Les associations et fondations consacrent toute leur énergie à la réalisation de leurs missions. L’évolution des activités, de la réglementation, voire de la gouvernance, induisent souvent des discordances, voire des déséquilibres, au sein des organismes, lesquels sont toujours générateurs de risques.

Dans la pratique, on constate que ces risques sont liés à des incohérences dont il est essentiel de connaître l’origine, et le siège, afin de pouvoir les traiter.

Le fonctionnement d’une association ou d’une fondation est générateur d’un ensemble de droits et obligations et conduit ainsi à la production d’une importante quantité de documents écrits, au titre desquels figurent les statuts, le règlement intérieur, les comptes, les procès verbaux, le projet associatif, les chartes, les baux, les agréments, autorisations ou habilitations, et plus généralement tout contrat conclu ou tout document nécessaire à l’exercice de ses activités.

L’éventuelle discordance entre les activités et pratiques de l’organisme et ces documents peut générer des risques juridiques, fiscaux, sociaux, voire pénaux, y compris pour les dirigeants.

Si la sécurisation du fonctionnement associatif doit constituer un objectif essentiel pour tout dirigeant responsable, il ne peut être atteint qu’à la condition que les pratiques et activités de l’organisme concordent avec les dispositions statutaires convenues et plus généralement l’ensemble des conventions conclues et documents produits au titre de ses activités.

Afin de prémunir l’organisme contre ces risques, il convient de lister l’ensemble des documents générés par l’association et de les comparer à son fonctionnement réel, afin de vérifier s’ils retracent bien ou encadrent de manière satisfaisante les activités, sécurisent l’organisation des tâches, favorisent la juste répartition des rôles.

A titre d’exemple, les statuts constituent le contrat fondateur qui donne sa capacité juridique à l’association et qui lui permet de remplir les objectifs qu’elle se propose d’accomplir.

La réalisation d’un acte, d’une activité par l’association alors qu’elle n’en a pas capacité a pour effet la nullité des actes accomplis à ce titre, la fiscalisation de l’activité en cause, voire celle de l’organisme dans sa totalité, et éventuellement la remise en cause par les assureurs des couvertures des risques générés par ces activités hors l’objet !

Outre cette réflexion à mener autour de l’objet statutaire de la structure, il convient d’analyser aussi le règlement intérieur afin de vérifier sa bonne concordance avec les statuts.

Le renvoi explicite par les statuts à des dispositions réglementaires inexistantes sont sources de blocage pour l’association et susceptibles dans certains cas de paralyser le fonctionnement de l’association par lequel seule la nomination d’un administrateur ad hoc permettrait de débloquer la situation.

D’autres points doivent également être examinés avec attention, notamment (sans que cette énumération soit limitative) :

  • Les procès verbaux des réunions des organes statutaires retracent-ils de manière fidèle les décisions qu’ils ont prises ?
  • Les organes statutaires exercent ils réellement leurs pouvoirs ?
  • La répartition des pouvoirs entre les divers organes est-elle respectée ?
  • Les ressources de l’association sont elles en adéquation avec ses missions ?
  • Quels immeubles l’association peut elle détenir ?
  • Est-elle assurée pour les activités qui sont menées ?
  • Le directeur général a-t-il pouvoir pour signer les contrats de travail ou y mettre fin (à défaut, l’éventuel licenciement sera nul) ?

Ainsi la réalisation d’un véritable diagnostic de cohérence est indispensable pour répondre à l’ensemble de ces questions et permettra d’identifier les risques auxquels l’association est exposée puis de les hiérarchiser selon leur degré d’importance, afin de prévoir un plan de mise en cohérence globale.

La recherche de cohérence est ainsi pour les organismes un outil de sécurisation indispensable pour assurer l’efficacité durable des moyens qu’ils mettent en œuvre. La vérification de la cohérence par des ressources externes spécialisées dans ces questions juridiques, sociales et fiscales est essentielle pour permettre aux dirigeants d’évoluer dans un cadre protégé et de se consacrer sereinement aux missions de l’organisme.