Vous êtes administrateur d’une société privée et l’un des actionnaires vous demande de lui remettre le procès-verbal de la dernière réunion du conseil d’administration (ci-après « CA »). Avez-vous l’obligation légale de lui remettre ce document?

A. Les dispositions législatives

Tout d’abord, la Loi canadienne sur les sociétés par actions1(ci-après « LCSA »)prévoit que les procès-verbaux du CA peuvent être consultés uniquement par les administrateurs de la société. Même constat en ce qui concerne la Loi sur les sociétés par actions2 (ci-après « LSAQ »),laquelle stipule que seuls les administrateurs et le vérificateur peuvent avoir accès aux livres où figurent les procès-verbaux des réunions du CA ainsi que les résolutions du CA et de ses comités. De plus, notons que les procès-verbaux des réunions du CA ne figurent pas à la liste des documents auxquels ont accès les actionnaires sous l’égide de la LCSA et LSAQ3. Quant aux organismes sans but lucratif régis par la partie III de la Loi sur les compagnies4 (ci-après « LC »), les procès-verbaux des réunions du CA ne font également pas partie des documents auxquels ont accès les membres.

B. La confidentialité des procès-verbaux

Les tribunaux québécois se sont déjà penchés sur la question. En effet, la Cour d’appel dans la décision Germain c. L.D.G. inc.5 mentionne que les procès-verbaux font partie des livres d’administration et d’opérations de la société. La Cour d’appel précise que ces documents sont : « […] reliés à l’administration interne de la compagnie et qui sont à l’usage des administrateurs en exercice. ». En ce cens, la Cour est d’avis que la consultation de ces livres doit être limitée aux administrateurs.

Dans l’affaire Roch Harnois & associés inc.6, la Cour supérieure, saisie d’un dossier en matière de faillite, en arrive au même constat que la Cour d’appel : un actionnaire n’a pas de droit de consultation des procès-verbaux des réunions du CA et des résolutions du CA. Ainsi, comme le syndic ne détient pas plus de droits que le failli, il ne peut avoir accès aux procès-verbaux du CA de la société.

Dans une décision de 2013 de la Cour supérieure7, un membre d’un organisme sans but lucratif demandait un jugement déclaratoire dans le but d’avoir accès aux procès-verbaux des réunions du CA de cet organisme. Le tribunal, revenant sur les principes émis par la Cour d’appel et la Cour supérieure dans les deux décisions citées ci-haut, précise que, dans des cas très particuliers où la compagnie est poursuivie, le tribunal peut alors forcer la production des procès-verbaux s’il est d’avis que la solution du litige doit passer par le dépôt de ces documents. En l’espèce, le tribunal est d’avis qu’il ne s’agit pas d’un tel cas d’exception.

Mentionnons toutefois les exceptions statutaires prévues à la LCSA8 et LSAQ9 relatives à la communication des intérêts des administrateurs. En effet, un actionnaire de la société peut consulter toute partie des procès-verbaux des réunions du CA ou de tous autres documents dans lesquels les intérêts d’un administrateur ou d’un dirigeant dans un contrat ou une opération sont dénoncés.

C. La production des procès-verbaux dans le cadre d’un procès

Bien que de façon générale, seuls les administrateurs de la société puissent consulter les procès-verbaux du CA, cela ne signifie pas pour autant que ces documents doivent être considérés comme confidentiels10. Comme la Cour le mentionne dans la décision Payette c. Viel11, dans un cas particulier où la compagnie est poursuivie, le tribunal peut alors forcer la production de ces procès-verbaux. À titre d’exemple, dans l’affaire M.L. c. Compagnie A12, la Commission d’accès à l’information du Québec a ordonné à l’entreprise de remettre au demandeur les passages des procès-verbaux des réunions du CA qui contenaient des renseignements personnels à son égard.

D. Conclusion

Bref, il ressort des dispositions législatives et de la jurisprudence pertinente que, sous réserve des exceptions relatives à la communication des intérêts des administrateurs, l’actionnaire d’une société n’a pas accès de plein droit aux procès-verbaux des réunions du CA. Toutefois, dans certaines situations, le tribunal pourra ordonner que ces documents lui soient transmis.