Op 1 maart 2016 heeft de Eerste Kamer de Wet Huis voor Klokkenluiders aangenomen. Naar verwachting zal deze wet op 1 juli 2016 in werking treden. In tegenstelling tot wat de naam van de wet doet vermoeden, voorziet de nieuwe wet niet alleen in de oprichting van het Huis voor Klokkenluiders. De wet verplicht werkgevers met 50 of meer werknemers een klokkenluidersregeling op te stellen en in te voeren. De nieuwe wet is niet alleen van belang voor ondernemingen die nog geen klokkenluidersregeling hebben, maar ook voor ondernemingen die al een dergelijke regeling hebben (bijvoorbeeld op grond van de Nederlandse Corporate Governance Code). Wij adviseren een bestaande regeling te (laten) beoordelen om te zien of deze voldoet aan de eisen die de nieuwe wet stelt.

Interne klokkenluidersregeling

De wet geeft ondernemingen veel vrijheid met betrekking tot de inhoud van een klokkenluidersregeling, maar schrijft wel een aantal minimum voorwaarden voor waaraan de regeling dient te voldoen. Zo dienen onder ander andere de volgende onderwerpen aan bod te komen: een interne meldingsprocedure en de aangewezen contactpersonen, een definitie van het vermoeden van een misstand en een bepaling omtrent vertrouwelijkheid met betrekking tot de identiteit van de melder.

Om een organisatie de kans te bieden een misstand zelf weg te nemen, heeft de regering de interne melding als uitgangspunt genomen. Indien een melding niet naar behoren wordt afgehandeld door een organisatie of een interne melding in redelijkheid niet van de werknemer kan worden gevraagd, kan extern worden gemeld.

Het Adviespunt Klokkenluiders heeft een modelregeling (“Modelregeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid’) gepubliceerd die voldoet aan de door de wet vereiste onderdelen. Naast hetgeen vereist is op basis van de nieuwe wet, bevat deze modelregeling ons inziens ook bepalingen die niet of in aangepaste vorm in een klokkenluidersregeling kunnen worden opgenomen.

De wet voorziet niet in een sanctie voor het geval een werkgever niet voldoet aan de verplichting om een klokkenluidersregeling op te stellen. Echter, indien het Huis een onderzoek verricht en blijkt dat er geen regeling is of de regeling niet afdoende is, kan dit reputatieschade voor een organisatie opleveren (gezien de openbaarheid van het onderzoeksrapport van het Huis). Daarnaast kan het in dat geval eerder gerechtvaardigd zijn dat een werknemer gelijk extern, dus buiten de werkgever, een melding doet.

Ondernemingsraad

De ondernemingsraad krijgt een expliciet instemmingsrecht met betrekking tot voorgenomen besluiten tot vaststelling, wijziging of intrekking van een klokkenluidersregeling.

Huis voor Klokkenluiders

De wet voorziet in de oprichting van een nieuw orgaan, het Huis voor Klokkenluiders (‘het Huis’) dat twee hoofdtaken krijgt: advies en onderzoek. Dit onderdeel van de nieuwe wet kan grote invloed hebben op de reputatie van ondernemingen nu een onderzoek van het Huis openbaar zal worden gepubliceerd.

Opzegverboden en benadelingsverbod

De nieuwe wet introduceert ook een nieuwe opzegverbod. De arbeidsovereenkomst van een werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een misstand heeft gemeld, mag tijdens en na de behandeling van deze melding, niet worden opgezegd.

Daarnaast mag de werknemer niet worden benadeeld tijdens of na de behandeling van de melding. Mogelijke behandelingshandelingen zijn: het treffen van een disciplinaire maatregel, het afwijzen van verlof, het onthouden van salarisverhoging en/of een overplaatsing.

Deze verboden zijn niet aan een bepaald tijdvak gebonden, maar de woorden ‘tijdens en na’ dienen volgens de regering ruim te worden opgevat.

Wet bescherming persoonsgegevens

Via een klokkenluidersregeling worden persoonsgegevens verwerkt, zoals de contactgegevens van de klokkenluider en de werknemer waar de melding betrekking op heeft. Hierdoor is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing en zal de regeling dienen te voldoen in de daarin opgenomen voorwaarden, waaronder maar niet beperkt tot het hebben van een wettelijke grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens, het in acht nemen van de wettelijke bewaartermijnen en de regels omtrent doorgifte van persoonsgegevens. Daarnaast zal de gegevensverwerking dienen te worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Speciale aandacht verdienen anonieme meldingen. Anoniem melden mag niet de standaard zijn op grond van een klokkenluidersregeling en mag ook niet worden aangemoedigd door een werkgever. Dit betekent dat in de regeling zal moeten zijn opgenomen dat de klokkenluider zich bekend moet maken op het moment dat hij een melding doet en dat een anonieme melding slecht in uitzonderlijke gevallen mogelijk is.

Daarnaast zal een werkgever, nog voordat een klokkenluidersregeling wordt ingevoerd, zijn werknemers dienen te informeren over de verwerking van de persoonsgegevens. Zo dient hij de werknemer onder andere te informeren over: de (categorieën van) persoonsgegeven, de doeleinden voor de verwerking, welke personen toegang hebben en hoe de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider is gewaarborgd.

Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande vragen hebben, nader advies willen of assistentie wensen bij de beoordeling van uw huidige klokkenluidersregeling of bij het opstellen van een nieuwe klokkenluidersregeling, dan horen wij dat natuurlijk graag.