À l’approche de la période de sollicitation de procurations, les émetteurs devraient se familiariser avec les lignes directrices canadiennes en matière de vote par procuration récemment publiées par Institutional Shareholder Services Inc. (« ISS ») et Glass Lewis & Co. (« Glass Lewis »). Le présent bulletin survole quelques-uns des thèmes figurant dans les politiques sur le vote d’ISS et les lignes directrices sur le vote par procuration de Glass Lewis (toutes deux en anglais) préparées à l’intention des émetteurs inscrits à la cote de la Bourse de Toronto (la « TSX ») pour les assemblées tenues en 2016. 

Ces lignes directrices sont les premières à paraître depuis l’adoption de l’Instruction générale 25-201 relative aux indications à l’intention des agences de conseil en votepar les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (consultez notre Bulletin Blakes de mai 2015 intitulé Réglementation des agences de conseil en vote : les commentaires des émetteurs passés sous silence). 

RÔLE DES AGENCES DE CONSEIL EN VOTE 

Les agences de conseil en vote passent en revue et analysent les questions soumises à l’examen aux assemblées des actionnaires et formulent des recommandations de vote à leur égard pour le compte de leurs clients, habituellement des investisseurs institutionnels. Il peut s’agir de questions courantes tout comme d’opérations de fusion et acquisition très complexes nécessitant un vote. En outre, ces questions peuvent englober tant des initiatives de la direction que des propositions d’actionnaires. Les recommandations de vote reposent généralement sur la conformité de l’émetteur aux pratiques et normes en matière de gouvernance contenues dans les lignes directrices générales sur le vote de l’agence de conseil en vote qui sont en vigueur à ce moment-là. 

LIGNES DIRECTRICES VISANT LES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION 

Accès aux procurations 

L’accès aux procurations a fait les manchettes canadiennes en 2015 lorsque la Coalition canadienne pour une bonne gouvernance a sorti sa publication « Shareholder Involvement in the Director Nomination Process: Enhanced Engagement and Proxy Access », où elle propose d’élargir l’accès aux procurations afin de faciliter la mise en candidature d’administrateurs par les actionnaires de sociétés ouvertes canadiennes (consultez notre Bulletin Blakes deseptembre 2015 intitulé La Coalition canadienne pour une bonne gouvernance plaide en faveur d’un élargissement de l’accès aux procurations).

Dans ses lignes directrices de 2016, Glass Lewis a ajouté une disposition relative à l’accès aux procurations. Elle y indique qu’elle soutient généralement l’octroi aux actionnaires du droit de proposer des candidats aux postes d’administrateurs dans la circulaire de sollicitation de procurations par la direction. De plus, lors de l’examen des propositions dans lesquelles un accès aux procurations est demandé, elle tiendra compte de plusieurs facteurs, notamment le seuil minimal de propriété et de détention requis pour que les actionnaires puissent proposer un ou plusieurs candidats, de même que la taille de la société, son rendement et sa réceptivité aux demandes des actionnaires.

De son côté, ISS souligne qu’elle considère l’accès aux procurations comme un droit important des actionnaires, complémentaire à d’autres caractéristiques d’une pratique de gouvernance exemplaire. Cependant, en l’absence d’une norme de marché uniforme au Canada, ISS a décidé de ne pas établir de paramètres fixes et d’adopter plutôt une approche « au cas par cas » aux fins d’évaluation des propositions visant [l’accès aux procurations] (cette façon de faire contraste avec ses lignes directrices sur le vote par procuration aux États-Unis et sa foire aux questions connexe, qui prévoient des limites et des seuils précis concernant les aspects de telles politiques).

Diversité et mécanismes de renouvellement du conseil 

En septembre 2015, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières ont publié l’Avis multilatéral 58-307 du personnel des ACVM, Examen du personnel sur les femmes aux postes d’administrateurs et de membres de la haute direction – Conformité au Règlement 58-101 sur l’information concernant les pratiques en matière de gouvernance, qui résume les constatations tirées de leur examen de l’information sur la gouvernance des émetteurs se rapportant aux politiques sur ladiversité hommes-femmes et aux mécanismes de renouvellement du conseil (consultez nos Bulletins Blakes d’octobre 2015 intitulés Établissement d’une durée au mandat des administrateurs : pratique peu courante et Diversité hommes-femmes : les ACVM publient les résultats de leur examen des obligations d’information).

