Branża nieruchomości to biznes, w którym liczba sporów jest bardzo duża a każdy z nich wiąże się z ogromnymi kosztami, nie tylko finansowymi, również tymi związanymi z zagrożeniem relacji biznesowych i reputacji. Proces sądowy wprowadza duży element niepewności trwający często wiele lat, na który firmy, nie tylko związane z nieruchomościami, nie mogą sobie pozwolić. Dobrą alternatywą jest mediowanie.

Mediacje można rozpocząć na każdym etapie postępowania. 

Do sądów powszechnych wpływa ok. 15 mln spraw rocznie, z czego ok. 9 mln to sprawy cywilne, 1,5 mln sprawy gospodarcze. Według szacunków ok 3,8 mln spraw, to spory nadające się do mediacji. Dlatego ustawodawcy zależy, żeby zachęcać strony do prób polubownego rozwiązania sporu przed skierowaniem sprawy do sądu lub w toku postępowania sądowego, a także zapewnić wysoką jakość usług mediacyjnych. Przedsiębiorcy mogą również sami podjąć decyzję o rozwiązaniu sporu poza sądem – w ośrodku prywatnym pod okiem mediatora wyspecjalizowanego w danej branży i rozumiejącego jej niuanse.

- Przedsiębiorca nie prowadzi biznesu po to, żeby chodzić do sądu. Nawet wygrany proces często wiąże się z frustracją, zmęczeniem po kilkuletniej walce. A dodatkowo, mimo korzystnego wyroku, klauzyli wykonalności i postępowania komorniczego wyrok nie zawsze można skutecznie wyegzekwować. Dlatego swoim klientom rekomendujemy mediacje. Należy pamiętać, że obecnie również sąd ma obowiązek nakłaniania do polubownego rozwiązywania sporów na kazdym etapie postępowania. - mówi dr Ewelina Stobiecka, radca prawny, partner zarządzający w Kancelarii Taylor Wessing w Warszawie, inicjator i koordynator Międzynarodowego Centrum Mediacji, członek Zespołu ds. Prawa Gospodarczego przy Ministrze Rozwoju. 

Najczęstsze podłoże konfliktów

Najczęstszym powodem sporów są oczywiście kwestie dotyczące rozliczeń i tak w przypadku umów o roboty budowlane zwrot kaucji gwarancyjnej czy rozliczenie poszczególnych etapów robót, ale także kwestie jakości wykonanych prac czy terminów. W przypadku najmów komercyjnych spory bardzo często dotyczą rozliczeń kosztów mediów oraz udziału w kosztach utrzymania części wspólnych. Częstym polem konfliktów są także wady nabytych nieruchomości zarówno prawne jak i faktyczne. 

 - Branża Real Estate jest szczególnie konfliktogenna, mimo, że strony działają w dobrej wierze, to sytuacji, w których mogą pojawić się problemy, jest w nieruchomościach bardzo wiele. Konflikty powstają zwykle na gruncie nieprawidłowości związanych z wykonaniem zobowiązań wynikających z zawartych pomiędzy stronami umów, czy to umowy o roboty budowlane, czy w związku z komercyjnymi umowami najmu, czy też w związku z nabyciem lub zbyciem nieruchomości. Dlatego nie można zostawić otwartych pól do konfliktu w umowie, trzeba przwidzieć wszystkie możliwości a także stosować we wszystkich umowach klauzulę mediacyjną. - wyjaśnia Grażyna Kuźma, radca prawny, partner w kancelarii Taylor Wessing, współautorka książki Prawo budowlane i nieruchomości (Wydawnictwo CH Beck). 

Klauzula mediacyjna 

Chęć polubownego rozwiązywania przyszłych konfliktów można wyrazić już na poziomie zawierania umowy, kiedy emocje są pozytywne a spór jeszcze się nie pojawił. Wystarczy w treści umowy umieścić klauzulę mediacyjną, która jest rodzajem prewencji i szansą na szybkie i mniej kosztowne rozwiązanie sporu. Jak podkreśla Grażyna Kuźma: 

- W przypadku konfliktu warto zrobić prostą kalkulację i postawić na szali dwa czynniki tj. wysoki koszt i czas w przypadku postępowania sądowego oraz niższy koszt i o wiele krótszy czas w przypadku mediacji. Wieloletni proces sądowy zawsze jest w mniejszym lub większym stopniu destrukcyjny dla obydwu stron. Mediacja natomiast, daje szansę, którą warto wykorzystać i spróbować, bo niewiele ryzykujemy a możemy wiele zyskać.

