Op internetconsultatie.nl is een ontwerpwetsvoorstel gepubliceerd dat het elektronisch verkeer met de overheid makkelijker moet maken. De wetswijziging is nodig omdat de regeling die nu is opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht (afdeling 2.3 Awb) niet meer aansluit bij huidige gedigitaliseerde samenleving.

De huidige regeling in de Awb dateert uit 2004 en dus van voordat het bezit van een smartphone of tablet gemeengoed was. Burgers verwachten dat zij met de overheid kunnen e-mailen, maar de huidige regeling bepaalt dat dat in beginsel niet mogelijk is tenzij de overheid expliciet anders heeft besloten. Het ontwerpwetsvoorstel draait dit nu om. De hoofdregel gaat worden dat digitaal verkeer met de overheid mogelijk is.

Tot 1 mei a.s. is het mogelijk te reageren op het ontwerp voor deze Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Hieronder zullen de hoofdlijnen van het voorstel worden geschetst.

Berichten van de overheid aan één of enkele burgers (geadresseerden)

De huidige hoofdregel is dat de overheid pas met een burger (geadresseerde) kan e-mailen als deze kenbaar heeft gemaakt dat hij op die wijze voldoende bereikbaar is. Deze hoofdregel blijft gehandhaafd, maar wordt wel moderner geïnterpreteerd. Dat betekent bijvoorbeeld dat als een burger zelf een e-mail stuurt, de overheid mag aannemen dat die burger daarmee kenbaar maakt dat hij op deze wijze bereikbaar is en dat de overheid dus op dat bericht mag replyen. Het bestuursorgaan mag er echter weer niet zonder meer van uit gaan dat een in het verleden gebruikt e-mailadres nog actueel is. Dan zal gecontroleerd moeten worden of het e-mailadres nog juist is.

Berichten van de overheid die niet aan één of enkele burgers zijn gericht

De overheid plaatst ook steeds vaker algemene informatie op internet (bijvoorbeeld de website van de gemeente) zonder dat daarnaast een publicatie in papieren vorm plaatsvindt (bijvoorbeeld in een huis-aan-huisblad). Op grond van de huidige regeling zou hier strikt genomen een wettelijke basis voor moeten zijn. Dit wordt gewijzigd. De hoofdregel wordt dat voor berichten die niet tot een of meer geadresseerden zijn gericht kan worden volstaan met elektronische beschikbaarstelling.

Voor algemene informatie – zoals de gemeentelijke afvalkalender – is deze website-informatie vaak afdoende. Voor sommige besluiten, bijvoorbeeld de vaststelling van een nieuwe verordening, kunnen nog aanvullende regels worden gesteld, bijvoorbeeld dat publicatie moet plaatsvinden in het (digitale) Gemeenteblad. Hiermee wordt beoogd de betrouwbaarheid en toegankelijkheid te waarborgen: een website kan immers dagelijks wijzigen, maar een pdf van een Gemeenteblad niet. Die nadere regels zullen in een ander wetsvoorstel worden opgenomen.

Daarnaast zullen kennisgevingen en terinzageleggingen voortaan verplicht moeten worden geplaatst in de Staatscourant, het Provinciaal blad of het Gemeenteblad in plaats van in huis-aan-huisbladen. Daarmee zal ook een attenderingsysteem voor de burger mogelijk worden. Ook dit zal in dat tweede wetsvoorstel worden opgenomen.

Berichten aan een bestuursorgaan

De nieuwe hoofdregel gaat worden dat een ieder op elektronische wijze een bericht aan het bestuursorgaan kan zenden.

Het recht om met de overheid te kunnen e-mailen wordt niet onbegrensd. Zo kan de overheid een of meerdere wijzen van verzenden aanwijzen die de burger moet gebruiken. Uit de toelichting blijkt dat het voor de hand ligt om één algemeen e-mailadres aan te wijzen dat altijd gebruikt kan worden, bijvoorbeeld info@bestuursorgaanX.nl). Het is ook mogelijk een bepaalde app of een specifiek webformulier aan te wijzen of speciale e-mailadressen, bijvoorbeeld voor Wob-verzoeken of subsidieaanvragen.

Daarnaast blijft het bestuursorgaan bevoegd nadere eisen te stellen aan de verzending. Daarbij kan gedacht worden aan het verplicht gebruik van bepaalde typen bestanden zoals pdf of xml.

Het recht om met de overheid te kunnen e-mailen betekent niet dat het verboden wordt om nog per post met de overheid te communiceren. Als het bestuursorgaan wil voorschrijven dat een papieren bericht niet mogelijk is dan zal hiervoor een apart wettelijk voorschrift moeten worden opgesteld.

Op de website van het bestuursorgaan en op overheid.nl zal een overzicht worden geplaatst van de aangewezen wijzen waarop aan het bestuursorgaan berichten kunnen worden gezonden.

Wat als een bericht op de verkeerde wijze wordt gezonden?

Als een burger nu een aanvraag of bezwaarschrift ten onrechte per e-mail indient dan wordt dat beschouwd als een gebrek dat moet worden hersteld. De burger zal de e-mail dan moeten uitprinten, ondertekenen en binnen een bepaalde termijn alsnog per post moeten toesturen. Ook deze regel wordt (deels) gemoderniseerd.

