Kodeks cywilny został uchwalony w latach 60. XX wieku i wiele jego przepisów nie odpowiada wymogom współczesności. Ustawodawca, nowelizując przepisy o formie czynności prawnych, zamierzał dostosować je do aktualnych potrzeb i temu właśnie celowi służy wprowadzenie do Kodeksu cywilnego dokumentowej formy czynności prawnych. Wprowadzona regulacja stwarza prawne ramy funkcjonowania formy, która w obrocie prawnym była już powszechnie stosowana.

Ustawą z dnia 10.07.2015 r. o zmianie ustawy Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2015 r., poz.1311) do Kodeksu cywilnego został wprowadzony przepis art. 772 kc, regulujący nową formę czynności prawnej, jaką jest forma dokumentowa. Zmiana ta wiąże się bezpośrednio z wprowadzeniem do Kodeksu cywilnego definicji dokumentu.

 Dodany ww. ustawą art. 773 kc definiuje dokument jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Szerokie ujęcie pojęcia dokumentu pozwala przyjąć, że jest nim każdy nośnik informacji, w tym także nośnik informacji zawierający oświadczenie woli. Dla zachowania formy dokumentowej oświadczenia woli konieczne jest złożenie oświadczenia w dokumencie (art. 772 kc).

Trzeba przy tym zauważyć, że oświadczenie woli nie musi być złożone na piśmie. Forma ta będzie zachowana, jeżeli zostało złożone w innej postaci niż tekstowa. Dopuszczalne jest więc złożenie oświadczenia w postaci audio, audio-video, multimediów zawierających tekst, obraz lub dźwięk (por. Szostek w: Legalis – Art. 77(2) KC red. Gołaczyński 2016, wyd.1). Jako przykład oświadczeń złożonych w formie dokumentowej można wskazać: wiadomość na pliku z zapisem dźwiękowym, wiadomość SMS, wiadomość mailową czy faksową. Wymogi formy dokumentowej będzie też spełniać nagranie video zawierające oświadczenie woli.

Oprócz dokumentu drugim, istotnym elementem definicji formy dokumentowej jest konieczność ustalenia osoby składającej oświadczenie. Ustawodawca nie przesądził, czy ustalenie to powinno nastąpić na podstawie treści dokumentu, czy też w inny sposób. Przepis art. 772 kc nie wprowadza żadnych ograniczeń co do sposobu umożliwiającego ustalenia tożsamości autora dokumentu. W powołanym przepisie brak jest również kryterium weryfikacji tożsamości osoby składającej oświadczenie woli.

W piśmiennictwie wskazano, że identyfikacja osoby składającej oświadczenie może polegać nie tylko na weryfikacji podpisu własnoręcznego, weryfikacji podpisu elektronicznego, ale także pośrednio poprzez rozpoznanie telefonu komórkowego, z którego został wysłany SMS, przez adres poczty elektronicznej i jej nadawcę, dane osoby korzystającej z konta w sklepie internetowym, a także obraz (film) zawierający wizerunek osoby składającej oświadczenie, jeżeli ten wizerunek pozwala na identyfikację. Identyfikacja może nastąpić nawet na podstawie nagranego głosu, jeżeli jest na tyle charakterystyczny, iż adresat może na jego podstawie rozpoznać nadawcę, np. nagranie na skrzynkę poczty głosowej; por. op.cit. 

Inaczej mówiąc, identyfikacja może nastąpić w każdy sposób, byle możliwe było ustalenie osoby składającej oświadczenie. Nie musi być to przy tym identyfikacja  bezpośrednia, która bez dodatkowych czynności prowadzi do ustalenia autora oświadczenia woli, lecz wystarcza identyfikacja o charakterze pośrednim, gdy określenie osoby składającej oświadczenie wymaga dodatkowych czynności. Ważne przy tym jest, aby adresat oświadczenia miał możliwość identyfikacji składającego oświadczenie (por. op.cit).

Nie sposób pominąć, że chociaż forma dokumentowa jako odrębna forma dla oświadczeń woli została wprowadzona do Kodeksu cywilnego dopiero nowelizacją z 10.07.2015 r., to w praktyce funkcjonowała już znacznie wcześniej i z jej użyciem zawierano wiele umów. Wraz z rozwojem nowoczesnych środków komunikowania się stała się jedną z najczęściej wykorzystywanych form składania oświadczeń woli. Do tego celu wykorzystywana jest przede wszystkim poczta elektroniczna, konta w sklepach internetowych, portale aukcyjne itd. Stąd też wprowadzenie formy dokumentowej do Kodeksu cywilnego nadało tylko ramy prawne zdarzeniom, które powszechnie występowały. Uregulowanie tej formy w kc daje podstawę do udokumentowania faktu dokonania czynności prawnej nie tylko przy zachowaniu formy pisemnej, ale za pomocą wszelkich innych nośników informacji.