考察期届满,A企业如期完成了合规整改计划,我们对企业落实各项整改的情况进行了检查验收。从检查情况来看,企业目前上线的新产品,在立项阶段会有相应的合规审查记录,外部法律顾问会发表合规性意见。企业会将这些立项审批材料完整存档,并能够按照独立监管人的要求,及时向独立监管人、检察院提供。

我们在考察期内通过定期工作简报、合规考察报告等方式,向检察院汇报合规自查及企业的合规整改情况。最终,该企业的合规建设工作得到了检察院的认可,检察院对企业作出了不起诉决定。

六、结语

在对A公司进行合规考察的过程中,我们深切感受到自查对企业制订整改计划,以及独立监管人、检察院确定验收标准,具有十分重要的作用。在下一篇文章中,我们会进一步结合合规自查的域外经验,并就自查程序设置、自查范围要求等问题,提出我们的反思与建议。