互联网时代的来临,国家对于知识产权产权的重视,企业竞争中在知识产权上吃过的亏,使得人们越来越多的关注知识产权,越来越多的知识产权事件成为大家讨论的话题。近日很火的微信案件,大家着眼于“商标法十条一款八项”的问题,“公共利益”的问题。笔者认为,腾讯公司在微信产品研发立项时就申请了商标,产品上市前取得了商标专用权,那么就没有现在的风波了。这是企业的知识产权管理制度需要解决的问题,有关企业商标申请的制度和流程应该如何制定的问题,笔者今天要探讨的是企业另外一个很重要的管理制度,那就是商标档案的管理制度。很多人会问这个如何管理,很多企业都有管理档案的专员,甚至于电子档案,档案库等等。但是,知识产权档案的管理为什么就是非常重要?

商标档案是商标管理工作的基础,真实地记述了商标在商品经济活动中发展变化的历史,商标档案管理制度的建立是为现实服务,替未来着想。

商标档案是在商标注册、使用和管理活动中直接形成的,具有保存、利用价值的各种形式和载体的商标文件材料。

商标档案能够体现出的商品质量、知名程度、使用时间、消费者信赖程度等等,同时结合其他材料,对商标的价值进行评估,对驰名商标进行认定,推动名牌产品生产,促进企业珍惜商标信誉,从而提升企业在市场中的竞争优势。健全的商标档案资料,还能提供反映商标情况的信息,使企业能够了解所在行业、所在地区以及竞争企业的商标注册和使用情况,进而加强企业商标的日常管理和维护,使企业能够在安全、顺利的运营环境中发展。笔者认为,企业做好商标档案的管理工作,应注意以下几点:

首先,规范商标的使用,制定商标档案管理制度

可以说,企业任何的商标行为,商标档案是基础,也就是企业的商标证据。商标被驳回了需要提供证据;商标异议和无效要提交证据;商标被撤销了更需要提供使用证据。但是在以往的案件代理中,企业是有一些证据,可以绝大多数的证据是无效的,以此导致企业应有的利益就很难得到保证,失去了市场、失去了品牌。什么样的证据才是有效的?无论是什么类型的证据、哪个主体的证据,只要是有关商标的证据,则需满足5个条款,(1)能够显示出使用的商标标志;(2)能够显示出商标使用的商品或服务项目;能够显示出商标的使用主体,既包括商标权利人自己,也包括商标权利人许可的他人。许可他人使用的,应当(3)能够证明许可使用关系的存在;(4)能够显示商标使用的时间;(5)能够证明商标使用的地域范围。只有这样的证据才能起到证明力度。企业应建立健全商标档案管理制度,设定存档范围、设定管理岗位和借阅制度等。企业的商标管理部门应做好商标档案审核工作,以避免企业因此遭受的损失。

其次,真实、完整、安全的保存商标档案

笔者在此仅对于商标归档范围进行阐述,商标的档案应包括,企业商标命名档案、商标注册档案、商标管理档案、 商标使用档案、荣誉档案、竞争对手档案、商标侵权档案和商标财务档案。

商标命名档案:是指商标起名、设计以及确定过程中形成的档案。包括商标命名方案

商标含义、商标设计草图、商标委托外部机构设计的委托合同以及来往邮件、商标首次使用的证明资料(时间、地域、产品、销售发票)等。

商标注册档案:是指企业为获商标专用权,在商标注册过程中形成的档案。包括所有官方文件、申请文件、证据材料等。

商标管理档案:是指对商标专用权保护和日常管理活动中形成的档案。包括:商标转让、

许可、海关备案等官方文件;行政投诉、民事起诉等资料;公司内部商标事项通告书等等。

商标使用档案:企业在经营过程中形成使用商标而形成的档案。包括商标宣传资料、商标广告资料和商标销售资料。商标宣传资料是指企业在宣传产品和自身形象的经营行为中形成的资料,包括企宣资料、领导视察资料、赞助活动资料、展会展览资料等等;商标广告资料是指公司在平面、电视、广播、户外、卖场等媒介中投放的广告证明资料,包括广告合同、发票、广告样本等等。商标销售资料是指公司通过专卖店、商超卖场、工程、电子商务等渠道进行销售的证明材料,包括销售合同、发票、订单等等。

荣誉档案:企业在经营过程中因产品质量、信誉和知名度所取得的商标荣誉及公司荣誉等证明材料,包括著名商标、消费者满意/信赖品牌、行业排名证书、品牌销量证明、创新企业奖、省市级以上获得的企业荣誉奖项等等。

竞争对手档案:是指行业竞争对手的与商标有关的信息,包括商标注册情况、销售网络、对本公司的侵权记录、产品照片、经营场所照片、宣传资料等等。

商标侵权档案:是指侵犯企业商标专用权的信息记录,包括 侵权企业详细背景资料、侵权产品照片或样品、侵权销售合同及销售发票、侵权案件处罚资料;行政处罚书、判决书、和解书等等。

商标财务档案:包括历年财务分析报告、审计报告、销售发票、广告发票、销售额及利润;广告费;产值;产量;利润等等。

最后,配备科学的电子化商标管理系统

企业商标负责人经常会碰到商标档案需要时无从找起、收集材料时各个部门不予配合、案件上报期限紧张、证据材料分散在全国各地无法收集等种种困难。一套科学的商标管理系统是企业商标负责人不可缺少的助手,能够帮助企业解决以上种种问题。