Voici le cinquième article de notre série portant sur les dix principaux enjeux pour les employeurs. Le processus d’entrevue d’employés potentiels peut être une épreuve tant pour le candidat que pour l’employeur. En effet, non seulement ce processus doit permettre à l’employeur de sélectionner le meilleur candidat, mais il fait également intervenir directement la législation en matière de droits de la personne et de protection de la vie privée. En général, les dispositions législatives applicables ont une incidence sur ce qui peut être dit et fait lors d’une entrevue, en plus de fournir des recours aux candidats lorsqu’un employeur « dépasse les bornes » pendant le processus d’embauche. La direction et le personnel des ressources humaines peuvent gérer ce genre de risque en établissant clairement à l’avance une politique formelle sur les entrevues ainsi que des questions ciblant les capacités du candidat à accomplir les tâches essentielles du poste. En règle générale, l’employeur devrait chercher à créer un processus d’embauche uniforme, équitable, objectif et complet et s’abstenir de recueillir plus de renseignements personnels qu’il n’en faut pour prendre une décision.

PRÉSENTATION

L’employeur ne peut refuser d’employer une personne ou faire à son égard des distinctions en se fondant sur les motifs de discrimination protégés par la législation applicable en matière de droits de la personne. Ces motifs diffèrent d’une province à une autre, mais comprennent généralement la race, la couleur, l’ascendance, le lieu d’origine, la religion, l’état civil, la situation familiale, l’incapacité physique ou mentale, le sexe, l’orientation sexuelle et l’âge. Toute question relative à ces motifs devrait être évitée, car un candidat pourrait tirer la conclusion que la décision d’embauche n’était pas uniquement fondée sur le mérite. Cela peut survenir même si l’employeur n’avait pas l’intention de faire de discrimination. L’employeur doit être conscient des formes subtiles de discrimination violant la législation sur les droits de la personne qui peuvent survenir lors d’un processus d’entrevue, lequel peut comprendre des questions en personne, des examens écrits, des formulaires de candidature et des vérifications d’antécédents. Pendant le processus d’embauche, l’employeur a également l’obligation d’accommoder tout besoin spécial du candidat en lien avec un motif protégé. À moins que l’adaptation demandée n’entraîne un préjudice injustifié pour l’employeur, l’inobservation de cette obligation peut donner lieu à une plainte pour discrimination.

En matière de droits de la personne, une plainte expose l’employeur au risque d’une atteinte possible à sa réputation ainsi qu’à des dommages-intérêts pécuniaires. Dans la plupart des ressorts, le particulier n’a qu’à présenter les faits qui pourraient permettre d’établir qu’il a été victime de discrimination. Après quoi, l’employeur aurait à prouver l’absence de discrimination, ce qui l’obligerait à défendre ses pratiques d’embauche publiquement.

Qui plus est, l’employeur doit se rappeler que le processus d’entrevue est également assujetti à la législation sur la protection de la vie privée. En règle générale, il devrait uniquement recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels à des fins légitimes et seulement les renseignements personnels nécessaires à ces fins. Toute forme de renseignements personnels ne peut être recueillie qu’avec le consentement du candidat. En entrevue, le consentement est implicite pour la plupart des questions portant sur le poste. Quoi qu’il en soit, l’employeur devrait s’efforcer de ne recueillir que les renseignements nécessaires pour prendre une décision d’embauche. La collecte superflue est interdite et peut devenir une source de problèmes pour l’employeur.

QUOI FAIRE, QUOI ÉVITER

Avant l’entrevue

QUOI FAIRE :

  • Créer un processus d’embauche uniforme pour tous les candidats.
    Élaborez les questions d’entrevue à l’avance en fonction des tâches et exigences essentielles relatives au poste. « Répondez-y » et évaluez les candidats selon vos réponses objectives. Posez les mêmes questions à tous les candidats.

Ces mesures permettent d’éviter les évaluations subjectives informelles dans la prise de décision des ressources humaines.

