Mit der Minimierung sozialer Kontakte durch Erlass entsprechender Massnahmen versuchen die Behörden zur Zeit die Verbreitung von Covid-19 zu verlangsamen. Dies betrifft nicht zuletzt auch das Berufsleben: Dicht bestuhlte Grossraumbüros und Sitzungen unter physischer Anwesenheit zahlreicher Teilnehmer stellen nur zwei mögliche Situationen dar, welche dem Ziel der Eindämmung des Virus zuwiderlaufen. Auch der Arbeitsweg – im öffentlichen Verkehr – ist eine Gefahrenquelle der Verbreitung. «Homeoffice» ist daher im Arbeitsleben der Begriff der Stunde.

In vielen Branchen war Homeoffice bislang wenig verbreitet, in anderen ist es praktisch nicht möglich. Für fast alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer stellen sich viele Fragen. Die wichtigsten versuchen wir in diesem Magazinbeitrag zu beantworten.

Q: Muss ein Arbeitgeber allen Arbeitnehmern Homeoffice ermöglichen?

A: Es gibt keine allgemeine Pflicht, Arbeitnehmern das Homeoffice zu ermöglichen. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber aber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht und des Gesundheitsschutzes verpflichtet, alles zu tun, was nötig ist, um die Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen. Dazu gehört unter Umständen – aber nicht zwingend- auch das Homeoffice. Zu prüfen sind die Umstände des Einzelfalls. Ein Arbeitnehmer, welcher ohne Einverständnis des Arbeitgebers auf Homeoffice besteht, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen (keine Lohnzahlung, evtl. sogar fristlose Entlassung).

Von diesem Grundsatz besteht eine gewichtige Ausnahme: Arbeitnehmer müssen besonders gefährdeten Personen erlauben, im Homeoffice zu arbeiten. Besonders gefährdete Personen sind (1) alle Personen ab 65 Jahren und (2) Personen, die insbesondere folgende Erkrankungen aufweisen: Bluthochdruck, Diabetes, Herz-Kreislauf-Erkrankungen, chronische Atemwegserkrankungen, Krebs, sowie Personen, die Erkrankungen aufweisen und sich Therapien unterziehen müssen, die das Immunsystem schwächen. Wenn für diese Personen kein Homeoffice möglich ist oder ermöglicht wird, muss der Arbeitnehmer dennoch zu Hause bleiben und der Arbeitgeber muss die Kosten dafür tragen.

Q: Kann ein Arbeitgeber die Arbeitnehmer verpflichten, im Homeoffice zu arbeiten?

A: Häufig sieht der Arbeitsvertrag einen Arbeitsort vor. Den kann der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres einseitig ändern und damit an sich auch nicht einseitig Homeoffice anordnen. Auf Grund der speziellen Lage dürften Arbeitnehmer aber wegen ihrer Treuepflicht in der Regel verpflichtet sein, der Anweisung zur Arbeit im Homeoffice nachzukommen, wenn keine besonderen Umstände dagegen sprechen.

Q: Welche Ausstattung muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmern für das Homeoffice zur Verfügung stellen?

A: Es gilt die allgemeine Regelung: Der Arbeitgeber hat die Arbeitnehmenden mit den Geräten und dem Material auszurüsten, die diese zur Arbeit benötigen. Dazu gehört auch die Ausstattung für das Homeoffice, sofern dieses angeordnet wird. Stellen im Einverständnis mit dem Arbeitgeber die Arbeitnehmenden selbst Geräte oder Material für die Ausführung der Arbeit zur Verfügung, so sind sie dafür angemessen zu entschädigen.

Q: Muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Kosten ersetzen, die im Zusammenhang mit dem Homeoffice entstehen?

