Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado, de 12 de febrero de 2015, sobre la legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización

El pasado 16 de febrero se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado relativa a la legalización de libros obligatorios de los empresarios, por la que se pretende unificar los criterios existentes hasta el momento en esta materia (la “Instrucción DGRN 2015”).

La Dirección General de los Registros y del Notariado (la “DGRN”) previamente, por medio de su instrucción de fecha 31 de diciembre de 1999, ya estableció los formatos y requisitos por medio de los cuales se podía proceder voluntariamente a la legalización de libros por vía telemática. Posteriormente, a partir de la entrada en vigor de la Ley 14/2013, los libros de llevanza obligatoria podían legalizarse de distintas maneras, siendo una de ellas la vía telemática. No obstante, la realidad es que, hasta la fecha, la práctica totalidad de los empresarios ha venido presentado a legalización sus libros obligatorios de manera previa a su cumplimentación y en soporte físico, obviando (en gran parte, con motivo de la falta de precisión de la regulación al respecto) lo previsto en el artículo 18 de la citada Ley 14/2013 y en la Instrucción de la DGRN de 31 de diciembre de 1999 y en su Resolución posterior y aclaratoria, de 5 de agosto de 2014. Además, hemos venido observando que en cada Registro Mercantil la manera de interpretar y aplicar la normativa era diferente, originando infinidad de interrogantes en los últimos tiempos.

¿Qué novedades deberán tenerse en cuenta a partir de ahora?

Como regla general, de acuerdo con lo establecido por el Código de Comercio en sus artículos 26 y 28, los empresarios tienen la obligación de llevar una serie de libros registro, como son, los libros contables de inventarios, cuentas anuales y diario, así como el libro o libros de actas de los órganos sociales, además de otros libros de llevanza obligatoria como son el libro registro de acciones nominativas, en las sociedades anónimas, o el libro registro de socios, en las sociedades de responsabilidad limitada, o el libro de contratos con el socio único, en las sociedades unipersonales.

Con la Instrucción DGRN 2015, las dudas existentes en lo que respecta a la interpretación de la normativa relativa a la legalización de los libros de los empresarios han quedado despejadas. En este sentido, en línea con la Resolución de la DGRN de 5 de agosto de 2014, debemos destacar, entre otras conclusiones, que la presentación telemática de todos los libros de los empresarios resulta obligatoria. Las nuevas “explicaciones” suponen un cambio sustancial de la práctica que se venía siguiendo hasta la fecha, tanto por los empresarios como por los propios Registros Mercantiles.

A continuación, se detallan las principales normas de índole práctica que deberán ser tenidas en cuenta a partir de ahora en lo que respecta a la legalización de los libros de los empresarios de llevanza obligatoria:

  1. Para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, se prohíbe la presentación a legalización de libros (encuadernados o de hojas móviles) en blanco para su posterior cumplimentación. Es decir, no cabe la legalización a priori.
  2. Los libros solo podrán ser presentados a legalización (i) por vía telemática (excluyendo la posibilidad de presentación en soporte físico o informático), (ii) una vez cumplimentados, y (iii) obligatoriamente, en soporte electrónico.
  3. La presentación telemática de los libros deberá realizarse, con carácter anual, en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, sin perjuicio de la posibilidad de legalizar en cualquier momento “libros de detalles” de actas a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza.
  4. En el libro de actas deberá constar las fechas de apertura y cierre de cada ejercicio.
  5. Podrá ser objeto de legalización un libro de actas, un libro registro de acciones nominativas o de socios de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores o el libro inicial, respectivamente.
  6. La pérdida, sustracción, destrucción física o informática o robo del libro de socios o de acciones nominativas podrá ser subsanada mediante la legalización de un nuevo libro, que incluya el contenido de los libros inutilizados, siempre que se acredite telemáticamente mediante denuncia policial o acta notarial.
  7. La rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados que deba tenerse en cuenta, será presentada telemáticamente a legalización mediante soporte electrónico.
  8. En el supuesto de que, por problemas técnicos, no sea posible la presentación de los ficheros electrónicos por vía telemática, excepcionalmente se permitirá su presentación mediante dispositivos de almacenamientos de datos, los cuales deberán reunir una serie de características técnicas referenciadas en la mencionada Instrucción DGRN 2015.

