Nieuw jaarrekeningenrecht (1) – Verkorte termijnen voor opmaken en deponeren van de jaarrekening.

Op 26 juni 2013 is Richtlijn 2013/34/EU van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie (de Richtlijn Jaarrekening) in werking getreden. De Richtlijn Jaarrekening herroept de Vierde (78/660/EEG) en Zevende richtlijn (83/349/EEG). Het doel van de Richtlijn Jaarrekening is het EU-jaarrekeningenrecht te harmoniseren, vereenvoudigen en moderniseren, teneinde administratieve lasten voor kleine en middelgrote ondernemingen te verminderen en de vergelijking van jaarrekeningen te vergemakkelijken. Om de Richtlijn Jaarrekening in Nederlandse nationale wetgeving te implementeren, is op 30 september 2015 de Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening (de Wet) in werking getreden.

De Wet geldt voor alle rechtspersonen die onderworpen zijn aan titel 2.9 van het Burgerlijk Wetboek (BW), namelijk besloten vennootschappen (B.V.’s), naamloze vennootschappen (N.V.’s), coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, (commerciële) verenigingen en stichtingen en niet-Nederlandse ondernemingen waar de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen op van toepassing is.

Twee voor de praktijk belangrijke wijzigingen die worden geïntroduceerd bij de Wet zijn de verkortingen van de (verlengde) opmaak-periode en de uiterste datum waarop de jaarrekening gedeponeerd moet worden.

Wijziging termijn opmaken/deponeren jaarrekening

Het bestuur dient, na het einde van het boekjaar, de jaarrekening op te maken (het opstellen en ondertekenen) binnen (i) 4 maanden voor beursgenoteerde entiteiten, (ii) 5 maanden voor B.V.’s en niet-beursgenoteerde N.V.’s en (iii) 6 maanden voor de (commerciële) stichtingen en verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Deze opmaak-periode kon worden verlengd met een extra periode van 6 maanden voor B.V.’s en (niet-beursgenoteerde) N.V.’s en 5 maanden voor (commerciële) stichtingen en verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen.

Zodra het bestuur (van een B.V.) de jaarrekening heeft opgemaakt, dient deze door de algemene vergadering van aandeelhouders binnen 2 maanden te worden vastgesteld en binnen 8 dagen daarna te worden gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel (het Handelsregister). Als alle aandeelhouders tevens de bestuurders van de B.V. zijn, wordt de ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders beschouwd als de vaststelling van de jaarrekening. In dat geval bedroeg de uiterste termijn voor deponering ​​11 maanden en 8 dagen. De statuten kunnen echter deze wettelijke bepaling uitsluiten. In andere situaties, diende het bestuur de jaarrekening uiterlijk 13 maanden vanaf het einde van het boekjaar (de verlenging in aanmerking genomen) te deponeren bij het Handelsregister. In het geval dat de jaarrekening niet is vastgesteld binnen 2 maanden nadat deze is opgemaakt, dient een interim jaarrekening worden gedeponeerd bij het Handelsregister.

De initiële opmaak-periode van 5 maanden (voor B.V.’s en niet-beursgenoteerde N.V.’s) blijft ongewijzigd. De verlenging van de opmaak-periode wordt verkort met 1 maand. Dit zou kunnen betekenen dat als alle aandeelhouders van een B.V. tevens de bestuurders zijn en de statuten niet anders bepalen, de jaarrekening binnen 10 maanden en 8 dagen moet worden gedeponeerd. De uiterste termijn voor deponering wordt tevens verkort van 13 maanden naar 12 maanden. De jaarrekening (en het jaarlijkse bestuursverslag) dient dus binnen een termijn van 12 maanden te worden gedeponeerd bij het Handelsregister.

Ingangsdatum

De Wet is in werking getreden op 1 november 2015 en deze wijzigingen zijn van toepassing op boekjaren die zijn aangevangen op of na 1 januari 2016. De uiterlijke deponeringstermijn van 13 maanden en de (verlengde) opmaakperiode van 6 maanden blijven van toepassing voor boekjaren, die begonnen voor 1 januari 2016.

Sancties

Niet-naleving van de genoemde wettelijke deponerings-vereisten resulteert in een economisch delict.

In de praktijk is van aanzienlijk groter belang, dat in het geval van een faillissement de bestuurders (van een B.V. en N.V.) aansprakelijk zijn jegens de boedel (de failliete entiteit), voor het tekort in het faillissement. Dit is het geval, indien het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement.

Bestuurders van een B.V. en N.V. zijn verplicht om de jaarrekening te deponeren bij het Handelsregister binnen de gestelde wettelijke termijn. Indien de bestuurders deze verplichting niet nakomen, bepaalt de wet dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld en wordt vermoed dat de onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement.

Bovenstaand instrument wordt frequent ingezet door de curator in een faillissement.

Conclusie en aanbeveling

De in de Wet bepaalde wijzigingen gelden voor, en zijn van invloed op, de wettelijke termijnen met betrekking tot de jaarrekening van:

  • besloten vennootschappen (B.V.’s), naamloze vennootschappen (N.V.’s), coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, (commerciële) verenigingen en stichtingen die in Nederland gevestigd zijn;
  • besloten vennootschappen (B.V.’s), naamloze vennootschappen (N.V.’s), onderlinge waarborgmaatschappijen, (commerciële) verenigingen en stichtingen die buiten Nederland gevestigd zijn; en
  • Niet-EU-ondernemingen waarop de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen van toepassing is.

De statuten bevatten gewoonlijk verwijzingen naar de voorbereiding, vaststelling en deponering van de jaarrekening. Om het risico van niet-naleving van de wettelijke eisen met betrekking tot de deponering van de jaarrekeningen te vermijden, raden wij aan te controleren of de juiste termijnen in acht worden genomen en bij voorkeur de statuten te wijzigen op een zodanige wijze dat de genoemde termijnen in overeenstemming zijn met de wettelijke termijnen.