Vóór het Koninklijk Besluit van 25 april 2014 waren particulieren aangewezen op de fysieke neerlegging van de wijzigingsakten van een vennootschap ter griffie van de rechtbank van koophandel. Alleen notarissen beschikten over een zogenaamd e-depot waarmee zij notariële akten van een vennootschap (bijv. de oprichtingsakte) online konden neerleggen.

Het voormelde Koninklijk Besluit bracht hier verandering in. Dit KB voorziet in de mogelijkheid voor particulieren om de vennootschap rechtstreeks elektronisch in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen of om de hierin opgenomen gegevens op een later ogenblik te wijzigen. Daarnaast kunnen particulieren op basis van dit KB wijzigingsakten elektronisch neerleggen, zonder dat een fysieke neerlegging van de akte ter griffie noodzakelijk is. Na de elektronische neerlegging van de wijzigingsakte via e-Griffie, zal de akte worden geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en in het Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd, normaliter uiterlijk 15 dagen later. De desbetreffende akte zelf dient op de zetel van de vennootschap te worden bewaard.

In de praktijk zal de elektronische neerlegging erg nuttig zijn voor de neerlegging van akten inzake ontslag en benoeming van bestuurders en inzake de toekenning en herroeping van bijzondere volmachten. Dergelijke akten vereisen immers geen tussenkomst van een notaris, waardoor het e-depot, dat ter beschikking staat van notarissen, niet kan worden gebruikt voor de elektronische neerlegging.

Het is toe te juichen dat er (eindelijk) werk wordt gemaakt van de administratieve vereenvoudiging van formaliteiten die rusten op een vennootschap. Jammer genoeg wordt de effectieve inwerkingstelling van het systeem steeds opnieuw uitgesteld. Dit zorgt ervoor dat vennootschappen (én advocaten) tot nader order tot deze fysieke neerlegging verplicht worden. 

Daarnaast rijzen er twijfels over de toepasbaarheid van het systeem van elektronische neerlegging, nu onduidelijk is welke personen de wijzigingsakten kunnen registreren op de e-Griffie. Deze applicatie vereist immers een identificatie via elektronische identiteitskaart van de persoon die gemachtigd is om de registratie te doen. De vraag is dus of advocaten, die in het kader van hun taken van corporate housekeeping, waarbij zij de vennootschap ontlasten van het vervullen van deze formaliteiten, eveneens voor rekening van de vennootschap de elektronische neerlegging of inschrijving kunnen realiseren. Het is immers zo dat zij voor dergelijke handelingen een uitdrukkelijke volmacht moeten krijgen van de vennootschap. De toekomst zal dus moeten uitwijzen of de elektronische neerlegging van wijzigingsakten op dit punt problemen zal opleveren.