Bariery 

- Przedsiębiorcy często skarżą się na niechęć sektora publicznego do korzystania z mediacji. Bardzo często w przypadku konfliktów pojawiają się również bariery mentalne takie jak na przykład lęk przed podjęciem decyzji o zawarciu ugody na określonym poziomie finansowym i potencjalna odpowiedzialność za swoją decyzję. - dodaje dr Stobiecka.

Dzięki ustawie może być lepiej 

Do najważniejszych zmian, które weszły w życie 1 stycznia 2016 możemy zaliczyć obowiązek informowania w pozwie o podjęciu próby polubownego rozwiązania sporu przed skierowaniem sprawy do sądu. W przypadku, gdy nie podjęto takiej próby, powód powinien wyjaśnić przyczyny. Sędziowie muszą też nakłaniać do mediacji na każdym etapie postępowania. 

- Zmiany dotyczą trzech wymiarów: proceduralnego, ekonomicznego oraz podatkowego. Niezwykle ważny dla biznesu jest fakt, iż wśród nowych rozwiązań znajdują się zachęty podatkowe. Ustawa wprowadza także szereg zmian w procedurze cywilnej, w tym w zakresie kosztów sądowych i pozwala na zaliczenie kosztów mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd do wydatków sądowych. - informuje Dr Ewelina Stobiecka. 

Przykładowa klauzula mediacyjna 

„Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub pozostające w związku z nią, będą rozwiązywane polubownie w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji działającego przy międzynarodowych Izbach PrzemysłowoHandlowych w Polsce. W przypadku braku porozumienia i niemożliwości rozwiązania sporu w postepowaniu mediacyjnym w terminie 60 dni od dnia złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub innym terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, każda ze stron może poddać spór pod rozstrzygnięcie właściwego sądu.” 

Case study

Strony mediacji: spółka deweloperska i pracownia architektoniczna

Wartość przedmiotu sporu: 1 200 000 PLN

Krótki opis sprawy, w tym wypracowanej ugody: 

Strony łączyła Umowa o wykonanie prac aranżacyjnych i projektowych, dotyczących nowego projektu handlowego, tj. centrum handlowego w jednym z polskich miast. Kontrakt opiewał na kwotę 6 000 000 PLN i dotyczył całego kompleksu handlowego. W wyniku problemów, związanych z sytuacją makroekonomiczną, deweloper musiał przerwać inwestycję i zerwać umowę ze swoim kontrahentem. Po stronie kontrahenta, tj. pracowni architektonicznej wygenerowane zostały już określone koszty, związane z wykonanymi do tej pory pracami projektowymi, wyceniane na około 1 200 000 PLN. Spółka projektowa domagała się zwrotu należności za wykonane prace, przy czym spółka deweloperska zasłaniała się niedokończeniem tychże prac i przerwaniem całej inwestycji z uwagi na kiepską sytuację finansową. Strony znalazły się w impasie. 

Umowa, łącząca obie Strony, przewidywała dla zaistniałych sporów arbitraż, który, jak się okazało po wstępnych kalkulacjach, wygenerowałby dodatkowe koszty prowadzenia sporu na poziomie ok. 60 000 USD. Klauzula arbitrażowa, przewidziana w Umowie, skutecznie blokowała Strony przed dochodzeniem roszczenia na drodze sądowej. Strony zdecydowały się więc podjąć rozmowy pozasądowe, w formule mediacyjnej. W wyniku przeprowadzonej mediacji udało się doprowadzić do Ugody, w której obydwie Strony zgodziły się na zapłatę znacznej części wynagrodzenia za wykonane już prace architektoniczne, przy jednoczesnej redukcji pewnych dodatkowych kosztów i odsetek, które związane były z tym roszczeniem. Płatności rozłożono przy tym na dogodne dla obydwu Stron raty, oraz tak, aby deweloper, znajdujący się aktualnie w kiepskiej sytuacji finansowej, mógł podołać zobowiązaniom

Z uwagi na chęć zatwierdzenia Ugody przed Sądem, Strony wystąpiły przy tym do Sądu o zawezwanie do próby ugodowej, który to wniosek kosztował ich łącznie 40 PLN, i na wyznaczonym w ciągu paru dni terminie sądowym, Strony oficjalnie zatwierdziły wypracowaną przed Mediatorem Ugodę. 

Ta sprawa to także przykład, jak w drodze mediacji udało się skutecznie zredukować koszty postępowania sądowego z około 60 000 USD, które trzeba by było ponieść w ramach postępowania arbitrażowego, do 40 PLN, które trzeba było zapłacić w związku z wnioskiem o termin sądowy, podczas którego zatwierdzono oficjalnie Ugodę, wypracowaną przed Mediatorem.