Dans ses lignes directrices de 2016, Glass Lewis s’est étendue davantage sur le thème de la diversité au sein du conseil d’administration. À son avis, les conseils d’administration devraient être composés de membres issus de divers milieux et dotés d’une expérience vaste et approfondie. De plus, les intérêts des actionnaires sont servis au mieux lorsque la composition du conseil ne tient pas uniquement compte de l’âge, de la race, du sexe et de l’ethnicité, mais également de la connaissance géographique, de l’expérience du secteur, des mandats au sein de conseils et de la culture de l’entreprise. Bien que Glass Lewis n’énonce aucune conséquence directe de l’application de cette nouvelle ligne directrice, elle ajoute qu’une recommandation d’abstention peut être émise à l’égard du président du comité des candidatures d’un émetteur si l’incapacité du conseil de faire en sorte d’être composé d’administrateurs possédant l’expérience pertinente, que ce soit par une évaluation périodique des administrateurs ou par leur remplacement, a contribué au mauvais rendement de la société.

À l’instar des années précédentes, ISS n’aborde pas expressément ces sujets dans ses lignes directrices de 2016. Toutefois, son outil QuickScore 3.0 permet de calculer le nombre de femmes siégeant au conseil d’administration d’un émetteur et estime que le mandat d’un administrateur ne faisant pas partie des cadres dirigeants est long s’il dépasse le seuil de neuf ans.

Participation à un trop grand nombre de conseils 

La tendance des administrateurs à siéger à plusieurs conseils d’administration continue d’inquiéter les intervenants du domaine de la gouvernance et, à cet égard, ISS souligne que les administrateurs ont besoin de suffisamment de temps et d’énergie pour représenter efficacement les intérêts des actionnaires. Aussi, pour la période de sollicitation de procurations de 2017, ISS et Glass Lewis ont toutes deux d’ores et déjà annoncé de nouvelles politiques en ce sens.

En commençant par les assemblées des actionnaires tenues en février 2017, ISS émettra généralement une recommandation d’abstention à l’égard d’un administrateur qui :

  1. est le chef de la direction d’une société ouverte et siège au conseil de plus d’une société ouverte, outre celui de la société dont il est le chef de la direction (en 2016 : deux), ou n’est pas le chef de la direction d’une société ouverte et siège au conseil de plus de quatre sociétés ouvertes (en 2016 : six);
  2. a assisté à moins de 75 % des réunions du conseil ou des comités principaux tenues dans la dernière année sans motif valable.

ISS a clarifié qu’il sera tenu compte cette année de la présence de l’administrateur aux réunions du conseil et des comités principaux, c’est-à-dire les comités d’audit, de rémunération et des candidatures, entre autres.

Dès 2017, Glass Lewis recommandera habituellement aux actionnaires de s’abstenir de voter à l’égard i) d’un administrateur qui est dirigeant d’une société ouverte alors qu’il siège au conseil de plus de deux sociétés ouvertes (en 2016 : trois) et ii) de tout autre administrateur qui siège au conseil d’administration de plus de cinq sociétés ouvertes (en 2016 : six). 

LIGNES DIRECTRICES SUR LA GOUVERNANCE EN MATIÈRE DE RÉMUNÉRATION 

Régimes de rémunération fondés sur des titres de capitaux propres 

Aux fins de son évaluation des propositions concernant les régimes de rémunération fondés sur des titres de capitaux propres soumises par des émetteurs inscrits à la cote de la TSX, ISS a adopté en 2016 un modèle de « fiche de pointage » semblable à celui présenté aux États-Unis pour la période de sollicitation de procurations de 2015, ce qui lui permettra de se faire une opinion plus nuancée de ces propositions. Aux termes de cette approche, ISS effectuera une évaluation complète des diverses caractéristiques et pratiques relatives à ces régimes et attribuera une note globale tenant compte des facteurs positifs et négatifs.

Ces facteurs seront classés dans les trois catégories suivantes :

  1. le coût du régime (tel que mesuré par le transfert de la valeur actionnariale de la société par rapport à celui d’émetteurs comparables);
  2. les caractéristiques du régime (dont la communication publique de l’intégralité du document relatif au régime, la dilution raisonnable des actions ainsi que l’absence de dispositions problématiques quant au changement de contrôle et l’absence d’aide financière aux participants du régime);
  3. les pratiques d’octroi (dont un temps d’absorption moyen raisonnable de trois ans, les conditions liées au rendement ou à l’acquisition en fonction du temps applicables aux attributions au chef de la direction, les dispositions de récupération prévues pour les attributions de titres de capitaux propres, et, dans le cas des émetteurs faisant partie de l’indice composé S&P/TSX, les exigences de détention après le règlement ou l’exercice).

En général, ISS recommandera aux actionnaires de voter contre un régime proposé si le pointage obtenu par ce dernier indique qu’il n’est pas dans l’intérêt des actionnaires. Il en sera de même si le régime présente certains facteurs inacceptables. ISS a publié une « foire aux questions » (en anglais) relative à sa fiche de pointage visant les régimes de rémunération fondés sur des titres de capitaux propres. 

