Wat gebeurt er bij niet naleving van de wettelijke voorschriften?

De Corporate Governance Code geldt niet voor niet-beursgenoteerde bedrijven. Toch zijn er regels in de wet die bepalend kunnen zijn voor bestuur en toezicht bij niet-beursgenoteerde bedrijven. In deze bijdrage wordt een overzicht gegeven van een aantal van die regels.

De structuurregeling

Een NV of BV die (samen met haar afhankelijke maatschappijen) 100 of meer werknemers in Nederland heeft, en waarbij (of bij een afhankelijke maatschappij) een wettelijke verplichte Ondernemingsraad is ingesteld, en waarvan het kapitaal samen met de reserves 16 miljoen euro of méér bedraagt, voldoet aan de criteria voor de structuurregeling en is verplicht hiervan opgave te doen aan het handelsregister, binnen twee maanden na vaststelling van haar jaarrekening. Vervolgens moet in elk volgend jaarverslag vermeldt worden wanneer de opgave is gedaan.

De vennootschap valt onder de structuurregeling zodra de opgave gedurende drie jaar onafgebroken is ingeschreven. De vennootschap moet na die termijn haar statuten daaraan aanpassen.

Het hebben van een Raad van Commissarissen (dan wel een one-tier board met uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders) is verplicht onder de structuurregeling. De algemene vergadering benoemt de commissarissen en voor elke benoeming wordt een voordracht opgemaakt. Voor één/derde van het aantal commissarissen geldt dat een door de ondernemingsraad aanbevolen persoon wordt voorgedragen.

Onder de structuurregeling worden de bestuurders benoemd door de Raad van Commissarissen en zijn bepaalde besluiten van het bestuur onderworpen aan de goedkeuring van de Raad van Commissarissen.

Gemitigeerd regime

In bepaalde gevallen geldt het zogenoemde ‘gemitigeerde regime’ wat betekent dat bestuurders niet door de Raad van Commissarissen maar door de Algemene vergadering benoemd worden. Het gemitigeerde regime is onder meer van toepassing als de vennootschap deel uit maakt van een groep waarvan de meerderheid van de werknemers buiten Nederland werkzaam is.

Sanctie

Als na drie jaar onafgebroken inschrijving de statuten niet aangepast worden, zijn de bepalingen van de structuurregeling van rechtswege van toepassing. Dat kan grote gevolgen hebben voor (onder meer) de benoeming van bestuurders.

Beperking van het aantal functies van bestuurders en toezichthouders

De Wet bestuur en toezicht (“WBT”) is op 1 januari 2013 in werking getreden. Bij de WBT zijn in boek 2 van het BW regels ingevoerd die een maximum stellen aan het aantal functies dat bestuurders en toezichthouders kunnen bekleden. De regeling is van toepassing op de ‘grote’ nv, bv of stichting.

Commissarissen, toezichthouders en niet-uitvoerende bestuurders mogen maximaal vijf functies hebben bij ‘grote rechtspersonen’ als commissaris, toezichthouder of niet-uitvoerend bestuurder (bij een one-tier board). Een voorzitterschap telt hierbij dubbel.

Bestuurders mogen maximaal twee functies hebben als commissaris of toezichthouder bij andere grote rechtspersonen buiten de groep.

Als een bestuurder voorzitter is van een Raad van Commissarissen, Raad van Toezicht of van een ‘one-tier board’ mag deze geen functie hebben als commissaris of toezichthouder bij andere grote rechtspersonen buiten de groep.

Sanctie

Een benoeming in strijd met de regeling is nietig, wat tot gevolg heeft dat de betrokken bestuurder of toezichthouder niet benoemd is. Dat kan verstrekkende gevolgen hebben, zowel voor de betrokken persoon als voor de organisatie.

Op één punt worden deze gevolgen beperkt: de nietigheid van de benoeming heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming waaraan de betrokken persoon heeft deelgenomen.

Het is dus zaak om nauwkeurig bij te houden hoeveel functies de bestuurders en toezichthouders bij andere organisaties hebben.

Evenwichtige verdeling van zetels over vrouwen en mannen

Een ander bepaling die in boek 2 van het BW is ingevoerd op grond van de WBT is de regeling dat de zetels van het bestuur en de raad van commissarissen evenwichtig over mannen en vrouwen moet worden verdeeld. Bij een evenwichtige verdeling wordt ten minste 30% van de zetels bezet door vrouwen en ten minste 30% door mannen.

De regeling is van toepassing op de ‘grote’ NV en BV.

Sanctie

De regeling is een richtlijn en er staat geen sanctie op. Vennootschappen die onder het bereik van de regeling vallen maar daar niet aan voldoen, moeten in hun jaarverslag uitleggen waarom de zetels niet evenwichtig verdeeld zijn, op welke wijze getracht is tot een evenredige verdeling te komen en welke maatregelen genomen worden om alsnog hieraan te voldoen.

De regeling vervalt op 1 januari 2016; het kabinet kan bepalen of er aanleiding is voor verlenging van de regeling.

Deze bijdrage is eerder gepubliceerd in Nieuwsbrief GCN november 2015.