In de steeds groter wordende digitale wereld stijgt de vraag naar snelle en efficiënte applicaties om in te spelen op wensen van de markt, en ook het Nieuwe Werken leidt tot aanpassing van bedrijfsvoering en softwaresystemen. Al deze wijzigingen dienen correct te worden doorgevoerd, veelal in overleg met de ondernemingsraad. Dit laatste kan tot complicaties leiden, bijvoorbeeld als de Nederlandse OR bij de uitrol van een internationaal vastgestelde privacycode extra garanties eist ten aanzien van privacybescherming.

De OR heeft instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van omgang met persoonsgegevens én bij het invoeren (of wijzigen of intrekken) van voorzieningen die geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van personeelsleden. Onder deze laatste categorie valt onder meer een tijdregistratiesysteem, een klantvolgsysteem dat bijhoudt welke medewerker welke werkzaamheden verricht, of een mailapplicatie die registreert hoeveel e-mails een medewerker verstuurt.

Het doel van de in te voeren applicatie bepaalt niet of de OR instemmingsrecht heeft. Het gaat erom of met een bepaald systeem de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van personeelsleden kan worden gecontroleerd, zoals een regeling waarbij een teammanager toegang krijgt tot de mailbox van een werknemer, of een systeem dat bijhoudt wie zijn toegangspas gebruikt om een deur te openen.

Ook het Nieuwe Werken brengt veelal meerdere instemmingsplichtige besluiten mee. Niet alleen applicaties voor het werken op locatie (waarmee ook ‘aanwezigheid’ kan worden gecontroleerd) zullen nodig zijn, maar ook nieuwe werktijdenregelingen, arbeidsomstandighedenregelingen, et cetera. Ondernemingen doen er verstandig aan deze wijzigingen tijdig aan de OR voor te leggen en ervoor te zorgen dat zorgvuldig wordt omgegaan met privacyaspecten. Soms kunnen bezwaren van de OR worden verholpen met het geven van garanties.

Voor ondernemingen is in ieder geval het volgende van belang:

  • Betrek de OR tijdig;
  • Oók concernbrede regelingen vallen in Nederland onder het instemmingsrecht;
  • Wees concreet over de gevolgen van het besluit;
  • Let op de Wet bescherming persoonsgegevens;
  • Er zijn grenzen aan het inspraakrecht van de OR.

Overigens kan digitalisering ook de OR zélf raken, bijvoorbeeld bij digitale verkiezingen. Het reglement van de OR moet dan wel in de mogelijkheid van elektronische stemming voorzien én de geheimhouding van de stemming moet zijn gewaarborgd. Als de OR in strijd met zijn eigen reglement elektronische verkiezingen houdt, of de technische voorzieningen onvoldoende zijn, kan in principe iedere belanghebbende de kantonrechter verzoeken te bepalen dat de OR zijn reglement moet naleven – en wellicht nieuwe verkiezingen moet uitschrijven. Dit kan weer tot vervelende impasses in besluitvormingstrajecten leiden. Een ondernemer is niet gebaat bij onzekerheid over de geldigheid van een ontvangen advies, instemming of gemaakte afspraak met “de OR”.

Dit artikel is ook gepubliceerd in General Counsel NL Nieuwsbrief, november 2014.