Verständlicherweise lag der wesentliche Fokus in Zusammenhang mit dem „Affordable Care Act” (‚ACA”) während der letzten Jahre auf dessen Verfassungsmäßigkeit. Unter diesem Oberbegriff wurden Fragen nach Arbeitgebern und Individualmandaten, den Handlungsweisen der ACA Krankenversicherung am Handelsplatz („Health Insurance Marketplace“ oder „Marketplace“) Versicherungssteuerguthaben und der Einfluß des ACA auf das Versorgungsnetzwerk diskutiert. Arbeitgebern sollte bewußt sein, daß die Bundessteuerbehörde der USA („IRS“) und weitere bundesstaatliche Behörden die bisherige verantwortungsbewußte Vorgehensweise der Arbeitgeber (vor allem in Bezug auf kleinere Unternehmen), eine beschränkte Anzahl ihrer besonders wertvollen Arbeitnehmer mit Krankenversicherungsschutz zu versorgen (beispielsweise, wenn der Arbeitgeber keinen anderweitigen ganzheitlichen Krankenversicherungsschutz anbietet), zu Nichte gemacht haben: Rückerstattung der Kosten für Krankenversicherungen von Arbeitnehmern, die diese selbst aufgebracht haben oder aufbringen.

Historisch betrachtet ist eine solche Rückerstattungsvereinbarung (bezeichnet als „employer payment plans“) keine ungewöhnliche Vorgehensweise von Arbeitgebern. Dieses Vorgehen, die Rückerstattung von durch den Arbeitnehmer geleisteten Versicherungsprämien, erfolgte einkommenssteuerbefreit für den Arbeitnehmer. Jedenfalls mit Gültigkeit des ACA zum 01. Januar 2014 zieht eine jede solcher Vereinbarungen (selbst dann, wenn sie nach Steuern geleistet wird) für den Arbeitgeber eine erhebliche steuerliche Mehrbelastung ($ 100 täglich für jede betroffene Einzelperson) nach sich. Ausgenommen sind lediglich kleinere Arbeitgeber für eine beschränkte Übergangszeit (siehe unten), wie das IRS bereits im Laufe des Jahres verkündet hat. Folge ist, daß dieses Vorgehen der Arbeitgeber enden muß (Bspw.: Keine weiteren Vereinbarungen in Gestalt einer einmaligen Rückerstattung für neue Ärzte in einer Praxis, oder für US-Arbeitnehmer eines nicht-amerikanischen Unternehmen, daß eine Außenstelle in den USA ist, usw.)

Welche Art der Rückerstattung von Krankenversicherungsprämien ist verboten?

Die Leitlinie des IRS stellt klar, daß unabhängig davon, ob eine Rückerstattung durch de Arbeitgeber, sei es vor oder nach Steuern, oder aber auch in Form einer Direktzahlung des Arbeitgebers an eine Versicherung („Health Insurance Marketplace“) als Gruppenplan gewertet wird und damit nicht den zwingenden Vorgaben der notwendigen Reform nach ACA entspricht. Darüber hinaus kann ein Arbeitgeber auch nicht einen Zahlungsplan in die individuelle Versicherungspolitik des jeweiligen Arbeitnehmers integrieren und so die Anforderungen der ACA Reform erfüllen. Folge dieser Entwicklung ist, daß jeder Zahlungsplan eines Arbeitgebers zwangsläufig versagt, den jeweiligen Anforderungen des ACA nicht genügt und den geltenden Vorschriften des ACA nicht entsprechen wird. Hierunter fallen beispielsweise (i) das jährliche Limit der ACA Auslagen und (ii) der angeordnete kostenlose Versicherungsschutz für vorbeugende Maßnahmen. Die Folge dieser ACA Vorschrift ist, daß sich der Arbeitgeber mit einer nicht abzugsfähigen Verbrauchssteuer („excise tax“), nach dem US-amerikanischen Steuergesetz („Internal Revenue Code“) von $100 für jeden Tag, an dem der Zahlungsplan des Arbeitgeber nicht den Vorschriften des ACA entspricht, ausgesetzt sieht. Diese Zahlung fällt für jeden einzelnen Arbeitnehmer an, der von dem Zahlungsplan erfaßt ist ($36,500 pro Person und Jahr).

Befreiung von kleineren Unternehmen während einer Übergangsphase bis zum 30. Juni 2015

Die IRS sieht (entsprechend der kürzlich erlassenen Bekanntmachung „IRS Notice 2015-17“) eine Übergangsregelung bis zum 30. Juni 2015 vor, nach der Arbeitgeber, die nicht als große Arbeitgeber im Sinne des ACA gelten, zunächst nicht belangt werden, wenn sie Vereinbarungen zur Rückerstattung der durch den Arbeitgeber zu leistenden Krankenversicherungsprämien getroffen haben. Als große Arbeitgeber im Sinne der ACA („applicable large employer“ - „ALE“) gelten grundsätzlich alle Arbeitgeber, die eine durchschnittliche Beschäftigung von wenigstens 50 Arbeitnehmern in Vollzeit (inklusive aller entsprechenden Tätigkeiten) während des laufenden Kalenderjahres beschäftigen. (Für 2014 und 2015 kann ein Arbeitgeber alternativ festlegen, ob er oder ob nicht, als ein ALE auf Grundlage eines Zeitraumes von 6 Monaten oder mehr als 6 hintereinander liegenden Monaten im laufenden Kalenderjahr gewertet werden will und damit vom Vorjahr abweicht).

