Corporate Social Responsibility e Whistleblowing entrano nel Codice di Autodisciplina delle Società Quotate.

Il Comitato per la Corporate Governance (il “Comitato”)1 ha approvato lo scorso 10 luglio alcune modifiche al Codice di Autodisciplina delle Società Quotate (il “Codice”)2 , principalmente finalizzate a recepire alcune raccomandazioni formulate dallo stesso Comitato nel secondo rapporto annuale sull’applicazione del Codice pubblicato l’11 dicembre 2014 (il “Rapporto 2014”)3 , nonché a introdurre alcuni principi e raccomandazioni in materia di corporate social responsibility e whistleblowing.

Il presente client alert descrive le principali modifiche approvate dal Comitato, che – con la sola eccezione di quelle apportate all’articolo 8 relativo ai sindaci – ha invitato le società quotate ad applicarle entro la fine dell’esercizio che inizia nel 2016, informandone il mercato con la relazione sul governo societario da pubblicarsi nel corso dell’esercizio successivo. Per le modifiche all’articolo 8, invece, il Comitato ha invitato le società ad applicarle a decorrere dal primo rinnovo dell’organo di controllo successivo alla fine dell’esercizio che inizia nel 2015.

Principali modifiche

  • Maggiore attenzione del consiglio di amministrazione ai rischi di medio lungo periodo dell’attività dell’emittente e alle induction session
  • Reiterata la necessità di riunioni autonome e periodiche tra gli amministratori indipendenti
  • Invito a verbalizzare le riunioni dei comitati e focus sulla corporate social responsibility
  • Ruolo del comitato nomine nel caso di liste presentate dal consiglio di amministrazione uscente
  • Rafforzamento dei sistemi di controllo interno e di gestione rischi per allinearli alle best practice e alle recenti normative in materia di whistleblowing introdotte dal MAR e dalla CRD IV
  • Sindaci – pubblicità sulla verifica dei requisiti di indipendenza e criteri di remunerazione

Articolo 1 – Ruolo del consiglio di amministrazione

Le modifiche introdotte rafforzano le raccomandazioni sui compiti del consiglio di amministrazione relative alla definizione della natura e del livello di rischio che l’emittente quotato deve assumere compatibilmente con i propri obiettivi strategici. A questo fine, è stato precisato che il consiglio di amministrazione deve includere nelle proprie valutazioni tutti i rischi che possono assumere rilievo nell’ottica della sostenibilità nel medio-lungo periodo dell’attività dell’emittente (criterio applicativo 1.C.1. (b)). Nel commento, il Comitato ha sottolineato il ruolo fondamentale del consiglio di amministrazione nella valutazione dell’effettivo funzionamento del sistema dei controlli interni e della gestione dei rischi che possono assumere rilievo nell’ottica della sostenibilità nel medio-lungo periodo dell’attività dell’emittente. Il Comitato ha anche raccomandato che, in presenza di circostanze rilevanti, il consiglio di amministrazione acquisisca le informazioni necessarie e adotti ogni opportuno provvedimento per la tutela dell’emittente e dell’informativa al mercato.

Come anticipato nel Rapporto 2014, è stata inoltre introdotta la raccomandazione di riportare nella relazione sul governo societario informazioni sull’effettiva partecipazione dei dirigenti dell’emittente e delle società del gruppo responsabili delle funzioni aziendali competenti, invitati a partecipare alle riunioni del consiglio di amministrazione dall’amministratore delegato su richiesta del presidente o degli amministratori, per fornire gli opportuni approfondimenti sugli argomenti posti all’ordine del giorno (criterio applicativo 1.C.6.).

Articolo 2 – Composizione del consiglio di amministrazione

In relazione alle induction session dedicate agli amministratori e ai sindaci, che il Codice già raccomanda di organizzare periodicamente a cura del Presidente, facendo seguito a quanto rilevato nel Rapporto 2014, il Comitato ha raccomandato che la relazione sul governo societario riporti la tipologia e le modalità organizzative delle iniziative che hanno avuto luogo durante l’esercizio di riferimento, precisando che tali iniziative, oltre a fornire agli amministratori e ai sindaci - come finora previsto - un’adeguata conoscenza del settore di attività in cui opera l’emittente, delle dinamiche aziendali e della loro evoluzione e del quadro normativo e autoregolamentare di riferimento, devono riguardare anche i principi di corretta gestione dei rischi (criterio applicativo 2.C.2.).

Articolo 3 – Amministratori indipendenti

Il principio che raccomanda agli amministratori indipendenti di riunirsi almeno una volta all’anno in assenza degli altri amministratori (criterio 3.C.6.) è stato esplicitato e precisato in linea con le raccomandazioni già espresse dal Comitato nel Rapporto 2014, prevedendo che a tal fine devono essere convocate riunioni specifiche, separate e diverse dalle riunioni dei comitati consiliari ai quali gli amministratori indipendenti partecipano.

