Ofício-Circular CVM/SEP/nº 02/2015 – Orientações gerais sobre procedimentos a serem observados pelas companhias abertas, estrangeiras e incentivadas.

Por  meio  do  Ofício-Circular  CVM/SEP/nº  02/2015 (“Ofício-Cicular”), a Superintendência de Relações com Empresas (“SEP”) da Comissão de Valores  Mobiliários (“CVM”) divulgou, em 26 de fevereiro de 2015, novas orientações/recomendações sobre os  procedimentos que devem ser observados pelos emissores de valores mobiliários no envio de suas  informações periódicas e eventuais. O Ofício-Circular, que anualmente é divulgado e reflete as  alterações decorrentes da experiência da CVM desde a divulgação do Ofício-Circular CVM/SEP/nº  01/2014, ainda apresenta orientações/recomendações sobre interpretações dadas pelo Colegiado da CVM  e pela SEP relativas a aspectos relevantes da legislação e da regulamentação que devem ser  considerados pelos emissores quando da realização de determinadas operações e/ou eventos  societários, bem como já reflete as alterações advindas da Instrução CVM nº 552, de 09 de outubro  de  2014 (“ICVM 552”), que entraram em vigor em  1º de  janeiro  de 2015, com exceção das  alterações no Formulário de Referência (Anexo 24 da Instrução CVM nº 480, de 7 de dezembro  de   2009,  “ICVM  480”),  que  passarão  a vigorar apenas a partir de 1º de janeiro de 2016.

Neste  sentido,  e de forma resumida, as principais inovações trazidas pelo Ofício-Circular este ano são:

I.  Referentes  ao Relatório da Administração

  • Obrigação de inclusão, no relatório de administração sobre os negócios sociais e sobre os  principais fatos administrativos ocorridos no último exercício social (art. 133 da Lei nº 6.444, de  15 de dezembro de 1976, conforme alterada) (“Relatório da Administração”), de informações relativas  às decisões tomadas por meio de orientações recebidas do acionista controlador sobre as atividades  do emissor, bem como os reflexos de tais decisões no desempenho do emissor perante o mercado;
  • Obrigação de descrição, no Relatório da Administração, dos principais investimentos realizados  pelo emissor em decorrência do exercício de política públicas, conforme aplicável; e
  • Obrigação de inclusão, no Relatório da Administração, das perspectivas e planos para o exercício  em curso e os futuros, as quais deverão ser baseadas em premissas e fundamentos objetivos, e  conforme aplicável, à luz do definido em planos plurianuais do emissor.

II. Referentes ao Formulário Cadastral

  • Obrigação de confirmação, até 31 de maio (e não mais entre 1º e 31 de maio), quando da  apresentação da primeira versão do Formulário de Referência de cada ano, de que as informações  contidas no Formulário Cadastral continuam válidas.

III. Referentes as  Demonstrações Financeiras Padronizadas – DFP

  • Não obrigatoriedade do preenchimento de informações relativas ao antepenúltimo exercício social  na DFP, nos casos em que as demonstrações financeiras relativas ao mesmo período não contenham  referidos dados; e
  • Obrigatoriedade de divulgação da DFP simultaneamente a divulgação das demonstrações financeiras.

IV. Referentes as Informações Trimestrais – ITR

  • Recomendação para que os membros do Conselho de Administração analisem as informações trimestrais   com  antecedência  à  sua  divulgação  ao mercado e façam recomendações que entendam cabíveis.

V. Referentes a Proposta da Administração para AGO

  • No caso de eleição dos membros  do Conselho de Administração ou do Conselho Fiscal, recomendação  para disponibilização, tanto pelos emissores registrados na Categoria “A” quanto na Categoria “B”,  em ocorrendo Reunião do Comitê de Nomeação ou Indicação ou órgão equivalente, da ata de mencionado  comitê que analisou a aderência dos candidatos, ou, alternativamente, menção à decisão do referido  comitê, incluindo os critérios pré-definidos utilizados e à política de nomeação,  ou documento  equivalente, conforme aplicável.

VI. Referentes à Acordo de Acionistas

  • Indicação de que os acordos de acionistas que perderem sua validade ou forem substituídos por  novos acordos deverão ser cancelados por meio da funcionalidade “Cancelamento de Documentos” do  Sistema Empresas Net, informando no  campo “Motivo do Cancelamento” que o referido acordo perdeu  sua validade ou foi substituído por um novo acordo.