Émetteurs gérés à l’externe 

Dans ses lignes directrices canadiennes sur le vote par procuration de 2016, ISS a ajouté une disposition portant sur les émetteurs gérés à l’externe afin de fournir un cadre d’examen de la responsabilité du conseil de ces émetteurs. En vertu de cette nouvelle politique, ISS émettra des recommandations de vote à l’égard des résolutions relatives au vote consultatif sur la rémunération, le cas échéant, ou de l’élection d’administrateurs et de membres de comités, voire de l’ensemble du conseil, selon le cas, des émetteurs gérés à l’externe qui ont communiqué peu de renseignements sur leurs ententes de services de gestion et la rémunération de leur haute direction, ou qui n’en ont communiqué aucun.

Elle tiendra notamment compte de ce qui suit :

  • la taille et la portée de l’entente de services de gestion;
  • la rémunération des dirigeants comparativement à celle versée à leurs homologues par des émetteurs comparables ou possédant une structure analogue;
  • le rendement général;
  • les opérations entre apparentés;
  • l’indépendance du conseil et des comités;
  • le processus de gestion efficace des conflits d’intérêts et les facteurs d’atténuation des risques inclus dans l’entente de services, comme les mécanismes de recouvrement des frais.

Attributions transitoires 

Dans la nouvelle mouture de ses lignes directrices, Glass Lewis est d’avis qu’un émetteur devait communiquer les détails de toute prime à la signature du contrat d’embauche d’un dirigeant et fournir :

  1. une explication valable des paiements versés et du mode de calcul de leurs montants;
  2. les détails et la raison d’être de tout paiement versé en guise d’indemnisation pour les attributions octroyées par un ancien employeur qui ont été perdues;
  3. des renseignements sur l’incidence des octrois supplémentaires sur la rémunération ordinaire d’un dirigeant, le cas échéant.

DISPOSITIONS RELATIVES AU TRIBUNAL EXCLUSIF 

Durant la période de sollicitation de procurations de 2016, Glass Lewis recommandera généralement aux actionnaires de voter contre l’adoption d’une disposition relative au tribunal exclusif. L’agence mentionne dans ses lignes directrices canadiennes que les dispositions limitant le choix du tribunal par l’actionnaire ne sont pas dans l’intérêt de ce dernier et peuvent dans les faits décourager le recours par les actionnaires à des actions dérivées en augmentant le coût de ces dernières et en les rendant plus difficiles à intenter. Cependant, dans les faits, elle pourrait appuyer une telle disposition si la société :

  1. explique de façon convaincante pourquoi la disposition en question avantagerait directement les actionnaires;
  2. fournit des preuves d’abus des voies de droit dans d’autres ressorts non privilégiés;
  3. façonne cette disposition en fonction des risques inhérents;
  4. affiche un solide bilan en matière de pratiques de gouvernance exemplaires.

AUTRES MODIFICATIONS DIGNES DE MENTION EN 2016

  • En phase avec les lignes directrices canadiennes sur le vote par procuration d’ISS, la politique relative au vote de Glass Lewis prévoit désormais que le quorum aux réunions du conseil d’administration est constitué de la majorité des membres du conseil.
  • Bien qu’il ne s’agisse pas d’un changement de politique selon elle, ISS a clarifié ses lignes directrices sur le vote par procuration de sorte que les paramètres énumérés d’indépendance des administrateurs concernant leurs liens avec un émetteur de la TSX tiennent désormais compte des liens des administrateurs avec ses membres du groupe de l’émetteur (par exemple, une personne apparentée à l’actuel haut dirigeant de la société ou des membres de son groupe).
  • Si le conseil ou la direction n’a pas réussi à repérer et à gérer adéquatement un risque social ou environnemental important qui a, ou qui pourrait, nuire à la valeur pour les actionnaires, Glass Lewis recommandera aux actionnaires de voter contre les administrateurs chargés de surveiller le risque en fonction de la nature de ce dernier et de ses effets potentiels sur la valeur pour les actionnaires.
  • Glass Lewis examinera dorénavant un certain nombre de facteurs pour déterminer le pays dont la politique s’applique aux émetteurs inscrits à plus d’une bourse pour chaque proposition, notamment la structure et les caractéristiques de gouvernance de la société (par exemple si la structure du conseil est propre à un marché particulier); la nature des propositions; la principale bourse à la cote de laquelle est inscrite la société, si son emplacement peut être établi; le régime de déclaration aux fins de la gouvernance ou de la réglementation; ainsi que la disponibilité et l’exhaustivité des documents relatifs aux procurations de la société.
  • ISS indique maintenant que les attributions de titres de capitaux propres fondés sur le rendement ne constituent pas une forme adéquate de rémunération des administrateurs.