A Lei n.º 12.826, de 9 de outubro de 2013, estabeleceu que, nas operações e transações realizadas no Sistema Financeiro Nacional (SFN), inclusive por meio de instrumentos regulados por lei específica, o documento digitalizado terá o mesmo valor legal que o documento que lhe deu origem, respeitadas as normas do Conselho Monetário Nacional (CMN).

Diante da referida atribuição, o CMN aprovou a Resolução n.º 4.474 em 31 de março de 2016 (Resolução), que dispõe sobre a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e às transações realizadas por instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil (Banco Central), bem como sobre o descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente.

As principais inovações trazidas pela Resolução estão destacadas abaixo.

I. DIGITALIZAÇÃO E ARMAZENAGEM

Segundo a Resolução, a digitalização corresponde ao processo tecnológico que permite obter a fiel e íntegra imagem digital de um documento físico relativo à operação ou transação realizada por instituição integrante do SFN. No contexto da digitalização, devem ser produzidos um documento digitalizado e uma cópia de segurança.

Os documentos digitalizados e as respectivas cópias de segurança devem ser armazenados em local seguro, que permita o rápido acesso para fins de consulta e restauração. 

Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos e na manutenção dos documentos digitalizados devem assegurar:

  • integridade, autenticidade, confidencialidade e possibilidade de rastreamento do documento digitalizado; 
  • proteção do documento digitalizado contra o acesso, o uso, a alteração, a reprodução e a destruição não autorizados; 
  • rastreamento e auditoria dos procedimentos empregados; 
  • padrão de qualidade da imagem do documento digitalizado que garanta a sua legibilidade e uso; e
  • indexação que possibilite a localização, o gerenciamento e a preservação do documento digitalizado, bem como posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

II. DESCARTE

Após os procedimentos de digitalização, o documento físico de origem poderá ser descartado, respeitada a legislação específica aplicável ao referido documento. Além disso, as instituições devem averiguar, previamente ao descarte, se a eliminação do documento de origem poderá, direta ou indiretamente, impedir, prejudicar, dificultar ou mitigar, por qualquer forma, a tutela judicial ou extrajudicial dos direitos e dos interesses que decorram, direta ou indiretamente, do documento origem, inclusive no que diz respeito à produção de provas.

O descarte de documentos de origem protegidos por legislação ou regulamentação específica, tais como documentos oficiais ou públicos, documentos com valor de guarda permanente e documentos de valor histórico, deve observar as disposições dos respectivos atos normativos.

III. ADOÇÃO FACULTATIVA E MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Os procedimentos de digitalização, armazenagem e descarte são facultativos e, caso adotados, devem ser descritos em manual específico da instituição, sendo que regras mais detalhadas sobre tais procedimentos (tais como, resolução mínima da imagem digital, formato e padrão de compressão) serão posteriormente previstas em circular a ser editada pelo Banco Central.