Die wohl wichtigste und weitreichendste Neuerung der Vergaberechtsreform 2016 ist im Kern eine technische Änderung: zukünftig sind Auftraggeber verpflichtet, bei EU-weiten Ausschreibungen sämtliche Kommunikation grundsätzlich mit elektronischen Mitteln durchzuführen. Mit diesem Paradigmenwechsel wird der eVergabe mehr als zwanzig Jahre nach den ersten Diskussionen (und Regelungsansätzen in der VOB/A) auf die Ziel gerade verholfen. Die vollständige elektronische Abwicklung des Vergabeverfahrens soll dabei die Rechtssicherheit erhöhen und die Manipulationsanfälligkeit reduzieren, Prozesskosten verringern sowie Abläufe deutlich beschleunigen. Sie soll sich einbetten in einen vollelektronischen Gesamteinkaufsprozess, der von der Bedarfsplanung über das Vergabeverfahren auch die elektronische Abwicklung des Vertrags einschließlich des Bezahlprozesses (e-invoicing) umfasst.

Während der Grundsatz der elektronischen Kommunikation im Vergabeverfahren als Absatz 5 Eingang in die zentrale vergaberechtliche Norm des § 97 GWB gefunden hat, sind die Einzelheiten in VgV, SektVO, KonzVgV und in der VOB/A-EU geregelt (die nachfolgende Darstellung orientiert sich exemplarisch an der VgV). So hat der Auftraggeber die Vorinformation über geplante Ausschreibungen, die Auftragsbekanntmachung und die Bekanntmachung über vergebene Aufträge elektronisch zu erstellen und dem Amt für Veröffentlichungen der EU elektronisch zur Veröffentlichung auf TED zu übermitteln (§ 40 VgV). Die Vergabeunterlagen sind ebenfalls grundsätzlich in elektronischer Fassung zu erstellen. Sie müssen den interessierten Unternehmen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zum Abruf zur Verfügung gestellt werden. Dies geschieht in der Regel über eine Internetadresse, die in der EU-Bekanntmachung anzugeben ist. Eine vorherige Registrierung darf von den Unternehmen nicht verlangt werden (§ 41 VgV). Vorbei sind damit die Zeiten, in denen sich interessierte Unternehmen zunächst beim Auftraggeber melden mussten, um dann die Vergabeunterlagen übersandt zu bekommen. Dieser Weg steht zukünftig nur noch in begründeten Ausnahmefällen zur Verfügung, wenn etwa Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit erforderlich sind. Unklar ist derzeit noch, ob in einem zweistufigen Vergabeverfahren bereits bei Einleitung des Teilnahmewettbewerbs auch die Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen) für die zweite Phase des Verfahrens allen interessierten Unternehme zur Verfügung gestellt werden müssen; das BMWi tendiert zu dieser Annahme.

Ausnahmen von der elektronischen Kommunikation dürfen nur noch dort gemacht werden, wo diese nicht einsetzbar ist (z. B. bei Mustern, Proben oder großformatigen Plänen) oder wo die Kommunikation schon bisher mündlich erfolgte und nicht die Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge oder Angebote betrifft (z. B. bei Verhandlungen). Aus Gründen der Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung müssen die eingesetzten elektronischen Mittel (also Programme oder Dateiformate) allgemein verfügbar sein; sind sie es nicht, muss der Auftraggeber sie unentgeltlich zur Verfügung stellen.

Ungleich bedeutsamer als diese Formen der elektronischen Kommunikation, die die meisten Auftraggeber schon bisher genutzt haben, ist die Pflicht zur Einreichung elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote. Hier hat der Gesetzgeber zur Erhöhung der Akzeptanz die Schwelle in zweifacher Hinsicht abgesenkt: zum einen reicht nach § 53 Abs. 1 VgV die Übermittlung in Textform (§ 126b BGB) aus. Eine elektronische Signatur ist gesetzlich nicht erforderlich, kann aber gleichwohl vom Auftraggeber verlangt werden, wenn erhöhte Anforderungen an die Sicherheit bestehen. Zum anderen dürfen zentrale Beschaffungsstellen (§ 120 Abs. 4 GWB) noch bis zum 18. April 2017, alle anderen Auftraggeber sogar bis zum 18. Oktober 2018 die Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen noch per Post zulassen (§ 81 VgV).Spätestens nach Ablauf dieser Fristen müssen sie aber ent- sprechende Systeme vorhalten, die gewährleisten, dass elektronische Angebote und Teilnahmeanträge bis zur Öffnung sicher und verschlossen verwahrt werden.

Geringfügige Neuerungen ergeben sich auch bei den elektronischen Instrumenten in Vergabeverfahren. Während das dynamische Beschaffungssystem (§§ 22- 24 VgV) und die elektronische Auktion (§§ 25 und 26 VgV), die das deutsche Vergaberecht schon seit 2009 vorhält, punktuell geändert wurden, wird mit § 27 VgV die Möglichkeit für Auftraggeber eingeführt, Angebote in Form von elektronischen Katalogen einreichen oder durch einen solchen ergänzen zu lassen. In diesen können Informationen zu den angebotenen Produkten in elektronischer Form strukturiert und einheitlich dargestellt werden (z. B. mittels Kalkulationstabellen). Diese können sich insbesondere bei Standardartikeln anbieten und lassen sich mit Rahmenvereinbarungen oder dynamischen Beschaffungssystemen kombinieren.

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Der deutsche Gesetzgeber setzt mit seiner Lösung also konsequent die mutige Entscheidung der EU für eine konsequente „Digitalisierung“ des Vergabeprozesses um – und macht es Auftraggebern sowie Unternehmen dabei so leicht und komfortabel wie möglich. Das sind beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche Etablierung in der Praxis