Een document is een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat (artikel 1 onder a Wob). Bestuursorganen geven in reactie op een Wob-verzoek soms aan dat een document niet langer bestaat of dat zij het niet kunnen vinden.

De Wob-verzoeker moet aannemelijk maken dat een document toch bij het bestuursorgaan berust

De Afdeling bestuursrechtspraak verlangt in dergelijke gevallen van de Wob-verzoeker dat deze aangeeft waarom het desbetreffende document wel aanwezig is. De standaardoverweging luidt:

"Zoals de Afdeling eerder heeft overwogen is het, wanneer een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer bij hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, in beginsel aan degene die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, een bepaald document toch bij dat bestuursorgaan berust."

De Wob-verzoeker heeft een zware kluif aan het aannemelijk maken hiervan. Hij of zij weet in veel gevallen niet welke documenten exact bestaan en of deze al dan niet worden bewaard. Daarom lukt het vaak niet de mededeling van het bestuursorgaan in een zodanig daglicht te plaatsen dat deze mededeling ongeloofwaardig voorko​mt.

Heeft het bestuursorgaan het interne onderzoek voldoende zorgvuldig uitgevoerd?

Een categorie gevallen waarin de Afdeling bestuursrechtspraak de mededelingen van het bestuursorgaan niet geloofwaardig acht, betreft de gevallen waarin het interne onderzoek ontoereikend was. Een recente uitspraak over de bijzondere openbaarmakingsregeling in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv), waarbij voor wat betreft het 'berusten' dezelfde standaardoverweging wordt gehanteerd als bij de Wob, laat in de eerste plaats zien hoe een appellant aan de hand van stellingen van het bestuursorgaan aannemelijk kan maken dat een bepaald document aldaar toch berust. De uitspraak laat in de tweede plaats zien hoe het beginsel van een zorgvuldige voorbereiding in deze gevallen vereist dat een bestuursorgaan daadwerkelijk onderzoek doet en zich eventueel inspant om documenten die niet langer bij hem berusten boven water te krijgen.

De uitspraak d.d. 10 februari 2016 betreft een verzoek aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om kennisneming van bij de AIVD aanwezige nieuwsbrieven. Appellant voert succesvol aan dat de rechtbank ten onrechte heeft overwogen dat geen aanleiding voor twijfel bestaat aan de juistheid van de mededeling 'dat een aantal van de gevraagde nieuwsbrieven niet bij het archiefonderzoek zijn aangetroffen'. De mededeling dat ontbrekende nieuwsbrieven niet meer onder de minister berusten komt de Afdeling om een tweetal redenen ongeloofwaardig voor. 1. In reactie op de stelling van appellant dat de nieuwsbrieven digitaal zijn opgesteld, heeft de minister aangegeven niet te weten of de ontbrekende nieuwsbrieven digitaal zijn. Tevens heeft de minister aangegeven dat digitaal is gezocht. Deze stellingen verhouden zich niet op een geloofwaardige manier tot de eerder opmerking van de minister dat in dozen is gezocht. 2. Digitaal zoeken lijkt volgens de Afdeling een algemene werkwijze. De minister had moeten controleren of deze in het concrete geval daadwerkelijk is gevolgd.

De Afdeling komt voorts tot de conclusie dat de minister het bestreden besluit onzorgvuldig heeft voorbereid. De minister heeft erkend dat de ontbrekende nieuwsbrieven hebben bestaan en door de AIVD ook buiten die dienst zijn verspreid. Daarnaast staat vast dat de nieuwsbrieven werden bewaard en zijn de meeste nieuwsbrieven aangetroffen. De Afdeling oordeelt dat onder die omstandigheden van de minister in redelijkheid enig onderzoek mocht worden verwacht of binnen het bereik van de externe verzending de ontbrekende exemplaren elders nog beschikbaar waren.

Conclusie

De uitspraak van 10 februari 2016 maakt duidelijk dat bestuursorganen niet kunnen volstaan met een algemene beschrijving van het zoekproces naar documenten. Het bestuursorgaan moet duidelijk maken dat deze werkwijze effectief is en in het concrete geval toegepast. Daarnaast vereist het beginsel van een zorgvuldige voorbereiding dat het bestuursorgaan zich, indien documenten niet langer bij hem berusten, in voldoende mate inspant deze documenten terug te halen.