A Receita Federal do Brasil (RFB), por meio da Instrução Normativa RFB n°1.608/16, instituiu em caráter obrigatório, a partir de 21 de março de 2016, a realização de protocolo pela via eletrônica para as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, presumido ou arbitrado.

O protocolo eletrônico deverá ser realizado utilizando-se o Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS) da RFB, disponível no endereço http://idg.receita.fazenda.gov.br/acesso-rapido/processos/orientacoes-gerais/pgs-programa-gerador-de-solicitacao-de-juntada-de-documentos-a-processo-digital​, obedecendo aos parâmetros de formatação de arquivos detalhados nos anexos I e II da IN nº 1.608/16.

Para o protocolo eletrônico será indispensável o uso de certificado digital pelo representante legal da empresa (perante o e-CAC) ou por um procurador habilitado.

A habilitação de procurador deverá ser feita por meio do e-CAC do contribuinte, na opção “Senhas e Procurações”:

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Somente o procurador devidamente habilitado e cadastrado estará apto a realizar o protocolo via PGS. 

No cadastramento de procurador no e-CAC é possível restringir seu acesso a apenas determinados serviços, bem como limitar o acesso a determinados processos digitais. Além disso, é possível estabelecer um prazo de validade para procuração eletrônica.

A habilitação do procurador para a realização de protocolo em processos digitais não implicará, automaticamente, na permissão para o acesso à caixa postal do contribuinte.

Ainda, a outorga de procuração digital não pressupõe a adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE). Desse modo, a empresa que não optou pelo DTE irá realizar o protocolo eletrônico, mas continuará a receber as intimações via correio.

Importante destacar, também, que a procuração digital outorgada com o serviço “Processos Digitais” não substitui a procuração e/ou mandato formal específico para prática de atos processuais. Ou seja, a procuração física continua sendo necessária para a condução do processo administrativo.

No caso de indisponibilidade do sistema no momento do protocolo, deverá ser realizado protocolo na Receita Federal do Brasil mediante uso de pendrive ou CD com os arquivos em PDF ou outros formatos digitais aceitos pela RFB, devidamente validados pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA). A realização de tal protocolo somente será aceita se provada a indisponibilidade ou insucesso do protocolo eletrônico.

Demais informações sobre a entrega de documentos digitais podem ser obtidas por meio do endereço:

http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/e-CAC/ManualProcessoDigitaleCAC.pdf