Im Rahmen der Umsetzung der Empfehlungen der Groupe d’action financière (GAFI) sind im schweizerischen Obligationenrecht (OR) per 1. Juli 2015 neue Meldepflichten für Aktionäre und Gesellschafter von GmbH’s eingeführt worden. Die durch die neuen Meldepflichten erweiterte Transparenz bei juristischen Personen soll der Verhinderung von Geldwäscherei sowie der Steuertransparenz dienen.

Gegenstand der Meldepflichten sind Aktien nicht börsenkotierter schweizerischer Aktiengesellschaften sowie und GmbH-Stammanteile. Als Bucheffekten ausgestaltete Aktien sind von der Meldepflicht nicht erfasst.

Neue Meldepflichten für Inhaberaktionäre

Inhaberaktionäre müssen gemäss dem neu eingeführten Art. 697i OR den Erwerb von Inhaberaktien der Gesellschaft melden. Unter Erwerb ist jede Eigentumsübertragung zu verstehen, so auch die Eigentumsübertragung im Rahmen eines Erbganges oder der güterrechtlichen Auseinandersetzung. Die Meldepflicht besteht dabei bereits beim Erwerb einer einzigen Aktie. Bei Einreichen der Meldung müssen sich Inhaberaktionäre mittels Ausweis(kopie) bzw. Handelsregisterauszug(skopie) identifizieren. Die Meldung muss jeweils innert Monatsfrist seit dem Erwerb erfolgen.

Von der Meldepflicht betroffen sind auch bisherige Inhaberaktionäre: Die Nachmeldefrist für alle Inhaberaktionäre, die bereits am 1. Juli 2015 Inhaberaktien hielten und diese per Ende 2015 immer noch hielten, ist per 31. Dezember 2015 abgelaufen.

Meldung der wirtschaftlich berechtigten Person

Wer alleine oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten Inhaber- oder Namenaktien bzw. Stammanteile einer GmbH erwirbt und dadurch den Schwellenwert von 25 % des Aktien-/ Stammkapitals oder der Stimmen erreicht, muss  der Gesellschaft gemäss Art. 697j OR  bzw. Art. 790a OR die an den erworbenen Aktien/Anteilen wirtschaftlich berechtigte Person mitteilen, für welche der Erwerber letztlich handelt („ultimate beneficial owner“). Damit wird die aus dem Geldwäschereigesetz herrührende wirtschaftliche Betrachtungsweise nun auch im Gesellschaftsrecht  eingeführt.

Ausgelöst wird die Meldepflicht durch den Erwerb von Aktien bzw. Stammanteilen, der zur Erreichung bzw. Überschreitung des Schwellenwerts von 25 % des Aktienkapitals oder der Stimmen führt. Unter Erwerb fällt auch der originäre Erwerb im Rahmen der Gründung oder einer Kapitalerhöhung.

Im Zusammenhang mit dieser neuen Meldepflicht ergeben sich in der Praxis insbesondere bei Vorliegen von „Eigentumsketten“, Konzernverhältnissen und Fondsbeteiligungen diverse komplexe Fragestellungen, welche zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht abschliessend geklärt sind. Gemäss dem Willen des Gesetzgebers soll der (formelle) Erwerber von Aktien „nach bestem Wissen“ melden, „wer die Person am Ende der Kontrollkette“ ist.

Meldung an einen Finanzintermediär

Aktiengesellschaften können vorsehen, dass anstelle der Meldung an die Gesellschaft eine Meldung an einen Finanzintermediär im Sinne des Geldwäschereigesetzes zu erfolgen hat (Art. 697k Abs. 1 OR). Dabei kann die Beziehung zwischen der Gesellschaft und dem Finanzintermediär derart gestaltet werden, dass die Anonymität der Aktionäre gegenüber  der  Gesellschaft  gewahrt bleibt.

Sanktionen

Solange die Meldepflicht nicht erfüllt ist, ruhen die Mitgliedschaftsrechte des meldepflichtigen Aktionärs bzw. Gesellschafters gemäss Art. 697m OR. Vermögensrechte, wie z.B. Dividendenansprüche oder Bezugsrechte kann er erst geltend machen, wenn er seinen Meldepflichten nachgekommen ist. Läuft die Meldefrist ungenützt ab, so verwirken sämtliche Vermögensansprüche.

Holt der Aktionär bzw. Gesellschafter die Meldung zu einem späteren Zeitpunkt nach, so kann er die ab diesem Zeitpunkt entstehenden Vermögensrechte geltend machen.

