Uit een recent onderzoek (‘Offerte staat vol met valse beloftes’) blijkt dat offertes vaak valse beloftes doen. Dit lijkt geen goed nieuws voor aanbestedende diensten. Er is echter geen reden voor paniek. Het aanbestedingsrecht biedt aanbestedende diensten voldoende mogelijkheden om problemen met ongeloofwaardige offertes te voorkomen.

Marktconsultaties

Het is in de eerste plaats van belang te weten wat u precies wilt inkopen. Wenst u bijvoorbeeld een nog niet bestaande printer met duizend en één (on)nodige functies en snufjes, dan is de kans groot dat u offertes met valse beloftes ontvangt. Wenst u, daarentegen, een relatief gangbare printerapparaat –met voldoende mogelijkheden om innovatie te bevorderen-, dan verkleint u de kans op exotische offertes. De vraag is echter: hoe kunt u te weten komen wat relatief gangbaar is? Marktconsultatie!

Bij veel aanbestedende diensten bestaat de mythe dat in het voortraject van een aanbesteding aanbestedende diensten niet mogen praten met potentiële inschrijvers. Het aanbestedingsrecht verbiedt dit echter niet zolang de aanbestedende dienst zich houdt aan de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

Geschiktheidseisen

Gebruik geschiktheidseisen uit het aanbestedingsrecht om avonturiers met ongeloofwaardige offertes buiten de deur te houden. Wilt u bijvoorbeeld alleen serieuze inschrijvers aantrekken die de klus werkelijk goed kunnen klaren, vraag dan aantoonbare relevante ervaring en referenties. Een andere optie is om minimum omzet-eisen te stellen. Heeft u een opdracht van twee miljoen euro te gunnen voor het verzorgen van uw ICT diensten? Stel dan een behoorlijke minimum omzet-eis en vraag in voorkomend geval een bankgarantie. Het aanbestedingsrecht verbiedt dit allemaal niet, mits uw eisen proportioneel zijn.

Juist contractmanagement

Neem een doeltreffend contractmanagement regeling in de aanbestedingsdocumenten op met een bonus malus systeem. Zo heeft u een “stok achter de deur” om de inschrijver aan zijn offerte te houden. Mocht achteraf blijken dat ondanks alle maatregelen de offerte van de inschrijver valse beloftes inhoudt, dan kunt u de inschrijver “straffen” met malusregeling.