Bon nombre d’administrateurs de régimes de retraite se verront bientôt imposer de nouvelles obligations concernant les comités consultatifs des régimes de retraite (les « comités consultatifs »). Le nouveau régime ontarien relatif aux comités consultatifs, proposé à l’automne 2015, entrera en vigueur le 1er janvier 2017. Le Règlement de l’Ontario 351/16 modifie notamment le Règlement général adopté en vertu de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario) et entrera en vigueur le 1er janvier 2017.

Le présent bulletin donne un aperçu de l’information dont les administrateurs de régimes ont besoin pour se préparer.

À QUELS TYPES DE RÉGIMES DE RETRAITE LES RÈGLES SUR LES COMITÉS CONSULTATIFS S’APPLIQUENT-ELLES?

Les règles sur les comités consultatifs s’appliquent à l’ensemble des régimes de retraite enregistrés en Ontario, tant à prestations qu’à cotisations déterminées, à l’exception des régimes suivants :

  • les régimes de retraite conjoints;
  • les régimes de retraite interentreprises établis conformément à une convention collective;
  • les régimes de retraite administrés par un comité de retraite ou un autre corps dirigeant dont au moins un des représentants est choisi par les participants au régime ou par un syndicat qui agit en leur nom;
  • les régimes de retraite comptant un total combiné de moins de 50 participants ou participants retraités.

DANS QUELLES CIRCONSTANCES LES RÈGLES SUR LES COMITÉS CONSULTATIFS S’APPLIQUENT-ELLES?

Les règles sur les comités consultatifs s’appliquent dès qu’un avis d’intention de créer un comité consultatif est donné à l’administrateur de régime par un ou plusieurs syndicats représentant au moins 10 participants ou au moins 10 particuliers, dont chacun est un participant ou un participant retraité (l’« avis initial »).

PROCESSUS D’ÉLECTION

Lorsque l’administrateur de régime reçoit l’avis initial, il doit faciliter la tenue d’une élection pour permettre aux membres de voter pour ou contre la création d’un comité consultatif. Pour ce faire, l’administrateur de régime doit :

  • dans les 30 jours qui suivent la réception de l’avis initial, communiquer avec les particuliers ou le syndicat ayant donné l’avis initial pour discuter du processus d’élection;
  • dans les 90 jours qui suivent la réception de l’avis, aviser tous les participants et participants retraités qu’un vote sera tenu sur l’opportunité de créer un comité consultatif, envoyer les bulletins de vote et donner des précisions sur la façon de participer au vote, et transmettre les renseignements préparés par les parties ayant donné l’avis initial décrivant les objectifs d’un comité consultatif (ces renseignements peuvent être acheminés sous forme d’un dossier unique de notification);
  • aviser tous les participants, anciens participants et participants retraités, ainsi que tout syndicat qui a donné un avis initial du résultat du vote.

Un vote sur l’opportunité de créer un comité consultatif doit être tenu par scrutin secret selon une ou plusieurs des méthodes suivantes : en personne lors d’une réunion des participants et participants retraités, par voie électronique, par la poste ou par dépôt d’un bulletin de vote dans un lieu précisé.

Si le vote tenu afin d’établir un comité consultatif ne mène pas à la création d’un tel comité, l’administrateur de régime n’est pas obligé de fournir l’aide prévue pendant les trois années qui suivent la date du dernier vote et il doit en aviser tous les participants et participants retraités, ainsi que tout syndicat ayant donné l’avis initial.

COMPOSITION DU COMITÉ CONSULTATIF

Si le vote est en faveur de la création d’un comité consultatif, ce dernier est créé et se compose d’au moins quatre et d’au plus 15 représentants. L’administrateur de régime doit fournir aux particuliers, ou aux syndicats, qui ont donné un avis initial des renseignements sur la répartition des participants au régime afin de faciliter les nominations au comité consultatif.

Le comité consultatif doit être composé :

  • d’un représentant de chaque catégorie d’employés faisant partie du régime de retraite (ou de deux représentants s’il n’existe qu’une seule catégorie d’employés participant au régime de retraite);
  • de deux représentants nommés par les participants retraités.

Les anciens participants peuvent être nommés au comité consultatif, mais ils ne sont pas tenus d’y participer.

Les comités consultatifs établis avant le 1er janvier 2017 auront jusqu’au 30 juin 2017 pour s’assurer que leur composition actuelle respecte les nouvelles exigences.

RESPONSABILITÉS CONTINUES DE L’ADMINISTRATEUR DU RÉGIME DE RETRAITE

Lorsqu’un comité consultatif est établi et que les représentants sont nommés, l’administrateur de régime doit :

  • communiquer avec le comité consultatif afin de tenir une première réunion;
  • discuter de l’administration du régime et de questions qui intéressent les bénéficiaires lors d’une réunion qui doit être tenue au moins deux fois par année, ou une fois par année si le comité consultatif décide qu’il n’est pas nécessaire de tenir plus de réunions au cours d’une année donnée;
  • prendre des dispositions pour que l’actuaire du régime tienne une réunion avec le comité consultatif au moins une fois par année (dans le cas d’un régime à prestations déterminées);
  • veiller à ce que le comité consultatif ait accès, au moins une fois par année, à un particulier qui peut faire rapport sur les placements de la caisse de retraite;
  • donner accès aux dossiers de l’administrateur concernant l’administration de la caisse de retraite et du régime de retraite (sauf aux renseignements personnels de certaines personnes en particulier) et permettre au comité consultatif d’en copier le contenu;
  • fournir une aide administrative raisonnable pour que le comité consultatif puisse préparer un rapport annuel sur ses activités et l’envoyer aux participants, aux anciens participants, aux participants retraités et aux autres bénéficiaires.

COÛTS ASSOCIÉS AU COMITÉ CONSULTATIF

Les coûts raisonnables liés à la création du comité consultatif, y compris ceux associés à la tenue d’un vote et au fonctionnement du comité consultatif, sont payables par prélèvement sur la caisse de retraite.

Le droit de prélever sur la caisse de retraite les coûts raisonnables associés au comité consultatif est assez simple pour un régime de retraite à prestations déterminées, mais pour un régime de retraite à cotisations déterminées, les documents du régime en usage (par exemple, l’énoncé des politiques et des procédures de placement) et les contrats de services devraient être examinés afin de déterminer si des changements sont nécessaires.

DISSOLUTION D’UN COMITÉ CONSULTATIF

L’une des principales failles du régime relatif aux comités consultatifs consiste à ne prévoir aucun mécanisme permettant de procéder à la dissolution en bonne et due forme d’un comité consultatif. Une telle dissolution peut être appropriée, voire nécessaire, dans les cas où le comité consultatif juge que son existence n’est plus requise, qu’une majorité suffisante de participants au régime souhaitent cette dissolution ou si depuis un certain temps, les participants au comité consultatif n’ont sollicité aucune réunion ni n’y ont assisté. Cette question a d’ailleurs été soulevée au cours du processus de consultation, et nous espérons que la Commission des services financiers de l’Ontario fournira des éclaircissements à cet égard.