Vanaf boekjaar 2016 is digitaal deponeren verplicht en is het op papier aanleveren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel in beginsel niet meer mogelijk. Op 16 december 2015 is de wet tot wijziging van de Handelsregisterwet 2007, het Burgerlijk Wetboek en de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen in verband met deponering van bescheiden in het handelsregister langs elektronische weg gepubliceerd (Publicatie in het Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden).

Voor deponering van de jaarrekening bestaat thans nog de keuze uit gebruik van de papieren weg of van de elektronische weg. Vanaf boekjaar 2016 kunnen jaarrekeningen echter uitsluitend nog digitaal worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. De Kamer van Koophandel zorgt vervolgens voor publicatie in het handelsregister. Dit is het gevolg van een wetsvoorstel dat de Eerste Kamer op 8 december 2015 heeft aangenomen.

De wetwijziging beoogt een bijdrage te leveren aan vermindering van de regeldruk voor ondernemers door gebruik van ICT. Het opstellen en deponeren van de jaarrekening zal hierdoor voor ondernemers efficiënter en eenvoudiger worden.

Digitaal deponeren dient te geschieden via het Standard Business Reporting Programma (hierna: “SBR”). SBR is door de overheid ontwikkeld en is de nationale standaard voor de digitale uitwisseling van data. Met SBR worden de gegevens in de bedrijfsadministratie eenmalig op een standaard manier vastgelegd. Deze gegevens kunnen vervolgens op eenvoudige wijze digitaal worden verzonden. Een aantal overheidsorganisaties, waaronder de Belastingdienst, maakt inmiddels gebruik van SBR. Sinds 1 januari 2013 is SBR bijvoorbeeld de exclusieve aanlevermethode voor de IB- en VpB-aangiften.

Voor kleine ondernemingen bestaat tevens de mogelijkheid om de jaarrekening digitaal aan te leveren via een ‘online service’ op de website van de Kamer van Koophandel.