Strengere Anforderungen an Ausschlussfristen ab dem 1. Oktober 2016

Zum 1. Oktober 2016 wird das vom Bundestag bereits beschlossene Gesetz zur Verbesserung der zivilrechtlichen Durchsetzung von verbraucherschützenden Vorschriften des Datenschutzrechts in Kraft treten. Anders als der Name vermuten lässt, bringt das Gesetz auch Anpassungsbedarf für gängige Arbeitsvertragsmuster mit sich: Die durch das Gesetz vorgesehene Anpassung im AGB-Recht hat insbesondere zur Folge, dass die heute üblichen Ausschlussfristen nicht mehr unverändert vereinbart werden können.

§ 309 Nr. 13 BGB n.F.: Text- statt Schriftformerfordernis

Durch das genannte Gesetz wird § 309 Nr. 13 BGB mit Wirkung zum 1. Oktober 2016 abgeändert. Bislang untersagt diese Vorschrift die Vereinbarung eines Formerfordernisses, das strenger als die Schriftform ist; im Umkehrschluss lässt sich ihr entnehmen, dass ein vertraglich vereinbartes Schriftformerfordernis auch in AGB grundsätzlich nicht unangemessen benachteiligend ist. Zukünftig soll dagegen bereits die Vereinbarung einer Form, die strenger als die Textform ist, unwirksam sein. Eine Ausnahme hiervon (d.h. weiterhin Zulässigkeit der Schriftform) gilt allein für Verträge, die eine notarielle Beurkundung erfordern, insbesondere also für Kaufverträge über Immobilien. Da diese Ausnahme für Arbeitsverträge kaum je eingreifen dürfte, wird es künftig dabei bleiben, dass in Arbeitsverträgen ein Schriftformerfordernis für Erklärungen des Arbeitnehmers nicht mehr vereinbart werden darf.

Der Gesetzgeber begründet diese Änderung damit, dass einem Verbraucher typischerweise der Unterschied zwischen gesetzlicher und vertraglich vereinbarter Schriftform nicht geläufig sei (BT-Drs. 18/4631, S. 18). Das ist sicher nicht gänzlich von der Hand zu weisen: Während bei gesetzlich angeordneter Schriftform die jeweilige Erklärung nach § 126 Abs. 1 BGB eigenhändig unterschrieben und in dieser Form (typischerweise per Post) auch übermittelt werden muss, genügt bei rechtsgeschäftlicher Vereinbarung nach § 127 Abs. 2 BGB im Zweifel auch eine telekommunikative Übermittlung der (im Original eigenhändig unterschriebenen) Erklärung. Da dieser Umstand vielen Verbrauchern unbekannt sei, hat der Gesetzgeber beschlossen, eine Formerleichterung vorzunehmen, die bereits im Gesetzestext hinreichend deutlich zum Ausdruck kommt.

Anpassung von Ausschlussfristen

Nach § 309 Nr. 13 BGB n.F. werden arbeitsvertragliche Ausschlussfristen daher künftig nur noch eine Anspruchsgeltendmachung in Textform vorsehen dürfen. Die Vorschrift erfasst mit Blick auf ihren Wortlaut („Anzeigen oder Erklärungen“) nicht nur Willenserklärungen, sondern auch rechtsgeschäftsähnliche Handlungen wie die Geltendmachung eines Anspruchs. Im Arbeitsrecht geltende Besonderheiten dürften einer Anwendung von § 309 Nr. 13 BGB n.F. auf Ausschlussfristen nicht entgegenstehen. So hat das BAG in der Vergangenheit zur Wahrung einer tarifvertraglichen Ausschlussfrist eine Erklärung in Textform als „schriftliche“ Geltendmachung analog § 126b BGB genügen lassen (BAG v. 7.7.2010 – 4 AZR 549/08, Tz. 90 ff.). Warum für vertraglich vereinbarte Ausschlussfristen das Schriftformerfordernis des § 127 BGB weiterhin erforderlich sein sollte, ist nicht ersichtlich.