¿A partir de qué momento son aplicables las nuevas instrucciones dictadas por la Instrucción DGRN 2015?

La Instrucción DGRN 2015, en línea con la Resolución de la DGRN de 5 de agosto de 2014, despeja las dudas introducidas por la Ley 14/2013 en lo que respecta a su entrada en vigor: será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013.

Entonces, ¿qué ocurre con los libros ya legalizados conforme a los procedimientos anteriores?

Uno de los aspectos más controvertidos de lo dispuesto en el artículo 18 de la mencionada Ley 14/2013 ha sido su coordinación con la normativa anterior y la falta de un régimen transitorio en lo que respecta a los libros debidamente legalizados con anterioridad. Así las cosas, conforme a las nuevas aclaraciones de la Instrucción DGRN 2015 (muchas de ellas ya recogidas por la Resolución de la DGRN de 5 de agosto de 2014), se deberá tener en cuenta lo siguiente:

  1. Los libros encuadernados ya legalizados en blanco conforme a la normativa anterior exclusivamente podrán ser utilizados para ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. La misma regla será de aplicación para los libros registro de socios o de acciones nominativas y el libro de contratos con el socio único.
  2. Finalizado el ejercicio social abierto antes del 29 de septiembre de 2013, el libro deberá ser objeto de cierre, constando tal circunstancia en el posterior primer envío telemático. Todo aquello transcrito al libro posteriormente al cierre del mencionado ejercicio deberá ser trasladado al primer libro que deba legalizarse telemáticamente.
  3. Para las sociedades de nueva creación desde la entrada en vigor de la Instrucción DGRN 2015, ya inscritas en el Registro Mercantil correspondiente, se legalizará un libro registro de socios o acciones nominativas, que será el primero de orden, donde conste la titularidad original de los fundadores.
  4. En lo que respecta a las sociedades ya constituidas e inscritas, exclusivamente será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que, en su caso, se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las acciones o participaciones o en el que se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

No obstante lo anterior, y en lo que respecta a los ejercicios iniciados posteriormente al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014, aquellos libros que no hubieran sido legalizados a priori (ex artículo 27.1 del Código de Comercio), podrán ser presentados a legalización en formato papel en la medida en que, por justa causa, no sea posible su presentación en formato electrónico. A estos efectos, bastará con que la justa causa sea alegada en la correspondiente solicitud de legalización de libros.

De todos modos, conforme a la práctica recomendada por diferentes Registradores Mercantiles, no sería necesario presentar a legalización los libros de ejercicios cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014, pudiendo ser los libros de los siguientes ejercicios (a partir del 1 de enero de 2015) los primeros en ser presentados a legalización conforme a las nuevas directrices.

¿Qué hago con los libros físicos que aún tienen hojas en blanco?

En el supuesto de que la sociedad tenga libros físicos debidamente legalizados conforme a la regulación anterior en los que estén transcritas todas las actas de las reuniones de los órganos sociales que se han celebrado hasta el 31 de diciembre de 2014 (incluido) y contengan hojas en blanco en las que puedan ser transcritas actas posteriores, se cerrará el libro no siendo necesaria su presentación a legalización. Esta práctica parece ser recomendada por gran parte de los Registradores Mercantiles y, en consecuencia, sería aconsejable hacerlo así.

¿Qué pasa si existen actas pendientes de transcribir y el libro legalizado está completo?

