Por meio do Ofício-Circular CVM/SEP/nº 02/2016 (“Ofício-Circular”), a Superintendência de Relações com Empresas (“SEP”) da Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) divulgou, em 29 de fevereiro de 2016, novas orientações/recomendações sobre os procedimentos que devem ser observados pelos emissores de valores mobiliários no envio de suas informações periódicas e eventuais. O Ofício-Circular, que anualmente é divulgado e reflete as alterações decorrentes da experiência da CVM desde a divulgação do Ofício-Circular CVM/SEP/nº 02/2015, ainda apresenta orientações/recomendações sobre interpretações dadas pelo Colegiado da CVM e pela SEP relativas a aspectos relevantes da legislação e da regulamentação que devem ser considerados pelos emissores quando da realização de determinadas operações e/ou eventos societários, bem como já reflete as alterações advindas da Instrução CVM nº 552, de 09 de outubro de 2014 (“ICVM 552”), que entraram em vigor integralmente a partir de 1º de janeiro de 2016, contemplando inclusive as alterações no Formulário de Referência (Anexo 24 da Instrução CVM nº 480, de 7 de dezembro de 2009, conforme alterada – “ICVM 480”). Além da ICVM 552, o presente Ofício-Circular incluiu ainda as alterações da: (i) Instrução CVM nº 561, de 07 de abril de 2015, conforme alterada (“ICVM 561”), que trata da implementação do sistema de voto a  distância; (ii) Instrução CVM nº 565, de 15 de junho de 2015, que dispõe sobre operações de fusão, cisão, incorporação e incorporação de ações envolvendo emissores de valores mobiliários registrados na categoria A; (iii) Instrução CVM nº 567, de 17 de setembro de 2015 (“ICVM 567”), a qual dispõe sobre a negociação, por companhia aberta, de ações de própria emissão;  e  (iv)  Instrução  CVM  nº 568, de 17 de setembro de 2015, que modificou determinados aspectos da Instrução CVM nº 358, de 03 de janeiro de 2002, conforme alterada (“ICVM 358”), destacando-se à divulgação sobre a posição de investidores em ações de companhias abertas e derivativos  nelas referenciados.

Ademais, foram incluídos novos tópicos ao Capítulo 13 do Ofício-Circular, o qual trata de “Boas Práticas a Serem Adotadas pelas Companhias Abertas”, no intuito de promover maior transparência no relacionamento das companhias com os investidores e o mercado emgeral, afim de que alinhando as companhias possam aprimorar suas práticas de governança corporativa.

Neste sentido, e de forma resumida, as principais inovações trazidas pelo Ofício-Circular este ano em relação à versão anterior são: 

I. Referentes à Proposta da Administração para AGO:

  • Obrigação de inclusão dos valores pagos aos administradores com base no plano de opções de compra de ações, ou outros tipos de planos de remuneração baseada em ações, que integrem a sua remuneração, para efeitos do artigo 152 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, conforme alterada, e dos artigos 12 e  13 da Instrução CVM nº 481, de 17 de dezembro de 2009 (“ICVM 481”).

II. Referentes às Principais Informações Eventuais:

  • Inclusão das assembleias de titulares de certificados de recebíveis do agronegócio ou imobiliário, por analogia, nas regras referentes ao edital de convocação, proposta da administração e sumário de atas de assembleia geral extraordinária, especial e de debenturistas;
  • Extensão da obrigação de divulgação de negociações relevantes realizadas por meio de instrumentos financeiros de derivativos e/ou outros valores mobiliários referenciados em ações;
  • Inclusão da possibilidade de formalização de plano de investimento por acionista controladores, administradores, membros do conselho fiscal e quaisquer órgãos com funções técnicas ou consultivas criados por disposição estatutária, ou ainda, por aqueles que tenham conhecimento de ato ou fato relevante, de modo a permitir ao seu titular negociar valores mobiliários  em  conhecimento  de   informação relevante ainda não divulgada ao mercado, desde que sejam satisfeitos os requisitos previstos no artigo 15-A da ICVM 358; e
  • Obrigação de envio das comunicações previstas nos incisos XXIX e XXX do artigo 30 da ICVM 480, inclusive com relação às informações constantes dos currículos de novos integrantes nos casos de mudança na composição dos comitês de auditoria estatutários da companhia.