Für die Geltendmachung eines Anspruchs zur Wahrung einer Ausschlussfrist wird damit in Zukunft der Zugang einer lesbaren Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger unter Nennung der Person des Erklärenden genügen (vgl. § 126b BGB). In Betracht kommen bspw. ein (Computer-)Fax, eine E-Mail oder eine SMS. Entscheidend ist dabei stets, dass der Empfänger der Erklärung die ihm übermittelte Information dergestalt speichern kann, dass ihr Inhalt und ihre Zugänglichkeit während angemessener Dauer nicht verändert werden und hierdurch die Möglichkeit einer originalgetreuen Wiedergabe gegeben ist (vgl. BGH v. 15.5.2014 – III ZR 368/13, Tz. 22).

Anpassung bereits bestehender Arbeitsverträge empfehlenswert

Nach der zum 1. Oktober 2016 in Kraft tretenden Übergangsregelung (Art. 229 § 37 EGBGB) ist § 309 Nr. 13 BGB n.F. „nur auf ein Schuldverhältnis anzuwenden, das nach dem 30.9.2016 entstanden ist.“ Für ab dem 1. Oktober 2016 neu begründete Arbeitsverhältnisse ist die Vorschrift damit in jedem Fall zu beachten.

Unklar ist allerdings, ob dies auch für zum 30. September 2016 bereits bestehende, sog. Alt-Arbeitsverhältnisse gilt, wenn der zugrunde liegende Arbeitsvertrag nach diesem Datum angepasst oder geändert wird. In diesem Zusammenhang drängt sich eine Parallele zum zeitlichen Anwendungsbereich der Rechtsprechungsänderung zur Gleichstellungsabrede auf, die durch die Erstreckung der AGB-Kontrolle auf Arbeitsverträge zum 1. Januar 2002 ausgelöst wurde: Zwar gewährt der Vierte Senat des BAG für sog. Alt-Verträge, die vor diesem Datum abgeschlossen wurden, grundsätzlich Vertrauensschutz; sobald eine Bezugnahmeklausel aufgrund einer Vertragsanpassung aber zum Gegenstand rechtsgeschäftlicher Willensbildung gemacht wurde, gilt die geänderte Rechtsprechung auch für Alt-Verträge (vgl. zuletzt etwa BAG v. 8.7.2015 – 4 AZR 51/14, Tz. 26 ff.).

Gegen eine Übertragung dieses Ansatzes auf die Änderung von § 309 Nr. 13 BGB spricht auf den ersten Blick der Wortlaut der Übergangsvorschrift, die auf das Arbeitsverhältnis als Schuldverhältnis und gerade nicht auf den hiervon zu unterscheidenden Arbeitsvertrag abstellt. Allerdings zeigen die Materialien, in denen auf die (vertragliche) „Vereinbarung der AGB“ abgestellt wird, dass der Gesetzgeber eine solche technische Differenzierung keineswegs klar vor Augen hatte (vgl. BT-Drs. 18/4631, S. 19). Auch der Sinn und Zweck der Übergangsregelung, den Parteien des Arbeitsvertrags die tatsächliche Möglichkeit einzuräumen, nach Inkrafttreten der Neufassung eine § 309 Nr. 13 BGB genügende Vereinbarung zu treffen, spricht eher für eine Anwendung der Vorschrift auf die Abänderung oder Ergänzung von Alt-Verträgen.

Vor diesem Hintergrund empfehlen wir aus Vorsichtsgründen, auch bei jeder Änderung oder Anpassung eines bereits bestehenden Arbeitsvertrags, eine etwaig vereinbarte Ausschlussfrist entsprechend anzupassen.

