Судебная практика свидетельствует о том, что собственники бизнеса все чаще становятся жертвами своих кадровых решений и невнимательности. Как не потерять активы и контролировать ситуацию на предприятии? Ниже предлагаем ряд советов, основанных на нашем последнем опыте.

Правило 1. Не пренебрегайте помощью юриста

Любой предприниматель понимает, что взаимоотношения с партнерами по компании должны быть выписаны в уставе до мелочей. «Подводные камни» кроются в гораздо более прозаичных положениях уставных документов.

Совет первый. На этапе приобретения акций либо корпоративных прав компании попросите специалиста по корпоративному праву проанализировать уставные документы и основные решения органов управления. Это важно, потому что вы не сможете их обжаловать, если они были приняты до вашего вступления в общество (приобретения акций). Об этом идет речь в постановлении №4 от 25.02.2016 г. Пленума Высшего Хозяйственного Суда Украины (п.2.4).

Совет второй. В случае основания новой компании обратите особое внимание на соответствие уставных документов законодательству: наличие противоречий может быть использовано для отмены уставных документов, аннулирования регистрации компании и, вследствие этого, полной ликвидации бизнеса. Нельзя доверяться шаблонным уставам, которые не пересматриваются с изменениями в законодательство.

Совет третий. Выберите в качестве вашего госрегистратора нотариуса с наилучшей квалификацией в сфере корпоративного права и – обязательно – по месту нахождения компании. Это важно, поскольку в случае судебных споров вам не придется выезжать в суд в другом регионе. Поддерживайте с нотариусом связь, чтобы, к примеру, знать о поступлении к нему административных исков, связанных с вашей компанией.

Совет четвертый. Оформляйте решения органов компании с привлечением юриста в сфере корпоративного права. Процедурные нарушения могут стать причиной для отмены таких решений. Имеет значение, например, неуведомление одного-единственного акционера, голос которого и не повлиял бы на принятие решения. Также не стоит вносить в повестку дня вопрос «разное», так как из такого названия акционер/участник не может понять суть вопроса, что является основанием для отмены принятия соответствующего решения (п.2.16-2.17 указанного постановления №4). Эти и другие тонкости не указаны прямо в законодательстве, а содержатся в судебной практике, которой должен владеть консультирующий вас юрист.

Риски. В связи с введением принципа экстерриториальности и возможности подавать документы на регистрацию в электронном виде, не исключены ошибки и злоупотребления, которые в итоге могут лишить собственника его бизнеса.

Например, регистратор из Закарпатской области получает по электронной почте сфальсифицированные документы на регистрацию компании в Харькове. В отсутствие бумажного регистрационного дела со всей историей предприятия, а также в отсутствие возможности даже приостановить регистрационные действия для дополнительной проверки документов правоохранительными органами, такой госрегистратор будет вынужден провести регистрационное действие. Пострадавший собственник даже знать об этом не будет, а когда узнает– придется судиться в 1300 км от местонахождения компании.

Экстремальный рецепт. Государственный регистратор не сможет зарегистрировать никаких изменений, если в государственном реестре содержится судебное решение о запрете проведения регистрационного действия, об аресте корпоративных прав (ч.1 ст.28 закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований»). Каким образом получить это решение, вам подскажет квалифицированный юрист. В любом случае, почаще заглядывайте на электронный портал Минюста и проверяйте данные о своей компании (https://kap.minjust.gov.ua/).

Правило 2. Контролируйте директора

Основные ограничители самостоятельности директора (исполнительного органа компании) должны быть выписаны в учредительных документах.

Опасность. Директор, обладая правом подписи договоров и бухгалтерских документов, по должности отвечая за финансовую дисциплину, налоговый учет и отчетность, соблюдение компанией законодательства может увеличить налоговые, хозяйственные обязательства компании, что может довести ее даже до банкротства.

Например, директор одной компании заключил договор о выполнении строительных работ на крупную сумму со связанным подрядчиком, затем подписал акт приема-передачи выполненных работ, хотя ничего по договору не было выполнено. Для хозяйственного суда наличие надлежащим образом подписанного акта приема-передачи может быть достаточным основанием для взыскания с такой компании задолженности. А привлечения такого директора к уголовной ответственности еще надо добиться от правоохранительных органов.

Экстремальный рецепт. Наймите адвоката или иное доверенное лицо, которое будет ставить печать на подпись директора лишь по согласованию учредителя. В уставе нужно прописать обязательное использование печати, а также составить положение о печати компании. Придумайте правила для работы такого поверенного, которые можно внести в договор с ним.

Правило 3. Интересуйтесь финансами

В учредительных документах могут быть предусмотрены контролирующие органы компании, такие как ревизионная комиссия, а финансовые результаты должны ежегодно утверждаться общим собранием. Однако не всегда такая отчетность оперативно отражает реальное положение дел.

Для того, чтобы участнику/акционеру получить доступ к необходимым документам (которые не являются отчетными), такая возможность должна быть предусмотрена уставом (п.2.33 указанного постановления №4). По этим документам участник компании может проконсультироваться у аудиторов, юристов, налоговых консультантов. Порядок инициирования полноценных аудиторских проверок должен быть прописан в уставе.

Правило 4. Контролируйте назначение ключевых сотрудников

Под ключевыми сотрудниками мы подразумеваем главного бухгалтера, финансового директора, коммерческого директора (главный инженер, главный агроном, главный архитектор и проч. – лицо, которое по должности контролирует исполнение хозяйственных договоров), юрист (нанятая юридическая фирма).

Процедуры документооборота должны предполагать визирование важных документов несколькими сотрудниками, которые будут брать на себя ответственность за их соответствие действительной ��итуации и законность.

Дать недобросовестному директору нанять по своему усмотрению такой персонал – все равно, что пустить в компанию его сообщников. Поставьте на эти позиции «своих людей», которые также смогут оперативно и конфиденциально сообщить учредителю о подозрительных активностях в компании.

Правило 5. Диверсифицируйте бизнес

Это правило само по себе является экстремальным, ненужным в странах с высокой бизнес-культурой. В Украине корпоративная структура чаще всего выстраивается под налоговую оптимизацию. Многие предусматривают юрлицо с НДС, юрлицо на едином налоге и даже физических лиц-предпринимателей. Распределяют лицензии и другие разрешительные документы сообразно финансовым потокам.

Но не стоит забывать, что правило «нельзя держать все яйца в одной корзине» верно и для безопасного владения корпоративными правами. Нет гарантий, что в один прекрасный день вам не придется в суде отстаивать свою компанию, ведь изощренность мошенников лишь растет. Поэтому распределите правильно по своим компаниям основные фонды, контракты с клиентами (покупателями), контракты с поставщиками (товаров и работ). Чтобы отобрать такой бизнес, злоумышленникам придется действовать по многим фронтам одновременно, что значительно усложнит им задачу.

Еще одним экстремальным способом защиты основных фондов является передача их в ипотеку (например, учредителю), тем более что вновь возникшие риски, связанные с регистрацией юридических лиц, верны и для государственной регистрации прав на недвижимость.