Voici les étapes à suivre si vous faites l’objet d’une enquête réglementaire externe ou devez effectuer une enquête interne.

Avant une enquête ou un examen

  • Prévoir : Élaborez un plan de gestion de crise, qui devrait comprendre le plan d’intervention et le plan de conservation des preuves décrits ci-après.

Au début d’une enquête ou d’un examen

  • Évaluer : Cernez la nature et la portée du problème ainsi que toute question ou tout risque de responsabilité possibles. Voici des pistes de réflexion :
    • Le problème a-t-il des répercussions multiterritoriales?
    • Qui sont les personnes visées et quel est leur degré d’implication?
    • Une enquête interne est-elle nécessaire?
  • Embaucher : Déterminez s’il y a lieu d’embaucher immédiatement un conseiller externe qui fournira conseils et soutien durant le processus. En cas d’enquête interne, l’embauche rapide d’un tel conseiller peut limiter les problèmes d’indépendance et de secret professionnel pouvant survenir en cours d’enquête.
  • Circonscrire : Examinez tout obstacle d’ordre pratique ou juridique empêchant ou limitant la discussion et la divulgation de l’enquête à l’interne.
    • Délimitez strictement le « besoin de connaître ».
    • Identifiez les personnes qui sont probablement au courant et celles qui devraient l’être, puis mettez en place des mesures de confidentialité pour empêcher que l’information se répande.
  • Centraliser : Pour optimiser la gestion de l’intervention, il ne devrait y avoir qu’un seul point de contact avec les autorités policières ou réglementaires. 
  • Planifier : Si votre plan de gestion de crise n’en comprend pas déjà, dressez un plan d’intervention et un plan de conservation des preuves et adaptez-les à l’objet de l’enquête.

Un plan d’intervention devrait comprendre

  • des échéances pour la collecte et la remise des documents exigés par le ou les organismes de réglementation; 
  • une section sur les conflits d’intérêts, les conseils juridiques indépendants et le paiement des coûts;
  • des ententes de défense commune;
  • l’embauche d’experts et le recours à leurs services.

Le plan de conservation des preuves vise à avoir en place un processus rapide et exhaustif de collecte et de conservation de documents. Voici les points à considérer :

  • Quelles mesures doit-on prendre pour suspendre les pratiques courantes de conservation des données?
  • L’accès au système doit-il être restreint?
  • Faudrait-il obtenir des conseils sur la conservation, la récupération et la détention de données?
  • Mettre en œuvre : Instaurez les plans selon les procédures établies. Pensez à documenter les mesures de conservation des dossiers, dont les données électroniques.
  • Communiquer : Élaborez et mettez en place une stratégie de relations avec les médias.
  • Prévenir : Envisagez les questions disciplinaires pouvant découler de l’enquête.