Assembleias Gerais Ordinárias

Estamos nos aproximando da época de preparação e realização    das    Assembleias    Gerais    Ordinárias (“AGOs”). As principais normas emanadas pela Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) com relação ao  assunto (em especial a Instrução CVM nº 481, de 17 de dezembro de 2009, conforme alterada – a “ICVM  481”) demandam um alto nível de detalhamento das informações que devem ser prestadas aos  acionistas. Ao mesmo tempo, a cada ano os procedimentos de fiscalização da CVM e da BM&FBOVESPA são  aperfeiçoados e se integram, o que exige cada vez mais uma intensa dedicação e atenção por parte de  quem elabora e fornece tais informações aos acionistas e ao mercado em geral.

Para relembrar nossos(as) amigos(as) leitores(as) deste informativo, abaixo apresentamos os  principais pontos de atenção que sempre surgem neste momento, os quais foram baseados em nossas  experiências  anteriores.

A lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, conforme alterada (“LSA”), em seu art. 132, determina  que, nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, será realizada uma AGO  para, basicamente e sem considerar seu inciso IV:

  1. “tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
  2. deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e
  3. eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.”

A partir das matérias acima mencionadas, trataremos a seguir, de forma objetiva, simples e sem  esgotar o tema, sobre os anúncios, documentos e informações que devem ser disponibilizados aos  acionistas para que seja realizada a AGO.

Anúncios, Documentos e Informações

Os administradores devem comunicar, nos termos do art. 133 da LSA, até 1 (um) mês antes da data  marcada para a realização da AGO, por meio de anúncios publicados nos mesmos termos das convocações  de realização de assembleias gerais das companhias (conforme o art. 124 da LSA), que se encontram à  disposição dos acionistas os seguintes documentos:

  1. “o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos  do exercício findo;
  2. a cópia das demonstrações financeiras;
  3. o parecer dos auditores independentes, se houver;
  4. o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e
  5. demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.”

Referidos anúncios devem indicar o local (ou locais) onde os acionistas poderão obter cópias dos  documentos acima mencionados.

Em complemento aos documentos indicados pelo art. 133 da LSA, o art. 9º da ICVM 481 ainda estipula  que a companhia deve fornecer, até 1 (um) mês antes da data marcada para realização da AGO:

  1. o comentário dos administradores sobre a situação financeira da companhia, nos termos do item  10 do formulário de referência (Comentários dos diretores);
  2. o formulário de demonstrações financeiras padronizadas – DFP;
  3. a proposta de destinação do lucro líquido do exercício que contenha, no mínimo, as  informações indicadas   no   Anexo   9-1-II   (destinação   do   lucro líquido) da ICVM 4811; e
  4. parecer do comitê de auditoria, se houver.

No passado, muitas companhias abertas cometiam o equívoco de disponibilizar os documentos da AGO  com apenas 15 dias de antecedência da referida assembleia, tomando por base a regra contida no  parágrafo único do art. 6º da ICVM 481, que indica a obrigação de disponibilização dos documentos  necessários até a data da publicação do primeiro anúncio de convocação. É importante ressaltar, no  entanto, que o próprio parágrafo único do art. 6º da ICVM 481, além de indicar tal regra, também  faz a menção clara de que ela deve ser seguida apenas se prazo maior não for exigido pela  legislação e regulamentação vigente, que é o caso da AGO.

Inclusive, o item VIII do art. 21 da Instrução CVM nº 480 de 7 de dezembro de 2009, conforme  alterada, indica que todos os documentos necessários ao exercício do direito de voto nas  assembleias gerais ordinárias, nos termos da lei ou norma  específica, devem ser disponibilizados  no prazo de 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da AGO.

Além disso, para facilitar a leitura pelos interessados, a CVM recomenda que o documento com a  proposta da administração contendo os documentos relacionados à AGO contenha índice.

Eleição de membros da Administração e do Conselho Fiscal

Como a AGO pode tratar também da eleição de membros da Administração e do Conselho Fiscal  (inclusive com relação a suas respectivas remunerações), ainda faz-se necessário disponibilizar os  seguintes documentos e informações (geralmente itens constantes do inciso V do art. 133 da LSA):

  1. as informações indicadas nos itens 12.5 a 12.10 do formulário de referência (assembleia geral e  administração), relativamente aos candidatos indicados ou apoiados pela administração ou pelos  acionistas controladores, nos termos do art. 10 da ICVM 481;2
  2. a proposta de remuneração dos administradores, nos termos do art. 12, inciso I da ICVM 481;3 e  
  3. as informações indicadas no item 13 do formulário de referência (remuneração dos administradores) nos termos do art. 12, inciso II da ICVM 481.