III. Referentes a Eventos Societários Relevantes e Outras Operações:

  • Adequação das novas regras trazidas pela ICVM 561 referentes ao sistema de voto a distância, a fim de facilitar a participação de acionistas não controladores em assembleias e demais assuntos da companhia, nos termos da ICVM 4811; e
  • Inclusão  das  novas  regras  trazidas  pela ICVM 567 relativas a negociação, por companhia aberta, de ações de própria emissão e derivativos nela referenciados, inclusive no tocante à limitação temporal da liquidação de tal negociação, a qual, a partir de agora, poderá ocorrer em até 18 meses contados da aprovação, conforme o caso, pela assembleia geral ou pelo conselho de administração.

IV. Orientações para a Elaboração do Formulário de Referência:

  • Em relação a emissor estrangeiro que tenha valores mobiliários sendo negociados em jurisdição diferente da que registrou o emissor, obrigação de informar na seção 4.8 do Formulário de Referência, as regras que deverão ser aplicadas aos investidores brasileiros detentores de Brazilian Depositary Receipts (BDRs).

Obrigação de inclusão, caso tenha sido implementada pelo emissor, da descrição de estrutura organizacional de controle de gerenciamento de fatores de risco, fazendo constar os órgãos da administração, comitês ou outras estruturas assemelhadas envolvidas, suas responsabilidades específicas e estrutura hierárquica, em adição a obrigação de descrição da política de gerenciamento de riscos de mercado já existente. Obrigação de descrição, de maneira detalhada, do gerenciamento de controles internos da companhia, de maneira a assegurar que a elaboração de suas demonstrações financeiras sejam realizadas de forma transparente e confiável, indicando, as práticas relativas ao seu sistema de controles internos, a sua estrutura de gerenciamento, a maneira de como o grau de eficiência dos mesmos é supervisionado, deficiências e recomendações indicadas pelo auditor independente e comentários dos diretores sobre as medidas adotadas.

  • Recomendação para que a companhia inclua no item “outros fatores com influência relevante”, informações sobre despesas com publicidade, patrocínios, parcerias e convênios, bem como os critérios utilizados para a alocação de recursos para pagamento de referidas despesas.
  • Obrigação de informar o nome dos conselheiros, o total de reuniões realizadas pelo respectivo órgão desde a posse dos conselheiros e o percentual de participação dos conselheiros nas reuniões realizadas após a posse.
  • Obrigação de informar o nome dos membros de cada comitê, o total de reuniões realizadas pelo respectivo órgão desde a posse dos membros e o percentual de participação dos membros nas reuniões realizadas após a posse.
  • Recomendação para que as companhias descrevam e indiquem: (i) o processo de avaliação do conselho de administração, dos comitês, da diretoria e dos membros de cada um dos referidos órgãos, indicando sua periodicidade, os procedimentos, os critérios adotados e possíveis reflexos da avaliação na indicação ou remuneração; (ii) os programas de treinamentos de membros do conselho de administração, de seus comitês, da diretoria e do conselho fiscal, indicando os termos abordados e a periodicidade dos cursos ministrados; (iii) a periodicidade dos treinamentos de empregados sobre código de conduta ou integridade realizados, informando o índice de participação e a  periodicidade  prevista  dos treinamentos; e (iv) o número de denúncias internas e externas recebidas relativas ao código de conduta ou integridade, informando os aperfeiçoamentos que foram realizados e os que serão realizados em decorrência dessas denúncias. Recomendação às companhias para informar como se tem dado a governança com relação aos fatos que geram impactos contra terceiros nas reuniões do conselho de administração.

V. Orientações Gerais às Companhias Incentivadas:

  • Alteração do valor da multa cominatória diária aplicada às companhias beneficiárias de recursos oriundos de benefícios fiscais, em virtude do descumprimento dos prazos previstos na Instrução CVM nº 265, datada de 18 de julho de 1997, conforme alterada, para a entrega de informações periódicas, para R$100,00 (cem reais), sem prejuízo da faculdade atribuída à CVM e às entidades de autorregulação de suspender a negociação de valores mobiliários.

VI. Boas Práticas a Serem Adotadas pelas Companhias Abertas:

  • Obrigação de divulgação de política de dividendos, no caso de elaboração de referida política pela companhia.
  • Recomendação para que as companhias adotem, em seu estatuto social, a possibilidade de que acionistas não controladores apresentem candidatos para o conselho de administração, desde que esses acionistas apresentem informações sobre os candidatos até determinado prazo de antecedência da data marcada para a assembleia.
  • Recomendação para que as seguintes matérias observem as práticas do Código das Melhores Práticas do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa: (i) comitê de auditoria; (ii) acordo de acionistas; (iii) conselho de administração e comitês; (iv) diretoria; (v) política sobre contribuições e doações; (vi) política de prevenção e detecção de atos de natureza ilícita; e (vii) pauta e documentação da assembleia geral de acionistas, bem como as propostas dos sócios.