De Nederlandse 'Eigen Verklaring' zal uiterlijk 18 april 2016 worden vervangen door een Europees model, namelijk het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Hiermee kunnen inschrijvers bij elke Europese aanbesteding (binnen of buiten Nederland) verklaren dat zij voldoen aan alle voorwaarden voor deelname zonder direct bij inschrijving alle bewijsstukken te overleggen. In dit blog leest u wat deze verandering betekent voor u.

De 'vertrouwde' Eigen Verklaring in Nederland

Op dit moment is in Nederland het model Eigen Verklaring voorgeschreven. Hierin geeft een inschrijver aan dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn, dat hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden en (indien van toepassing) op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria (artikel 2.84 Aanbestedingswet 2012). Vervolgens is alleen de (voorlopig) winnende inschrijver verplicht om bewijsstukken te overleggen. Doordat de aanbestedende dienst in eerste instantie genoegen neemt met een eigen verklaring van de inschrijver, worden de totale administratieve lasten van alle inschrijvers verlaagd.

De nieuwe UEA

Niet in alle Europese lidstaten is het gebruik van een dergelijke eigen verklaring gangbaar. Zo moeten inschrijvers in sommige lidstaten bij elke inschrijving een groot aantal bewijsstukken overleggen, terwijl dat voor de meesten uiteindelijk verspilde moeite blijkt te zijn. Om deze ongelijkheid tussen lidstaten weg te nemen, heeft de Europese Commissie op 5 januari 2016 het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vastgesteld voor alle aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden (artikel 1 Uitvoeringsverordening 2016/7).

Daarnaast is een belangrijk voordeel dat het UEA de verschillende, uiteenlopende nationale eigen verklaringen van de lidstaten vervangt. Problemen in verband met de precieze formulering van de verklaringen, alsook taalproblemen zouden hierdoor moeten afnemen, aangezien het UEA in alle officiële talen van de Europese Unie beschikbaar zal zijn, aldus de Europese Commissie.

Uit de Nota naar aanleiding van het verslag bij wetsvoorstel tot wijziging van de Aanbestedingswet 2012 volgt overigens dat Minister Kamp van Economische Zaken van plan is om het UEA ook verplicht te stellen voor opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels. Gelukkig komen er dus niet meerdere documenten, maar één standaardmodel.

Leidt het nieuwe UEA ook daadwerkelijk tot een lastenverlichting?

Er is echter wel een aantal kanttekeningen te plaatsen bij het voorgeschreven gebruik van het UEA. Het UEA lijkt namelijk ten opzichte het in Nederland voorgeschreven model Eigen Verklaring op een aantal punten juist een lastenverzwaring in te houden. Zo dienen – anders dan thans het geval is - andere ondernemingen waar de inschrijver/gegadigde in verband met de geschiktheidseisen een beroep op doet, een afzonderlijk UEA in te dienen (zij het dat niet alle gegevens dienen te worden ingevuld). Ook dient een grotere hoeveelheid algemene informatie te worden verschaft (zoals informatie over de bestuurders/vertegenwoordigers van de onderneming en informatie over eventuele certificaten waar de onderneming over beschikt) en dient ook meer informatie met betrekking tot de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen te worden ingevuld (zoals specifieke informatie over eventuele strafrechtelijke veroordelingen of administratiefrechtelijke beslissingen en uitgebreide informatie over 'self-cleaning').

Volgens de Minister Kamp blijft deze lastenverzwaring evenwel beperkt. Zo volgt uit onderzoek naar de lasteneffecten van het UEA dat sprake is van een toename van enkele tienduizenden euro's per jaar boven de aanbestedingsdrempels en € 0,1-0,2 miljoen per jaar voor opdrachten onder de aanbestedingsdrempels.

Tenslotte is van belang dat als de wetgever de implementatiedatum van de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen niet haalt (wat niet lijkt uitgesloten), het UEA per 18 april 2016 alsnog dient te worden gehanteerd. Voor aanbestedende diensten én inschrijvers is het dan ook van belang om op korte termijn kennis te nemen van het UEA.