Als een burger een e-mail stuurt naar het verkeerde, maar wel officieel aangewezen e-mailadres (bijvoorbeeld info@bestuursorgaanX.nl in plaats van subsidies@bestuursorgaanX.nl) dan moet het bestuursorgaan de e-mail intern doorgeleiden.

Als een burger echter een e-mail stuurt naar een niet aangewezen adres (bijvoorbeeld naar een specifieke ambtenaar) dan geldt deze verplichting niet. In de toelichting wordt wel gesteld dat het in dat geval behoorlijk en uit oogpunt van dienstverlening logisch is dat de ambtenaar het bericht doorgeleidt of in behandeling neemt, maar dat dit geen verplichting is. Een individuele ambtenaar kan immers (langdurig) afwezig zijn of uit dienst gaan en het is daarom primair aan de burger om de (juiste) aangewezen e-mailadressen te gebruiken. Om eventuele misverstanden te voorkomen geeft de minister daarom de tip aan bestuursorganen om geen gebruik te maken van niet-aangewezen e-mailadressen, maar alleen van (goed beheerde) afdelingsadressen of (duidelijk onbeheerde) noreply-adressen.

Een aanvraag die of bezwaarschrift dat is verzonden op een wijze die in het geheel niet is aangewezen geldt daarom in beginsel niet als ingediend. Als alsnog op de juiste wijze een aanvraag of bezwaarschrift wordt ingediend, wordt voor de vraag of sprake is van tijdige indiening gekeken naar het tijdstip waarop het bestuursorgaan de tweede aanvraag of bezwaarschrift heeft ontvangen. Als het tweede bezwaarschrift na het verstrijken van de bezwaartermijn wordt ingediend dan kan dit niet-ontvankelijkheid tot gevolg hebben. Alertheid bij e-mailen aan de overheid blijft dus geboden.

Ontvangstbevestiging en notificaties

Verder bevat het ontwerpwetsvoorstel een verplichte (geautomatiseerde) ontvangstbevestiging bij een elektronisch bericht. Hierdoor weet de verzender dat zijn bericht bij het bestuursorgaan is aangekomen. Bij uitblijven van het bericht moet de verzender alert zijn en ervan uitgaan dat er iets is misgegaan en hij wellicht het bericht nogmaals moet verzenden of een andere wijze van verzending moet kiezen.

Sommige bestuursorganen werken met een “berichtenbox”, bijvoorbeeld MijnOverheid en DUO. In een dergelijk systeem wordt door middel van notificaties (meestal een e-mail) gemeld dat een bericht is geplaatst. Het niet tijdig raadplegen van een bericht zou tot gevolg kunnen hebben dat termijnen verstrijken. Notificaties kunnen een dergelijke termijnoverschrijding voorkomen. Het wetsvoorstel bepaalt dat het bestuursorgaan notificaties moet aanbieden. De burger zal dan moeten aangeven waarheen een notificatie moet worden gezonden, maar kan ook aangeven geen notificaties te willen ontvangen. Als een burger kiest voor het ontvangen van notificaties dan is sprake van verschoonbare termijnoverschrijding als ten onrechte geen notificatie wordt verzonden.

Storingen

Het wetsvoorstel onderkent dat het denkbaar is dat een systeem uitvalt. Daarom bevat het voorstel een storingsregeling. Voor bijvoorbeeld bezwaarschriften geldt een indieningstermijn van zes weken. Een storing aan het begin van die periode is – aldus de toelichting bij het wetsvoorstel – geen probleem als daarna nog genoeg tijd over blijft om het bericht binnen de termijn te verzenden. Voor een storing aan het eind van die periode ligt dat anders. Daarom bepaalt het voorstel dat het bestuursorgaan in zo’n geval kan bepalen dat de indieningtermijn wordt verlengd. Mocht het bestuursorgaan dit niet doen dan is sprake van verschoonbare termijnoverschrijding. Het gaat hierbij om iedere storing die niet aan de verzender is toe te rekenen. Dat kan dus zowel een storing bij het bestuursorgaan zijn, maar ook een stroomstoring waarvoor de exploitant van de elektriciteitskabel verantwoordelijk is.

Ten slotte bevat het wetsvoorstel een bepaling dat als een elektronisch verzonden bericht van een bestuursorgaan niet kan worden bezorgd, dit bericht ten minste eenmaal elektronisch opnieuw moet worden verzonden, bijvoorbeeld een dag later. Zo kunnen tijdelijke storingen (zoals een volle mailbox of een storing bij de provider) worden ontvangen.

Afronding

Dit ontwerpwetsvoorstel is een belangrijke stap in de verdere digitalisering van de overheidscommunicatie. De huidige regeling is niet meer van deze tijd. Het voorstel maakt het kunnen e-mailen met de overheid terecht de hoofdregel in plaats van de uitzondering. Ook een algemeen attenderingsysteem voor kennisgevingen als alternatief voor het huis-aan-huisblad is een belangrijke verbetering voor het ontsluiten van overheidsinformatie.

Het wetsvoorstel past bovendien ook goed bij het project KEI dat digitaal procederen bij de rechtbank mogelijk zal maken en de Laan van de Leefomgeving die met de Omgevingswet zal worden geïntroduceerd. Het digitaal kunnen indienen van een aanvraag, zienswijze of bezwaarschrift bij een bestuursorgaan ligt in het logische verlengde hiervan.

Het is dan ook te hopen dat, na de consultatie, het wetsvoorstel snel wordt ingediend bij de Tweede Kamer en daar ook spoedig wordt behandeld.