  • Préparer un groupe d’intervieweurs chargé d’évaluer les candidats en fonction du processus d’embauche.
    Un groupe permet d’évaluer les réponses du candidat à l’aide de points de vue variés et objectifs. Cela permet également à plusieurs personnes d’assister à l’entrevue où l’une d’elles prendra des notes détaillées.
  • Offrir d’accommoder un candidat, si ce dernier en a besoin, avant l’entrevue.
    Le candidat a habituellement la responsabilité d’informer l’employeur potentiel de ses besoins spéciaux et de fournir des détails suffisants pour que l’employeur puisse y répondre. Une fois avisé, l’employeur devrait collaborer avec le candidat pour créer un mécanisme d’entrevue ou d’embauche qui répond à l’obligation d’adaptation en vertu de la législation sur les droits de la personne.

QUOI ÉVITER :

  • Prendre des décisions d’embauche en se fondant sur une conversation informelle.
    Bien qu’une conversation informelle avec un candidat semble intéressante, un processus subjectif sans lignes directrices peut libérer des préjugés inconscients et déboucher parfois sur des allégations de discrimination. Le fait d’avoir un plan et une procédure écrite avant une entrevue apportera structure et objectivité aux questions sans éliminer les aspects positifs d’une conversation.
  • Ne pas se préparer.
    Un intervieweur qui ne s’est pas préparé à recevoir une personne en entrevue aura tendance à se concentrer sur les caractéristiques superficielles de celle‑ci plutôt que sur son mérite.
  • Scruter les participations d’un candidat à des médias sociaux sans son consentement et sans se demander si les renseignements personnels obtenus sont nécessaires.
    L’employeur doit obtenir le consentement d’un candidat pour recueillir des renseignements personnels à son sujet. Il en va de même pour les renseignements se trouvant sur les médias sociaux. L’employeur ne devrait pas essayer de contourner les règles sur la protection de la vie privée en utilisant son compte personnel pour scruter celui d’un candidat ni demander à un tiers de le faire pour lui.
  • Se fier aux renseignements trouvés sur les médias sociaux plutôt qu’au moyen des sources traditionnelles de renseignements personnels.
    En général, l’employeur devrait se méfier des renseignements obtenus sur les médias sociaux, car ils peuvent être peu fiables, inexacts et souvent inutiles.

Pendant l’entrevue

QUOI FAIRE :

  • Demander à un candidat de décrire ses qualifications, son expérience pertinente, sa formation et ses postes antérieurs.
    La législation sur les droits de la personne et la protection de la vie privée ne limite pas le droit d’un employeur d’obtenir des renseignements légitimes sur la personne qu’il pourrait embaucher. Les questions et sujets d’entrevue doivent viser à obtenir des renseignements sur les connaissances, aptitudes et habiletés professionnelles d’un candidat devant permettre à celui‑ci d’accomplir les principales tâches du poste.
  • Décrire les exigences de l’emploi, comme les heures supplémentaires, le travail pendant la fin de semaine ou les déplacements.
    Le fait de structurer les questions en fonction des exigences d’un emploi est une manière efficace d’éviter des éléments discriminatoires dans les questions.
  • Prendre des notes, prendre des notes, prendre des notes.
    La prise de notes lors d’une entrevue fournit des éléments de preuve en cas de plainte pour discrimination devant un tribunal des droits de la personne ou tout autre tribunal. Bien que cela ne mette pas l’employeur à l’abri d’une telle plainte, une fois celle-ci déposée, ces éléments de preuve peuvent être un outil très utile pour sa defense.

QUOI ÉVITER :

