À titre d’employeur, vous disposez d’une certaine latitude dans l’élaboration de politiques d’entreprises, laquelle s’insère dans votre droit inhérent de gérance. Cependant, vous devrez respecter cinq critères développés par la jurisprudence si vous désirez imposer une politique de gestion des absences, sans quoi votre politique pourrait ne pas être applicable.

La politique doit…

  1. respecter la convention collective et les principes fondamentaux en matière de discipline

L’employeur peut élaborer une politique relative à la gestion des absences ainsi qu’imposer des mesures disciplinaires lorsque la convention collective est muette à ce sujet ou qu’elle ne contient pas de dispositions précises. Par ailleurs, lorsque l’employeur établit une politique d’absentéisme et qu’il y prévoit des sanctions, il doit le faire en s’assurant que les principes fondamentaux en matière de discipline soient respectés, notamment en s’assurant que l’imposition des mesures de discipline ne soit pas automatique mais qu’elle permette de prendre en compte les circonstances factuelles des infractions.

  1. être claire et non équivoque

La politique élaborée par l’employeur doit être claire et non équivoque, c’est-à-dire qu’elle ne doit pas laisser de place à l’interprétation ou à la confusion. Les salariés ne doivent pas être en mesure de raisonnablement douter de son application, de son sens et de ses effets. Il faut donc analyser le libellé de la politique ainsi que les circonstances dans lesquelles elle a été adoptée afin de voir si elle demeure ambigüe ou équivoque. Si tel est le cas, elle ne sera pas considérée valable ou applicable, du moins en ce qui a trait à sa partie ambiguë ou équivoque. Par exemple, si la politique prévoit des « sanctions » sans en définir la teneur et la durée ou qu’elle exige la production de « pièces justificatives » sans expliquer ce que constitue une pièce justificative appropriée, elle échouera cette étape.

  1. être raisonnable

Le caractère raisonnable d’une politique est mesuré suivant son objet et les circonstances ayant poussé l’employeur à l’adopter. De surcroît, la politique doit être raisonnable dans son application, et les sanctions qui y sont prévues doivent être proportionnelles à la faute et aux circonstances qui les entourent. Enfin, entre dans le caractère raisonnable de la politique l’existence d’une problématique réelle d’absentéisme, mais ce facteur n’est pas suffisant à lui seul et doit être modulé par les circonstances générales d’adoption et d’application de la politique. Par exemple, il serait déraisonnable de la part d’un employeur d’exiger, en réaction à un problème grave d’absentéisme chez un individu en particulier, que chaque absence pour cause de maladie soit justifiée par une attestation médicale pour l’ensemble des salariés.

  1. avoir été portée à la connaissance du salarié concerné

Évidemment, l’employeur qui désire imposer une politique à l’ensemble de ses salariés doit s’assurer que ces derniers ont pris connaissance de sa politique. L’employeur ne peut se contenter de présumer que ses salariés l’ont lue et vue – il a l’obligation positive d’agir avec diligence et prudence afin de s’assurer que les salariés ont l’opportunité de la consulter. Par contre, si l’employeur démontre que l’information a été transmise, il appartient alors au salarié de faire son « bout de chemin » et d’en prendre connaissance. Par ailleurs, la jurisprudence est constante quant au fait que l’affichage sur un ou plusieurs tableaux peut ne pas suffire et ce, même si le ou les tableaux ont été posés à la demande expresse du syndicat. Un tableau d’affichage est souvent encombré d’annonces de toutes sortes et de documents périmés. Ainsi, s’il désire afficher sa nouvelle politique sur un tableau, il doit s’assurer que l’attention du salarié y a bel et bien été apportée et que ce dernier pouvait prendre aisément connaissance de l’information.

  1. être appliquée uniformément

Dès lors que les quatre conditions précédentes ont été rencontrées, l’employeur doit démontrer qu’il applique la politique de façon uniforme. Une application arbitraire ou inconstante d’une politique risque de la rendre équivoque alors qu’à la base, elle ne l’était pas. Ainsi, il est important pour l’employeur de tenir un registre ou des dossiers relatifs aux absences de ses employés, aux mesures disciplinaires imposées et aux motifs derrière ces dernières.

Enfin, notons que dans la cause Syndicat des travailleuses et travailleurs du Pavillon St-Joseph (CSN) et Pavillon Saint-Joseph infirmerie des Sœurs de Sainte-Croix (grief syndical), D.T.E. 2015T-610, le tribunal a cru bon de rappeler que « dans le cas d’une maladie bénigne ou de malaise passager, la visite chez un médecin ou l’obtention d’une prescription, toutes deux inutiles, constituent une exigence abusive, indépendamment du fait qu’il peut être impossible de la rencontrer ». Ainsi, une politique de gestion des absences qui exige tout simplement un billet médical pour chaque absence pour cause de maladie peut être considérée abusive.