Weitere Anforderungen an die Formulierung von Ausschlussfristen

Neben § 309 Nr. 13 BGB n.F. sind für die rechtssichere Formulierung von Ausschlussfristen im Übrigen weitere Anforderungen zu beachten. Das betrifft insbesondere den Umstand, dass bestimmte Ansprüche unverzichtbar sind und daher nicht Gegenstand einer Ausschlussfrist sein können. Seit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes am 1. Januar 2015 wird diskutiert, ob in vertraglichen Ausschlussfristen insbesondere der Anspruch auf den Mindestlohn ausdrücklich ausgenommen werden muss. Hiergegen wird vielfach eingewandt, dass eine punktuelle Ausnahme den unzutreffenden Eindruck erwecken könnte, dass alle übrigen Ansprüche von der Ausschlussfrist erfasst werden; dagegen können bspw. auch Schadensersatzansprüche wegen Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit durch AGB nicht ausgeschlossen werden (vgl. § 309 Nr. 7 BGB). Teilweise wird daher ein Hinweis für gänzlich entbehrlich erachtet, zumal § 3 MiLoG die Unwirksamkeit unzulässiger Vereinbarungen nur „insoweit“ anordnet, als sie die Geltendmachung des Mindestlohnanspruchs beschränken oder ausschließen.

Aus unserer Sicht ist eine verhältnismäßig rechtssichere Gestaltung grundsätzlich dadurch möglich, dass in der Klausel auf die Nichterfassung unverzichtbarer Ansprüche hingewiesen und der Mindestlohnanspruch in diesem Zusammenhang als ein Beispiel für einen solchen Anspruch angeführt wird. Eine entsprechende Einschränkung könnte daher wie folgt lauten:

„Der Ausschlussfrist unterliegen nicht Ansprüche, auf welche der Arbeitnehmer individualvertraglich nicht verzichten kann, insbesondere der Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn.“

Wohl keine Auswirkungen auf Schriftformklauseln

Dagegen bedingt die Neufassung von § 309 Nr. 13 BGB für sich genommen keinen Änderungsbedarf bei sog. Schriftformklauseln. Während § 309 Nr. 13 BGB nach einhelliger Meinung nur für einseitige Anzeigen oder Erklärungen gilt, die dem Verwender oder einem Dritten gegenüber abzugeben sind, betreffen Schriftformklauseln einvernehmliche Vereinbarungen.

Zu bedenken ist allerdings, dass das BAG die Zulässigkeit doppelter Schriftformklauseln (mit Vorbehalt für vorrangige Individualvereinbarungen) teilweise damit begründet hat, dass § 309 Nr. 13 BGB für Erklärungen des Vertragspartners die Vereinbarung der Schriftform zulässt (BAG v. 20.5.2008 – 9 AZR 382/07, Tz. 34). Dieses Argument fällt mit der Neufassung von § 309 Nr. 13 BGB weg. Dagegen ist es weiterhin zutreffend, wenn das BAG doppelte Schriftformklauseln im Arbeitsrecht für notwendig erachtet, um die Entstehung betrieblicher Übungen zu verhindern. In dieser Frage bleibt die weitere Entwicklung aber abzuwarten.

Keine Auswirkungen auf Beendigungserklärungen

Auf Beendigungserklärungen hat die Neufassung von § 309 Nr. 13 BGB keine Auswirkungen. Das betrifft zunächst Kündigungen, die nach § 623 BGB einem gesetzlich angeordneten Schriftformerfordernis unterliegen. Gleiches gilt für Sonderlösungsrechte, die im Rahmen von Aufhebungs- oder Abwicklungsvereinbarungen dem Arbeitnehmer eine vorzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses ermöglichen; auch hier folgt das Schriftformerfordernis bereits aus § 623 BGB.

Ausblick und praktische Konsequenzen

Die Neufassung von § 309 Nr. 13 BGB ist nur ein Beispiel für die schnelle Abfolge gesetzlicher Anpassungen im deutschen AGB-Recht. Nicht zu unterschätzen ist auch die stete Fortentwicklung der zivil- und arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung, die nicht selten immer weitergehende Formulierungsanforderungen ersinnt. Vor diesem Hintergrund bietet es sich für die Praxis an, die von ihr eingesetzten Vertragsmuster in regelmäßigen Abständen immer einmal wieder zu aktualisieren. Gerade bei Ausschlussfristen, die den Streit über noch offene Ansprüche auf einen überschaubaren Zeitraum eingrenzen, kann sich ein allzu nachlässiger Umgang andernfalls schnell als Haftungsfalle erweisen.