Ein Arbeitgeber, der nicht ein ALE im Jahr 2014 gewesen ist, kann für keinerlei Verstöße gegen die Voraussetzungen der ACA Reform herangezogen werden und umgeht somit auch die Verbrauchssteuer für 2014, wenn der Zahlungsplan aufrecht erhalten wird. Gleichermaßen wird ein Arbeitgeber, der nicht als ALE für das Jahr 2015 gewertet wird, nicht für Verstöße gegen das ACA herangezogen wird, sofern diese in dem Zeitraum vom 01. Januar 2015 bis zum 30. Juni 2015 liegen. Ab dem 01. Juli 2015 wird es allerdings keine Befreiung mehr für die Entrichtung der Verbrauchssteuer geben.

Gibt es eine zulässige Alternativen?

Einem Arbeitgeber ist es nach den Vorgaben des ACA erlaubt, eine Erhöhung des Arbeitsentgeldes für den Arbeitnehmer vorzunehmen. Dies muß jedoch ohne Vorgaben für die konkrete Art der Verwendung und ohne Bindungswirkung (oder Rückerstattung) für eine individuelle Krankenversicherung erfolgen; vorausgesetzt der Arbeitgeber hat nicht auf andere Weise eine konkrete Versicherung oder Ausgestaltung bestimmt. Solch eine ungebundene Zahlungsabrede wird dann nicht als Gruppenversicherungsplan nach den Vorschiften des ACA gewertet, und eine etwaige ledigliche Informationsbereitstellung für Arbeitnehmer über das Angebot an Krankenversicherungen oder Versicherungssteuern im Versicherungsmarkt wird nicht als eine bestimmte Versicherung oder Ausgestaltung betrachtet werden). Somit kann ein Arbeitgeber einen steuerlichen Vorteil im Rahmen einer Arbeitnehmervergütung anbieten, den der Arbeitnehmer sodann für die Krankenversicherung nutzen kann. Allerdings sollte der Arbeitgeber deutlich machen und auch dokumentieren, daß der Arbeitnehmer den Betrag nach seinem freien Ermessen nutzen kann.

Als Ergänzung hierzu ist festzustellen, daß eine Rückzahlungsvereinbarung mit bloß einem einzelnen Arbeitnehmer nicht unter die ACA Reform fällt. Sollte allerdings der Arbeitgeber mehr als eine solche Vereinbarung (für verschiedene Arbeitnehmer) treffen, so werden alle diese unterschiedlichen Vereinbarungen so behandelt, als würde eine einzige Vereinbarung mehr als einen Arbeitnehmer betreffen. Demnach wird also ein Arbeitgeber mit unterschiedlichen Rückzahlungsvereinbarungen die er mit 2 oder mehr Arbeitnehmern vereinbart hat so behandelt, als hätte er einen Gruppenversicherungsplan implementiert und muß die Verbrauchssteuer abführen.

Weiter gilt es festzustellen, daß das IRS bei Verstößen gegen die ACA Reform durch eine Vereinbarung, bei der eine „S-corporation“ für eine Krankenversicherungsprämie von 2 oder mehr Arbeitnehmern zahlt, oder diese Kosten rückerstattet, entsprechende Sanktionen gegen Anteilseigner, die mehr als 2 % der „S-corporation“ halten, nicht durchsetzen wid, bis weitere Leitlinien aufgestellt werden (voraussichtlich bis mindestens bis Ende 2015)

Rückerstattung von Medicare (Krankenversicherung für US-Bürger ab 65) und TRICARE

Weiter ist festzuhalten, daß von der IRS Notice 2015-17 auch die Rückerstattung (oder Direktzahlung) von Medicare Part B or Part D Prämien für Arbeitnehmer, sowie medizinische Kosten der Arbeitnehmer von TRICARE (beispielsweise eine Gesundheitsvorsorge vom US Militär) gedeckt sind und als Gruppenversicherungsplan nach der ACA Reform gelten, sofern mehr als 2 Arbeitnehmer betroffen sind.

Solche Vereinbarungen dürfen nicht mit Medicare oder TRICARE verbunden werden, um so den Anforderungen der ACA Reform zu entsprechen, aber sie können, zumindest potentiell, mit anderen Gruppenplan Angeboten des Arbeitgebers verbunden werden, um den Anforderungen zu entsprechen.

Was müssen nun also Arbeitgeber unternehmen?

Es ist immer noch genügend Zeit, daß qualifizierte und kleinere betroffene Arbeitgeber jedwede Zahlungsvereinbarungen einstellen und somit vermeiden, daß die hohe Strafsteuer ab dem 01. Juli 2015 anfällt. Arbeitgeber sollten in der Zukunft davon absehen, diese nun verbotenen Vereinbarungen in Arbeitsverhältnisse einzubinden und schon bestehende Arbeitsverträge unter Beachtung des Gesetzes anpassen.