  • Poser des questions qui donnent des renseignements sur un motif de discrimination illicite.
    Voici une liste non exhaustive de sujets à éviter en entrevue :
    • Race, couleur, ascendance ou lieu d’origine. Si vous avez besoin de renseignements concernant le statut d’immigration du candidat, demandez-lui simplement s’il a légalement le droit de travailler au Canada. Évitez les questions relatives aux établissements d’enseignement qu’il a fréquentés, à son nom de famille ou à toute association ou club dont il est membre et qui visent à déterminer sa race, son ascendance ou son lieu d’origine.
    • Croyances et coutumes religieuses. Un employeur ne peut interroger un candidat au sujet de ses croyances et coutumes religieuses. Si vous avez besoin de savoir quand un candidat peut travailler, demandez-lui s’il peut faire des heures supplémentaires ou travailler la fin de semaine, s’il s’agit d’une exigence légitime du poste.
    • Orientation sexuelle. Il est rarement, voire jamais, justifié d’interroger un candidat au sujet de son orientation sexuelle. Les questions sur les relations personnelles d’un candidat devraient être complètement évitées dans presque tous les cas.
    • État civil ou situation familiale. Plutôt que d’interroger un candidat au sujet de son état civil ou de sa situation familiale, demandez lui simplement s’il peut travailler les heures requises pour le poste ou s’il peut se déplacer ou être muté.
    • Déficience mentale ou physique. Évitez les questions concernant l’état général de santé physique ou mentale d’un candidat ou concernant son historique de congés de maladie, d’absences et d’accidents du travail. Un employeur peut cependant demander au candidat s’il est capable d’accomplir les tâches essentielles du poste et décrire les exigences physiques et mentales qui s’y rattachent.
    • Genre. Évitez les questions concernant le genre, notamment les questions sur la grossesse, l’allaitement, les services de garde des enfants ainsi que les projets d’avoir des enfants.
    • Âge. Bien que l’employeur puisse demander à un candidat sa date de naissance à l’embauche, l’âge est rarement pertinent, à moins qu’il ne permette de savoir si le candidat a l’âge légal pour travailler, ce qui varie d’une province à une autre.
    • Condamnations au criminel et déclarations de culpabilité par procédure sommaire. La possibilité de poser des questions concernant les antécédents criminels varie d’une province à l’autre. En règle générale, l’employeur peut poser des questions à un candidat sur son dossier criminel s’il a une raison légitime de le faire, par exemple si la personne retenue occupera un poste de confiance ou travaillera avec des personnes vulnérables.
    • Anciens noms. Évitez les questions concernant l’ancien nom d’un candidat, à moins que cela ne permette de vérifier des dossiers d’emploi ou de scolarité antérieurs. Évitez les questions sur les noms visant à déterminer les origines du candidat ou le nom de jeune fille d’une candidate, ou si le candidat est lié à une autre personne.
    • Langue. Les questions sur les langues parlées par un candidat peuvent être déplacées s’il s’agit en réalité de questions sur la race, le lieu d’origine ou l’ascendance. L’exception, évidemment, est si la capacité à communiquer dans certaines langues est requise pour le poste.
    • Source de revenus. Il est recommandé d’éviter les questions sur les sources de revenus d’un candidat, car cela n’est pas pertinent. En outre, des stigmates sociaux sont parfois rattachés à certaines sources de revenus, comme l’aide sociale, une pension d’invalidité et les prestations alimentaires pour enfant.
  • Poser des questions visant à obtenir des renseignements qui ne sont pas pertinents ni liés aux exigences légitimes du poste.
    La législation sur la protection de la vie privée exige qu’un employeur recueille uniquement les renseignements personnels qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Pour ce faire, l’employeur doit nécessairement obtenir le consentement du candidat. La pratique exemplaire consiste à recueillir uniquement les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour prendre une décision d’embauche.

Après l’entrevue

QUOI FAIRE :

  • Conserver les notes et les documents d’entrevue le plus longtemps possible.
    Les différents territoires ont des délais de prescription qui varient pour déposer une plainte en matière de droits de la personne ou de protection de la vie privée ou intenter d’autres types de recours. L’employeur devrait conserver tous les documents du processus d’embauche aussi longtemps que possible pour se conformer à la loi applicable et se protéger de tout litige potentiel.
  • Demander au candidat retenu des renseignements supplémentaires.
    Il est permis de demander à la personne embauchée des renseignements supplémentaires pour établir et maintenir le lien d’emploi, s’il existe une raison légitime de le faire. Lorsqu’une offre d’emploi est acceptée (ou qu’elle est conditionnelle à certaines vérifications qui doivent être effectuées avec le consentement de la personne), il est généralement nécessaire d’obtenir la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, les coordonnées et d’autres renseignements personnels du candidat retenu qui sont requis pour établir le lien d’emploi, notamment pour inscrire l’employé aux régimes d’avantages sociaux et au service de la paie.