Regelverket om offentlige anskaffelser forutsetter at oppdragsgivers evaluering av tilbudene i en anbudskonkurranse skal være basert på tilbudene slik de lyder pr tilbudsfrist. Det gjelder forhandlingsforbud, som innebærer at det ikke er lov til å endre tilbudene etter tilbudsfristen.

I utgangspunktet skulle man derfor tro at forhandlingsforbudet avskjærer muligheten for å avholde møter eller foreta intervjuer av tilbudte konsulenter som et ledd i evalueringen av tilbudene, når valgt prosedyre er anbudskonkurranse. Dette fordi det under slike møter eller intervjuet vil kunne fremkomme tilleggsinformasjon som ikke følger av tilbudet.

KOFA har vendt tommelen opp

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har senest i avgjørelse 18. november 2014, i sak 2013/103, konkludert med at Stortingets administrasjon ikke brøt regelverket da de åpnet opp for møter og intervjuer i en anbudskonkurranse om konsulentoppdrag.

Anskaffelsen gjaldt generell bistand til gjennomføring av alle typer anskaffelser med spisskompetanse innen IKT- og bygg- og anleggsoppdrag, samt innkjøpsfaglig veiledning til avdelingene.

Ett av tildelingskriteriene var “beskrivelse av ytelsen/helhetsinntrykk på møte». Kriteriet skulle vurderes på grunnlag av en kortfattet oppdragsbeskrivelse, og de opplysninger som ville bli gitt under møtet.

KOFA var av den oppfatning at tildelingskriterier knyttet til konsulentens egenskaper kunne være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i aktuelle konkurranse, og at det kunne være av betydning for ytelsens kvalitet å teste konsulentenes relevante egenskaper gjennom et muntlig møte eller intervju. Kriteriet ble derfor ansett som lovlig.

KOFA poengterte at det ikke gjelder noe unntaksfritt krav om skriftlighet ved anbudskonkurranser. Det ble vist til at det kun dreide seg om en «kartlegging av forventet kvalitet på tjenesten som ble tilbudt», under den forutsetning at det ikke lot seg dokumenteres skriftlig gjennom tilbudet. I denne sammenheng ble det vist til en tidligere avgjørelse fra KOFA, sak 2011/55 premiss (58). Den saken gjaldt konkurranse om et entrepriseoppdrag. Tildelingskriteriet ”Samspillkompetanse” skulle i henhold til konkurransegrunnlaget vurderes ut fra ”A Dokumentert samspillkompetanse hos nøkkelpersoner”, og ”B Intervju med gruppens medlemmer”. Det var opplyst at intervjuet skulle telle 50 % av det aktuelle tildelingskriteriet. KOFA anerkjente at det var betenkeligheter ved anvendelse av tildelingskriterier som ikke utelukkende evalueres basert på skriftlig informasjon i de innkomne tilbud, men var av den oppfatning at regelverket ikke prinsipielt er til hinder for dette.

KOFA påpekte at risikoen som knytter seg til at muntlig dialog, i større grad åpner opp for at evalueringen kan gjennomføres i uoverensstemmelse med regelverket, kunne reduseres ved en rekke tiltak. Som eksempler ble det vist til at pristilbudet ikke åpnes før etter evalueringen av konsulentene (et «to-konvolutts-system»), eller at en uavhengig person eller jury deltar i møtet.

Tilrådelig?

Det kan ikke være noen tvil om at det å avholde møter samt gjennomføre intervjuer åpner opp for at evalueringen skjer i strid med kravet til likebehandling, og/eller at oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering kan bli farget av ulovlige utenforliggende hensyn. Oppdragsgivere kan også bli farget av den leverandør som har den beste presentasjonsteknikk uten at det nødvendigvis er representativt for hvem som kan levere best kvalitet. Samtidig må det være like liten tvil om at dette gir oppdragsgiver et bedre grunnlag for å foreta et korrekt valg, forutsatt at dette skjer på en ryddig måte. På den annen side vil det å innhente referanseuttalelser kunne gi et like godt grunnlag for evaluering av forventet kvalitet.

Etterprøvbarhet er viktig

Uttalelsen fra KOFA viser at det er viktig å sikre etterprøvbarhet dersom oppdragsgiver velger å åpne opp for møter/intervjuer. Det bør derfor minimum føres gode referater som viser hvilke spørsmål som ble stilt, og hvilke svar som ble gitt. Vil man sikre enda bedre etterprøvbarhet kan videoopptak være et alternativ. Samtidig er det slik at etterprøvbarheten uansett vil bli svekket grunnet taushetsplikten om såkalte forretningshemmeligheter. Slike opplysninger er ikke offentlige, og skal ikke gjøres kjent for omverdenen. Dette er dog ikke noe spesielt for muntlige opplysninger som oppdragsgiver vektlegger; tilsvarende opplysninger i et tilbud skal sladdes ved innsyn.