VII. Referentes à Política de Negociação de Valores Mobiliários

  • Indicação de que as políticas de negociação dos emissores não apenas possuam como conteúdo a mera  repetição do texto constante da Instrução CVM 358, de 03 de janeiro 2002,  conforme alterada (“ICVM  358”), mas sim contenham uma descrição detalhada dos procedimentos e medidas que serão efetivamente  adotados pelos emissores a fim de evitarem infrações às normas que tratam da negociação de valores  mobiliários pelos próprios emissores, seus acionistas controladores e/ou membros de sua  administração

VIII. Referentes à Política de Divulgação de Informações

  • Recomendação para que as políticas de divulgação de informações dos emissores prevejam controles  internos e adequados para cada tipo de informação a ser tratada, bem como sejam elaboradas de forma  clara, objetiva e detalhada, trazendo procedimentos específicos, tais como: (a) critérios objetivos  para distinguir, quando possível, casos de divulgação de informações ao mercado através de fato  relevante ou de comunicado ao mercado; (b) manutenção dos controles internos, a fim de identificar  pessoas que possuem conhecimento de fatos relevantes ainda não divulgados no mercado; (c)  procedimentos a serem adotados quando há dúvida acerca da relevância de determinada informação; (d) plano de contingência no caso de vazamento de informações relevantes, a fim de acelerar a  divulgação da informação pelos canais oficiais e evitar que perdure a situação de assimetria de  informações; e (e) responsabilidade nos casos de descumprimento da política de divulgação.

IX. Referentes às Reuniões do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal.

  • Obrigação dos emissores registrados na Categoria “B” encaminharem por meio do Sistema Empresas  Net, as atas de reuniões do conselho de administração, desde que contenham deliberações destinadas  a produzir efeitos perante terceiros, acompanhadas das eventuais manifestações encaminhadas pelo  conselheiros.

X. Referentes às Transações com Partes Relacionadas.

  • Obrigação dos emissores registrados na Categoria “A” de divulgar comunicação sobre transações  entre partes relacionadas em conformidade com o Anexo 30.XXXIII da ICVM 480, em até 7 (sete) dias  úteis a contar da ocorrência de cada transação objeto de divulgação, sendo o termo “ocorrência”  interpretado como: (a) a data da assinatura do contrato, se houver,  ou (b) quando não houver  contrato, a data da liquidação da transação ou a data de início de sua execução, o que ocorrer  primeiro; e
  • Recomendação de elaboração de  uma política de transações com partes relacionadas, a fim de  permitir a mitigação de conflitos por meio de regras específicas de avaliação e aprovação  aplicáveis a essas transações, bem como que referidas transações sejam analisadas por uma Comitê de  Auditoria estatutário, o qual ficam responsável por avaliar as condições em que se estabelecerão  referidas transações e garantir que ela sejam realiadas no melhor interesse dos emissores.

XI. Referentes a Planos de Remuneração Baseados em Ações.

  • Obrigação  de  divulgação  pelos  emissores de eventuais planos de remuneração baseados em  ações que possuam na categoria “Plano de Remuneração Baseado em Ações” (exceto Plano de Opção),  sendo que a data de referência do documento deverá representar a data de aprovação do plano de  remuneração.

XII.  Release de Resultados.

  • Obrigação de divulgação de release de resultados após a divulgação das demonstrações financeiras,  anuais ou intermediárias, que serviram de base para sua  elaboração (caso o emissor opte por  divulgar  release  de  resultados), sendo  que  referido  release  deverá  ser  elaborado  com  especial  atenção para a observância dos princípios contidos nos artigos 14 e 16 da ICVM 480, notadamente no que se  refere à divulgação de informações completas, consistentes e não induzam o investidor ao erro.

XIII. Referentes ao Formador de Mercado.

  • Obrigação de, no ato de contratação ou dispensa do formador de mercado pelos emissores ou seus  acionistas controladores, informarem a CVM e à bolsa de valores ou à entidade de mercado de balcão  organizado, conforme o caso, o seguinte: (a) nome e qualificação do formador de mercado; (b)  objetivo do emissor na operação; (c) prazo de duração do contrato; (d) quantidade de ações em  circulação no mercado por espécie e classe; e (e) indicação de qualquer acordo ou contrato firmado  entre o formador de mercado e o controlador do emissor, conforme o caso, regulando o exercício do  direito de voto ou a compra e venda de valores mobiliários de emissão do emissor; e
  • No caso contratação por outra parte que não a companhia emissora ou seu acionista controlador, a  instituição contratada deverá informar tal fato à bolsa de valores ou à entidade de mercado de  balcão organizado, conforme o caso.

