Esta nueva serie de artículos tiene como objetivo proporcionar consejos prácticos la gestión de un canal de denuncias en las pymes. Empezaremos por responder a la pregunta del enunciado: ¿quién debe gestionar los informes del denunciante? Más adelante, en futuros artículos, trataremos otros temas como los factores más relevantes a tener en cuenta en la implementación de un sistema de denuncias para pymes, la importancia de la comunicación para alentar la denuncia y también algunos aspectos sobre seguridad.

Al tratar con denuncias en las pequeñas y medianas empresas, a veces los retos que se nos presentan son justamente todo lo contrario a aquellos propios de las grandes compañías. Este sería un claro ejemplo. En empresas grandes, los empleados podrían decidir finalmente no informar sobre cualquier irregularidad si perciben que los responsables de gestionar la información se encuentran tan alejados de ellos en la cadena de mando que no saben si se pueden fiar. Por el contrario, en las pymes, resulta mucho más probable que toda (o casi toda) la plantilla se conozca. Y en este escenario, un denunciante potencial podría sentirse bastante incómodo a la hora de informar sobre/a un colaborador o colega cercano.

¿Y qué hacemos, entonces? Está claro que el primer paso, independientemente del tamaño de la empresa, organización, pyme o administración pública, es asegurarnos de que existe un canal de denuncias simple y anónimo al que el denunciante pueda acudir, eliminando así obstáculos en el procedimiento y problemas de confidencialidad. Ahora bien, ¿quién debería hacer acuse de recibo y gestionar los informes del denunciante?

Cualidades deseables en nuestro candidato a gestor de casos

Los informes del denunciante pueden ser de muy distinta índole y cubrir temas tan amplios como puedan ser, por ejemplo, el acoso, el fraude o el delito medioambiental. Muy poca gente posee la formación y experiencia adecuadas para tratar eficazmente todos los temas que puedan surgir. Por eso, la persona encargada de gestionar cada denuncia debe tener la capacidad de analizar el contenido y determinar a qué competencias específicas debe recurrir. Lo ideal sería que el candidato tuviera conocimientos legales básicos y fuera una persona de confianza, puesto que se espera que maneje información sensible de manera profesional y respetuosa.

¿Dónde pueden encontrar las pequeñas y medianas empresas tales capacidades?

En grandes compañías la persona que se encarga de los informes, por lo general, desempeña un papel no operacional y a menudo forma parte del área de cumplimiento normativo o legal. Sin embargo, no existen tantas empresas pequeñas que dispongan de estos departamentos a nivel interno. Y, además, podría resultarles innecesario y bastante costoso contar con estos recursos expresamente dedicados al denunciante.

Algunos clientes más modestos de WhistleB, en consecuencia, han decidido contratar personal externo para que actúe como receptor de dichos informes de denuncia. El tipo de compañías que reúnen las capacitaciones y servicios necesarios al respecto suelen ser despachos de abogados, sociedades de auditoría y empresas especializadas en investigación forense. Esta es la clase de socios con los que WhistleB cuenta en su red mundial de colaboradores, entre otros.

Además de proporcionar acceso al tipo correcto de competencias y minimizar los costes en función de las necesidades de la organización, una entidad externa ofrece otras ventajas a la hora de canalizar las denuncias en empresas pequeñas y medianas. Uno de los principales beneficios consiste en que un colaborador externo es, en teoría, más independiente que los propios empleados y directivos de la compañía. Por alguna razón, genera mayor confianza y credibilidad en los trabajadores de las pequeñas empresas. Estos últimos creen que así es más probable que el denunciante permanezca en el anonimato. Es más, los expertos externos están especialmente preparados para gestionar la información del modo más apropiado posible y pueden orientar mejor a los equipos directivos en cuestiones como debates internos, investigaciones o cualquier otra acción de seguimiento, si fuera necesario.

Recuerda que debes mantener al denunciante a salvo, interna y externamente

Da igual si se utilizan recursos internos o externos para gestionar los informes del denunciante. Las empresas deben, en todo momento, tratar la identidad del denunciante como información confidencial y salvaguardar su anonimato a lo largo de todo el proceso. Este resulta ser un factor decisivo para que los empleados se animen a dar la voz de alarma desde un principio. Por otra parte, la nueva Directiva Europea de Protección al Denunciante, que apuesta por canales de denuncia confidenciales, muy pronto se convertirá en legislación de obligado cumplimiento para todas las compañías de la UE que cuenten con 50 o más empleados. Los sistemas de denuncia en línea, como el que ofrecemos desde WhistleB, protegen al denunciante a través de una gestión de cada caso segura, eficaz e impecable.

Por ejemplo, si un colaborador externo se encarga de gestionar los informes del denunciante en nombre de una pequeña empresa, el sistema de WhistleB permite a dicha empresa añadir a ese colaborador como usuario autorizado dentro de un sistema seguro. Solo harían falta unos clics para configurarlo a medida. Una vez que dicho colaborador externo haya analizado el informe, necesitará derivar la información al recurso interno que considere más apropiado para su seguimiento. Este paso también se da dentro del mismo sistema. Como alternativa, si un responsable interno va a recibir el informe en primera instancia, con el fin de aportar ideas para la gestión del caso, esta acción también se ejecutaría en un entorno seguro.

Este es uno de los aspectos más destacables en el funcionamiento del Plan Ready-to-Launch de WhistleB – un plan especialmente diseñado para pequeñas y medianas empresas, que incluye un software de canal de denuncias. Con solo unos cuantos clics, podrás ampliar o adaptar el sistema a las necesidades de tu organización. Así, abordarás cada caso de una manera flexible pero también más segura y profesional.