Podría darse el caso de que en el libro de actas (debidamente legalizado conforme a la normativa anterior) no haya espacio suficiente para trasladar las actas pendientes de transcripción y relativas a reuniones celebradas hasta el 31 de diciembre de 2014, inclusive. En estos casos, los Registradores Mercantiles sugieren que, durante los cuatro primeros meses siguientes a la finalización del ejercicio 2014, aquellas actas que no hayan podido ser transcritas al libro físico, debido a la falta de espacio, sean presentadas telemáticamente, incluyendo una diligencia que atestigüe la excepcionalidad de la situación.

En el supuesto de que la sociedad nunca hubiera dispuesto de libro, debería presentar a legalización y de manera telemática todas las actas expedidas desde su constitución.

A partir de ahora, ¿hay que seguir custodiando los libros físicos?

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 30 del Código de Comercio los empresarios deberán custodiar sus libros durante seis años además de, como novedad, presentar anualmente una copia electrónica por vía telemática.

¿Qué requisitos técnicos deben reunir los libros a legalizar, así como su presentación?

Los libros de los empresarios deberán (i) reunir los requisitos técnicos de elaboración (tanto en lo que se refiere a formato como contenido) indicados en la propia Instrucción DGRN 2015 – y conforme al modelo de instancia anexado a esta –, y (ii) tendrán que ser presentados a legalización a través de la plataforma telemática del Colegio de Registradores (www.registradores.org). De acuerdo con la información proporcionada por diferentes Registros Mercantiles, en un futuro próximo, a través de la referida plataforma telemática se pondrá a disposición de los empresarios una herramienta informática diseñada para este fin.

Con el fin de dotar de seguridad y protección a los datos incluidos en los libros, tanto la elaboración como presentación telemática de los libros se realizarán por medio del uso de una huella digital.

Para generar la huella digital correspondiente a cada libro, se aplicará un algoritmo estándar a los diferentes ficheros que conformen el libro en cuestión. Además, todos los ficheros que compongan la legalización deberán estar comprimidos en un archivo con extensión “ZIP”. La Instrucción DGRN 2015 también incluye un anexo que contiene las normas de definición y nomenclatura que deberán cumplir los archivos electrónicos que conformen los libros a legalizar.

Cabe señalar que las personas que procedan a la solicitud de legalización de los libros deberán estar facultadas para el uso de firma electrónica, conforme a los requisitos establecidos en la legislación vigente.

En lo que respecta a los libros no obligatorios, ¿se les aplica el mismo régimen?

Las normas anteriores serán aplicables, de igual manera, a los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio (i.e. el libro registro de visitas existente en cada centro de trabajo o el libro mayor de contabilidad).

¿Son los empresarios los únicos vinculados por la Instrucción DGRN 2015?

El nuevo régimen, así como las aclaraciones dictadas por la DGRN sobre su interpretación práctica, serán también de aplicación a las uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas o jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio.

Incumplimiento y régimen sancionador

De la misma manera que la Ley 14/2013, la Instrucción DGRN 2015 se limita a fijar el carácter obligatorio del procedimiento telemático de legalización, sin que modifique, en ningún caso, las normas sustantivas.

Desde un punto de vista registral, la legalización tardía obliga al Registrador Mercantil a dejar constancia de esa circunstancia, tanto en el libro legalizado, como en el Libro-registro de legalizaciones. No obstante, desde el punto de vista jurídico privado, existen dos variables que deben ser consideradas:

  • La legalización tardía puede ser presupuesto de responsabilidad de los administradores, cuando se trata de sociedades, toda vez que dentro de las obligaciones inherentes al cargo se encuentra la de velar por la correcta llevanza de los libros de la sociedad. Por lo tanto, su defectuoso cumplimiento podría considerarse un supuesto de falta de la diligencia debida en el desempeño de su cargo (artículo 225 de la Ley de Sociedades de Capital).
  • Debe tenerse en cuenta que el incumplimiento de las obligaciones de legalización podría llegar a considerarse, como un hecho incardinable en la presunción de concurso culpable dispuesta en el artículo 164.2.1º de la Ley Concursal, cuando se refiera a irregularidades relevantes en la llevanza de los libros de contabilidad.