A: Was generell gilt, gilt auch hier im Homeoffice: Spesen sind vom Arbeitgeber zu begleichen, wenn sie berufsnotwendig sind. Der Arbeitgeber muss also diejenigen Kosten übernehmen, welche durch die Arbeit im Homeoffice notwendigerweise entstehen. Grundsätzlich müssen Kosten, die durch freiwilliges Homeoffice entstehen, nicht übernommen werden. In der aktuellen Lage ist aber fraglich, ob Homeoffice – das ja wann immer möglich angeordnet und durchgeführt werden soll – noch als freiwillig und damit nicht notwendig gelten kann.

Q: Wie steht es um haftungsrechtliche Aspekte während der Dauer des Homeoffice, insb. im Zusammenhang mit dem Einsatz (persönlicher) elektronischer Hilfsmittel (IT-Sicherheit)?

A: Sämtliche üblichen rechtlichen Bedingungen zur Haftung sowie insbesondere auch zu Geheimhaltungspflichten und Datenschutz gelten auch im Homeoffice. Arbeitnehmer sind verpflichtet, sich an die entsprechenden Weisungen des Arbeitgebers zu halten. Arbeitgeber wiederum müssen sicherstellen, dass die Einhaltung dieser gesetzlichen Rahmenbedingungen und Grundsätze auch im Homeoffice möglich ist. Dies kann z.B. im IT Bereich mit der zur Verfügung Stellung genügend geschützter Geräte und/oder der Übernahme der Kosten für besondere Programme auf privaten Geräten geschehen. In Bezug auf Datenschutz und Geheimhaltungspflichten können Weisungen erlassen werden.

Q: Gelten die Vorschriften des Arbeitsgesetzes (Ruhezeiten, Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit) auch im Homeoffice?

A: Ja, diese Vorschriften gelten grundsätzlich uneingeschränkt auch im Homeoffice. In wie weit allenfalls auf Grund der aktuellen besonderen Umstände vereinfacht Bewilligungen z.B. für Nacht- und Sonntagsarbeit beantragt werden können, ist bislang nicht geklärt.

Q: Besteht während des Homeoffice eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? Wenn ja, wie ist diese umzusetzen?

A: Ja, die Pflicht des Arbeitgebers zur Arbeitszeiterfassung besteht auch während der Dauer des Homeoffice, sofern keine explizite Ausnahme hierzu (bspw. Verzicht auf Arbeitszeiterfassung gemäss ArGV1) vorliegt. Die Arbeitszeiterfassung gibt Aufschluss über die Arbeits- und Ruhezeitgestaltung der Arbeitnehmenden. Sie dient einerseits dem Schutz derselben und ermöglicht dem Arbeitgeber gleichzeitig die Kontrolle, ob die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit erfüllt wird. Die Arbeitszeiterfassung ist vor diesem Hintergrund auch im Homeoffice korrekt vorzunehmen. Nicht zulässig sind auch im Homeoffice standardisierte Erfassungen, welche nicht den Tatsachen entsprechen.

Q: Wie kann ich als Arbeitgeber die Einhaltung der Arbeitszeit im Homeoffice kontrollieren?

A: Die Arbeitszeiterfassung kann mittels elektronischer Zeiterfassungssysteme erfolgen, beispielsweise in Form eines elektronischen Arbeitstagebuchs erfolgen, welches dem Arbeitgeber ermöglicht, die erbrachten Leistungen nachzuvollziehen. Möglich sind natürlich auch physische Erfassungen (z.B. auf dafür vorgesehenen Formularen). Die regelmässige Übermittlung an den Arbeitgeber kann dann z.B. per E-Mail erfolgen. Falls über die Arbeitszeiterfassung hinausgehende Kontrollen gewünscht sind, ist z.B. die Festsetzung bestimmter Regeln in Bezug auf Reaktionszeiten denkbar, welche eine gewisse Kontrolle darüber ermöglichen, ob der Arbeitnehmer im Homeoffice tatsächlich arbeitet. Die Kontrolle der Arbeitszeit darf jedenfalls nur unter Einsatz von Mitteln erfolgen, welche die Privat- und Geheimsphäre des Arbeitnehmers nicht verletzen.