XIV. Referentes a Representação de Acionistas em Assembleia.

  • Consolidação do entendimento de que os acionistas pessoas jurídicas poderem ser representados nas  assembleias de acionistas, por meio de suas representantes legais ou por meio de mandatários  devidamente constituídos, não sendo necessário que referido mandatário seja acionista,  administrador ou advogado do acionista.

Adicionalmente ao acima mencionado, há de se ressaltar, também a criação de 3 (três) novos  capítulos em relação ao ofício anterior, quais sejam: (i) Orientações Gerais às Companhia  Incentivadas (Capítulo 10); (ii) Plano de Supervisão Baseada em Risco-SBR (Capítulo 11); e (ii)  Boas Práticas a serem adotadas pelas Companhias Abertas (Capítulo 12); resumidas a seguir.

Capítulo 10 – Orientações Gerais às Companhia Incentivadas.

  • Em referido capítulo a SEP estabeleceu orientações gerais para sociedade beneficiarias de  recursos oriundos de incentivos fiscais previsto no Decreto-Lei nº 1.376, de 12 de dezembro de  1974, conforme alterado, com relação: (a) ao registro perante a CVM; (b) a atualização do registro  perante a CVM; (c) a suspensão e cancelamento do registro; (d) ao registro simplificado de referidas  sociedades perante à CVM; e (e) a possibilidade de concessão da remissão de débitos de que trata o  artigo 31 da Lei 10.522, de 19 de julho de 2002, conforme alterada, pela sociedades, bem como os  requisitos que devem ser preenchidos para a concessão de mencionada remissão.

Capítulo 11 – Plano de Supervisão  Baseada em Risco.

  • Por meio deste capítulo a SEP informa ao mercado que vem realizando atividades de acompanhamento  preventivo dos mercados e entidades sob sua jurisdição por meio do modelo de supervisão baseada em  risco, que possui duas grandes ações gerais, quais sejam: (a) acompanhamento das informações  periódicas e eventuais divulgadas no mercado pelos emissores; e (b) acompanhamento da atuação dos  administradores e acionistas controladores dos emissores, verificando o cumprimento e respeito às  leis e normas societárias e aos direitos aos acionistas, de modo a fortalecer a confiança dos  investidores. Por meio de referidas ações a SEP acredita que poderá: (a) cumprir os mandatos legais  de proteger os investidores contra atos irregulares, (b) garantir acesso à informação de forma  adequada; e (c) fiscalizar e punir atos irregulares; e
  • Ainda,  no  âmbito  deste  Plano,  vale destacar a supervisão temática referente à análise de  negociações realizadas em período de vedação – ITR e DFP, uma vez que, desde 2014, a SEP vem  analisando 100% (cem por cento) das negociações realizadas pelos administradores, acionistas  controladores diretos e pelos próprios emissores ocorridas no período de 15 (quinze) dias que  antecedem a divulgação das ITRs e DFP dos emissores.

Capítulo 13 – Boas Práticas a serem adotadas pelas Companhias Abertas.

  • Neste capítulo a SEP consolidou as boas práticas recomendadas por meio do Ofício-Circular  separando-as dentre os seguintes tópicos: (a) política de divulgação de informações; (b) política  de negociação de valores mobiliários; (c) política de gerenciamento de risco; (d) política de  contratação de transações com partes relacionadas; (e) calendário corporativo; (f) elaboração do  formulário de referência; (g) momento de divulgação de informações relevantes; (h) prazo de  convocação de assembleia geral de acionistas; (h) adoção do Parecer de Orientação CVM nº 35, de 1º  de setembro de 2008; (i) relatório do comitê de auditoria; (j) inclusão de candidatos a membros da  administração apresentados por  acionistas  não  controladores  na  proposta  da  administração e assembleias de acionistas; (k) envio periódico do formulário de valores mobiliários negociados e detidos previsto no artigo 11 da ICVM  358; (l) comunicação acerca da alienação ou extinção de participação acionária relevante (artigo  12, parágrafo 4º, da ICVM 358); (m) página das companhias abertas na rede mundial de computadores; e (n) manual de políticas contábeis.

Para ter acesso ao Ofício Circular, clique aqui, e aqui para a versão comparada com o Ofício-Circular CVM/SEP/nº 01/2014.

Adicionalmente, para ter acesso as alterações realizadas pela ICVM 552, que visou aprimorar o  mecanismo de prestação de informações por meio de sistema eletrônico na internet, do formulário  cadastral e do formulário de referência, e tratou, ainda, da divulgação  de  informações  sobre   operações  entre partes relacionadas e aumentos de capital, clique aqui.