Verzeichnisführungspflicht

Aktiengesellschaften (i und ii) und GmbH’s (i) trifft neu die gesetzliche Pflicht, ein Verzeichnis über (i) sämtliche Inhaberaktionäre sowie (ii) die der Gesellschaft gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen zu führen. Damit zusammenhängende Belege muss die Gesellschaft während zehn Jahren nach der Streichung einer Person aufbewahren. Dieses Verzeichnis muss so geführt werden, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Zudem muss das zeichnungsberechtigte Mitglied des Verwaltungsrates bzw. Direktors mit Wohnsitz in der Schweiz Zugriff auf das Verzeichnis haben.

Verantwortlichkeit des Verwaltungsrats / der Geschäftsführung

Der Verwaltungsrat bzw. die Geschäftsführung hat sicherzustellen, dass keine Aktionäre bzw. Gesellschafter unter Verletzung der Meldepflichten ihre Mitgliedschafts- und Vermögensrechte ausüben (Art. 697m Abs. 4 OR). Eine Verletzung der dem Verwaltungsrat bzw. der Geschäftsführung neuauferlegten Pflichten könnte somit Gegenstand einer Verantwortlichkeitsklage im Sinne von Art. 754 OR werden, sofern die übrigen Voraussetzungen gegeben sind.

Die Teilnahme und Stimmrechtsabgabe an einer Generalversammlung gestützt auf nicht gemeldete Aktien bzw. Stammanteile führt im Ergebnis zur Anfechtbarkeit der getroffenen Beschlüsse. Auf nicht gemeldete Aktien gestützte Dividendenbezüge können durch die Gesellschaft zurück- gefordert werden.

Notwendige Vorkehrungen für Gesellschaften

Aktiengesellschaften und GmbH’s haben nun die Pflicht, Verzeichnisse für die ihnen gemeldeten an Aktien wirtschaftlich berechtigten Personen zu führen. Dieses Verzeichnis kann in das bestehende Aktien-/Anteilbuch integriert oder auch eigenständig geführt  werden.  Die  Zuständigkeit über die Führung der Verzeichnisse sowie deren Überwachung ist mit Blick auf die Haftungsrisiken z.B. im Organisationsreglement zu regeln.

Es empfiehlt sich zudem, die Aktionäre bzw. Gesellschafter über die neuen Meldepflichten sowie die Meldestelle der Gesellschaft zu informieren.

Notwendige Vorkehrungen für Aktionäre / Gesellschafter

Aktionäre, die Inhaberaktien halten und dies bis zum 31. Dezember 2015 der Gesellschaft noch nicht gemeldet haben, sollten dies angesichts der gesetzlichen Sanktionen baldmöglichst nachholen. Auch eine qualifizierte Beteiligung mit Anteilen von bzw. über 25 % des Aktienkapitals oder Stimmrechts muss der Aktionär im Falle von Inhaberaktien der Gesellschaft (nachträglich) Meldung über die wirtschaftlich berechtigte Person einreichen.

Namenaktionäre bzw. Gesellschafter einer GmbH müssen der Gesellschaft die an den Aktien wirtschaftlich berechtigte Person melden, wenn der Schwellenwert zur qualifizierten Beteiligung von 25 % am Aktien-/Stammkapital oder den Stimmen am bzw. nach dem 1. Juli 2015 erreicht bzw. überschritten wurde. Die Meldung muss diesfalls innert Monatsfrist seit dem Erwerb erfolgen.

Wird die Meldung nicht fristgerecht eingereicht, führt dies zur Sistierung der Mitgliedschaftsrechte und Verwirkung der Vermögenswerte (siehe oben, Sanktionen). Die Meldepflicht kann allerdings jederzeit nachgeholt werden, wodurch die Sistierung aufgehoben wird und der Gesellschafter die Vermögensrechte ab diesem Zeitpunkt wieder geltend machen kann.

Sofern die qualifizierte Beteiligung bereits vor dem 1. Juli 2015 erlangt wurde, ist im Falle von Namenaktien keine nachträgliche Meldung erforderlich.

In Erwägung zu ziehen ist allenfalls auch die Umwandlung bestehender Inhaberaktien in Namenaktien oder der Beizug eines Finanzintermediärs als Meldestelle.

Die Umwandlung von Inhaber- in Namenaktien bedarf neu keiner statutarischen Ermächtigung mehr. Statutenbestimmungen, welche die Umwandlung von Inhaber- in Namenaktien erschweren, sind jedoch nicht zulässig. Die Statuten sind innerhalb von zwei Jahren seit Inkrafttreten entsprechend anzupassen.