Articolo 4 – Istituzione e funzionamento dei comitati interni al consiglio di amministrazione

Nelle raccomandazioni generali sull’istituzione, composizione e funzionamento dei comitati interni al consiglio di amministrazione, il Comitato ha introdotto due nuove raccomandazioni: con una prima modifica, al principio secondo il quale le riunioni dei comitati sono verbalizzate, è stata aggiunta la raccomandazione al Presidente di dare informazione di tali riunioni al primo consiglio di amministrazione utile (criterio applicativo 4.C.1.); con una seconda – e più rilevante – modifica, nel commento all’articolo 4, il Comitato ha introdotto la raccomandazione rivolta ai consigli di amministrazione delle società quotate appartenenti all’indice FTSE MIB di valutare l’opportunità di costituire un apposito comitato che si occupi di corporate social responsibility4 , dedicandosi alla supervisione delle questioni di sostenibilità connesse all’esercizio dell’attività dell’impresa e alle sue dinamiche di interazione con tutti gli stakeholder; in alternativa alla costituzione di un comitato dedicato, il consiglio potrà valutare di raggruppare o distribuire le funzioni previste tra gli altri comitati già costituiti.

Articolo 5 – Nomina degli amministratori

Sulla scorta dell’esperienza applicativa degli ultimi anni sulla nomina degli organismi di amministrazione mediante il meccanismo del voto di lista e richiamando le raccomandazioni espresse nel Rapporto 2014, il Comitato ha sottolineato e precisato l’importanza di coinvolgere il comitato per le nomine nel caso in cui una lista per il rinnovo del consiglio di amministrazione sia presentata dallo stesso consiglio, compatibilmente con le disposizioni legislative vigenti. Inoltre, nel caso in cui l’emittente quotato abbia adottato un piano per la successione degli amministratori esecutivi, il Comitato ha auspicato che le procedure relative al piano contengano una chiara definizione di obiettivi, strumenti e tempistica del processo, il coinvolgimento del consiglio di amministrazione e una chiara ripartizione delle competenze, a partire da quella istruttoria che il Codice già raccomanda di affidare al comitato per le nomine o ad altro comitato interno preposto a tale compito.

Articolo 7 – Sistema di controllo interno e di gestione dei rischi

Le modifiche sono principalmente volte a rafforzare i sistemi di controllo interno e gestione dei rischi e ad allinearli alle best practice nazionali e internazionali e alle recenti riforme normative in materia di whistleblowing, introdotte, per quanto maggiormente riguarda gli emittenti quotati, dal Regolamento (UE) n. 596/2014 relativo agli abusi di mercato (MAR) che abrogherà le Direttive 2003/6/CE/, 2003/124/CE, 2003/125/CE e 2004/72/CE a far data dal 3 luglio 20165 , nonché, dalla c.d. CRD IV (Direttiva 2013/36/UE) sull’accesso all’attività degli enti creditizi e sulla vigilanza prudenziale sugli enti creditizi e sulle imprese di investimento6 . In proposito, il Comitato:

  1. ha raccomandato che il comitato controllo e rischi intervenga per supportare, con un’adeguata attività istruttoria, le valutazioni e le decisioni del consiglio di amministrazione relative alla gestione di rischi derivanti da fatti pregiudizievoli di cui il consiglio di amministrazione sia venuto a conoscenza (criterio applicativo 7.C.2. (g));
  2. ha sottolineato il ruolo di particolare rilevanza nell’ambito del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi normalmente ricoperto dalle funzioni legali e di compliance, con particolare riferimento al presidio del rischio legale e di non conformità, ivi incluso anche il rischio della commissione di illeciti penali a danno o nell’interesse dell’azienda, che rilevano ai fini dell’applicazione del d.lgs. 231/2001;
  3. ha indicato che, almeno nelle società quotate appartenenti all’indice FTSE MIB, un adeguato sistema di controllo interno e di gestione dei rischi deve essere dotato di procedure e sistemi interni di whistleblowing in linea con le best practice esistenti a livello nazionale e internazionale, che consentano la segnalazione da parte dei dipendenti di eventuali irregolarità o violazioni della normativa applicabile e delle procedure interne, garantendo un canale informativo specifico e riservato, nonché l’anonimato del segnalante.

Articolo 8 – Sindaci

Le ultime modifiche al Codice approvate dal Comitato riguardano le raccomandazioni sui sindaci, nelle quali è stato precisato che gli esiti delle verifiche sul rispetto dei criteri di indipendenza dei sindaci, da svolgersi dopo la nomina e successivamente con cadenza annuale, devono essere trasmesse al consiglio di amministrazione che si occuperà poi di renderle note al pubblico, per quanto concerne quelle effettuate dopo la nomina, mediante un comunicato diffuso al mercato, e, per quelle successive con cadenza annuale, nell’ambito della relazione sul governo societario (criterio applicativo 8.C.1.).

E’ stato infine aggiunto un nuovo principio che raccomanda di commisurare la remunerazione dei sindaci all’impegno richiesto, alla rilevanza del ruolo ricoperto e alle caratteristiche dimensionali e settoriali dell’impresa (criterio applicativo 8.C.3.), in linea sostanzialmente con le raccomandazioni già previste per gli amministratori.