De forma a permitir uma melhor compreensão pelos investidores da proposta de remuneração e  subsidiar a decisão a ser por eles tomada, a CVM orienta que as companhias incluam, na proposta de  remuneração, informações sobre:

  1. período a que se refere a proposta de remuneração (por exemplo, se da AGO atual até a próxima);
  2. valores aprovados na proposta anterior e valores efetivamente realizados, esclarecendo o  motivo das eventuais diferenças; e
  3. eventuais diferenças entre os valores da proposta atual e da proposta anterior e os  constantes do item 13 do formulário  de referência da companhia, esclarecendo, por exemplo, se são  decorrentes da não correspondência entre o período coberto pelas propostas (conforme item “i”  acima) e o período coberto pelo formulário de referência (exercício social).

Conteúdo dos Anúncios e Publicações

Os anúncios da AGO devem, claramente, indicar o local (ou locais) onde os acionistas poderão obter  cópias dos documentos acima mencionados e devem enumerar, expressamente na ordem do dia, todas as  matérias a serem deliberadas na AGO, sendo vedada a utilização da rubrica “assuntos gerais” para  matérias que dependam de deliberação assemblear.

Nos anúncios de convocação de AGO destinada à eleição de membros do conselho de administração,  deve-se indicar o percentual mínimo de participação no capital votante necessário à requisição da  adoção de voto múltiplo (vide Instrução nº 165 da CVM).

O anúncio de convocação deve listar os documentos exigidos para que os acionistas sejam admitidos à  assembleia e a companhia pode solicitar o depósito prévio dos documentos mencionados no anúncio de  convocação, se o estatuto assim o exigir.

Os documentos listados no art. 133 da LSA, à exceção dos constantes dos seus incisos IV e V, serão  publicados nos jornais onde a companhia publica seus atos societários até 5 (cinco) dias, pelo  menos, antes da data marcada para a realização da AGO. A AGO que   reunir   a   totalidade   dos    acionistas   poderá considerar sanada a falta de publicação dos anúncios 

ou a inobservância dos prazos referidos no art. 133 da LSA, mas será obrigatória a publicação dos documentos antes da realização de tal AGO.

Em todo caso, a publicação dos anúncios é dispensada quando os documentos a que se refere o art.  133 da LSA são publicados até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da AGO. O  importante aqui é não confundir a disponibilização dos documentos e informações requeridas pela LSA  e ICVM 481 com suas publicações, conforme acima explicado.

Representação de Acionista em Assembleia

O parágrafo 1º do art. 126 da LSA estabelece que o acionista pode ser representado em assembleia  por procurador constituído há menos de 1 (um) ano, que seja acionista, administrador da companhia  ou advogado, sendo que, na companhia aberta, o procurador poderá ainda, ser instituição financeira,  cabendo ao administrador de fundos de investimento representar os condôminos.

Conforme mencionado anteriormente, de acordo com o art. 5º da ICVM 481, o anúncio de convocação  deve listar os documentos exigidos para que os acionistas sejam admitidos à assembleia e a  companhia pode solicitar o depósito prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, se  o estatuto assim o exigir. No entanto, é importante ressaltar que o mesmo artigo indica que o  acionista que comparecer à assembleia munido dos documentos exigidos pode participar e votar, ainda  que tenha deixado de depositá-los previamente. Desta forma, o impedimento de participação em  assembleia do representante de acionista que tenha deixado de adotar o procedimento de entrega  antecipada do instrumento de mandato configura infração à LSA e ao artigo 5º da ICVM 481.

Adicionalmente, no que diz respeito aos instrumentos de procuração, vale a pena ressaltar que o  Colegiado da CVM emitiu entendimento no sentido de que a companhia sempre poderá, a seu critério,  dispensar o reconhecimento de firma e consularização das referidas procurações outorgadas pelos  acionistas a seus representantes (reunião do Colegiado da CVM realizada em 24 de junho de 2008).

Lembramos, por fim, que a Lei nº 12.431, de 24 de junho de 2011, alterou dispositivos da LSA, que  passou a prever no parágrafo único do seu art. 121 que, nas companhias abertas, o acionista poderá  participar e votar à distância em assembleia geral, nos termos da regulamentação da CVM.

Embora a referida regulamentação ainda não tenha sido emitida (a Audiência Pública SDM nº9/2014 da CVM  propôs  a  discussão  de  minuta  de  instrução  acerca  do  tema,  tendo  sido  o  prazo  para  envio  de comentários à minuta encerrado em 22 de dezembro de 2014), ressalta-se que a CVM  já manifestou  publicamente que não há impedimento a que as companhias realizem assembleia em que se faça uso do  voto à distância. Para tanto, orienta-se que as companhias assegurem-se de que os meios escolhidos  para conferir o voto à distância: (a) sejam disponibilizados a todos os acionistas; (b) preservem a  segurança das votações, inclusive possibilitando a verificação da qualidade de acionista das  pessoas que exercerão o direito de voto; e (c) garantam a possibilidade de posterior verificação da  forma como cada acionista votou.