La documentation et la détermination du prix de pleine concurrence des services de nature administrative, ou « management fees », sont souvent pour les groupes source de diffi cultés et de redressements.
Le 25 janvier 2011 la Commission de l’Union européenne a publié une Communication concernant ce type de services à faible valeur ajoutée, à la suite des travaux relatifs au Forum conjoint sur les prix de transfert. Le Forum conjoint précise les obligations documentaires relatives à ces services.
Outre la description des services rendus, il convient de prouver la réalité des prestations et l’avantage qu’en retire le bénéfi ciaire, même s’il est reconnu qu’il n’est pas toujours possible de fournir « une preuve irréfutable » de cet avantage.
Si ces différents éléments ne paraissent pas particulièrement novateurs, c’est sur l’identifi cation des coûts des prestations de services pouvant être ainsi refacturés que le rapport nous paraît présenter un intérêt particulier.
Le rapport distingue trois groupes de coûts : les coûts d’actionnaire, les coûts pouvant être aisément identifi és et facturés directement, et les coûts à facturer avec une clef d’allocation.
S’agissant des coûts d’actionnaire non facturables, le Forum en donne une liste beaucoup plus complète que celle déjà établie par l’OCDE. Elle répertorie en effet une vingtaine de catégories de coûts ; il s’agit, par exemple, de coûts liés aux obligations de « reporting » de la maison mère. On pourra utilement se référer à cette liste lorsqu’il s’agit d’isoler les frais d’actionnaire pour les retrancher de la masse des coûts facturables.
Concernant les coûts qui ne paraissent pas pouvoir être aisément alloués à tel ou tel bénéfi ciaire, il est possible d’appliquer une ou plusieurs clés de répartition. Le Forum donne des exemples de clés de répartition pertinentes en fonction des activités en cause : ainsi, pour les prestations informatiques, le nombre d’ordinateurs est couramment utilisé ; pour les logiciels, le nombre de licences ; pour les services comptables et fi scaux, le chiffre d’affaires ou l’importance du bilan.
En ce qui concerne les services sur demande, le rapport reconnaît le principe d’une facturation même s’il n’y a pas de prestations effectivement fournies une année donnée, dès lors qu’une infrastructure doit être mise en place pour pouvoir fournir des services sur demande.
Concernant les marges, le Forum conjoint insiste sur le fait qu’il convient d’abord de s’assurer de la détermination d’une base de coûts adéquate, et ensuite de s’interroger sur le taux de marge à appliquer. Il est indiqué que le taux de marge est généralement compris dans une fourchette de 3 à 10 %, mais qu’il tourne le plus souvent autour de 5 %. Le Forum européen confi rme ainsi les niveaux de marge généralement retenus par les entreprises.
Le rapport précise qu’un examinateur pourra s’orienter vers une recherche d’informations moins exigeante qu’une étude de comparables pour justifi er le niveau de marge retenu.
En conclusion, la publication de la Commission sur les « management fees » donne des indications très concrètes et utiles pour fi xer et documenter ceux-ci, qu’il s’agisse de l’identifi cation des coûts à facturer, des clefs à utiliser, ou du niveau de marge à appliquer. Il est par ailleurs probable que tant l’administration fi scale que les contribuables vont s’y référer dans le cadre de contrôles fi scaux.