一、 保全证据公证的含义

保全证据公证是指公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,依法对与申请人权益有关的、有法律意义的证据、行为过程加以提取、收存、固定、描述或者对申请人的取证行为的真实性予以证明的活动。

二、 劳动争议中保全证据公证的必要性

随着劳动争议案件数量的增多,其类型也越来越复杂。而在劳动案件中,由于用人单位承担了较重的举证责任,能否提交充足有效的证据对于用人单位能否赢得案件起到了相当大的作用。然而,由于证据本身的一些特性以及实践中影响取证的各种因素,常常使得证据面临灭失的危险。因此,保全证据公证有时在劳动案件中扮演着十分重要的角色。

三、 劳动争议中保全证据公证的常见种类

近年来,随着电子信息化的迅猛发展,保全证据公证涉及的方面越来越广,同时也带来了新的挑战。在劳动案件中,比较常见的需公证的证据有用人单位内部规章制度、电子邮件、通讯记录、公司财物的交接、办公场所物品以及文件的送达等。以下就用人单位在实践中进行保全证据公证应注意的几个原则进行探讨。

四、 劳动争议中保全证据公证应注意的原则

1. 证据的原始性

在劳动案件中,用人单位提供的证据应尽可能地保持其原始性,以增强其证明力。例如,随着无纸化办公模式的普及,越来越多的用人单位会利用公司内网来公布公司内部规章制度。但是,由于内网可能会更新且存在着由用人单位单方修改的可能性,若发生争议时再对内部规章制度进行保全公证可能会导致其证明力受到质疑。因此,如有条件,我们建议用人单位在公司内网发布内部规章制度时即对其原始状态进行保全公证。

2. 取证的合法性

合法取证是相关材料得以成为证据的基本前提。有关此点,由于在劳动争议案件中比较常见的情形是对电子邮件类证据以及员工私人物品进行的公证,而该等公证很有可能会涉及员工的个人隐私,因此,用人单位申请此类证据公证时应格外注意取证的方式和方法,不能侵害员工的个人隐私,否则该等证据即使做了公证也有可能不被采信。以下举两个实践中较为常见的例子。

(1) 电子邮件

当前电子邮件往来是一种主流的办公方式。电子邮件的沟通内容在劳动争议中往往被视为关键证据。同时,由于电子数据类证据可修改的特性,电子邮件在劳动案件中作为证据时往往需要对其进行公证保全以增强证明力。此时,需要严格区分该等邮件是存在于公司邮箱/公司电脑还是员工私人邮箱/私人电脑。一般认为,公司邮箱/公司电脑中的电子邮件系员工履行职责所产生,其归属于公司,用人单位申请公证时一般可以不取得员工的同意。但是,对于员工私人邮箱/私人电脑中的电子邮件进行公证时,必须取得员工的事先同意,否则有被视为侵害员工个人隐私的风险,在实践中一般公证员不会同意办理此等公证;且即使对其进行了公证,法院及仲裁也极有可能会对其有效性不予认可或接受。

(2) 通讯记录

随着通讯技术的发展和电子通讯的普及,员工违纪的证据可能存在于微信和短信聊天记录中。目前对于此类证据的公证也越来越普遍。在实践操作中,用人单位可以对此类聊天记录申请截图公证。但应注意,如果此类证据存在于某员工的账号中,须获得其同意方可进行公证,否则公证会因取证方式不合法而被质疑。

3. 证据链的完整性

用人单位申请证据保全公证时,为保证原始数据不被破坏,应防止证据链断裂,保证证据链的完整性。例如,在进行员工与用人单位之间交接公司财物时,整个交接过程(即用人单位从员工处获得财物、现场检查财物以及将财物封存的整个过程)均须有公证员在场公证,保证证据链的完整性得以公证,防止因证据链断裂而导致证明力受到挑战。

当然,除了物品,针对行为,我们同样也需要采取一定的措施来保证公证过程、保证证据链的完整。例如:在办理保全互联网上实时数据证据的公证时,公证人员应当按照操作顺序记录登录网络、进入相关网址(网页)、下载、打印(或者刻录光盘)等整个过程和所使用的操作软件的名称与版本,必要时可以对该等证据的保全过程进行录像。

4. 公证员的客观性

因通知类文件的送达具有时效性,事后公证存在一定的困难,因此我们一般建议用人单位在重要通知送达的同时作保全证据公证。在进行送达文书公证时,特别需要注意公证员应是以客观的身份来公证该送达过程而不得直接参与送达的过程。如果该送达过程有公证员的参与,可能因客观性不足而受到质疑。

编者注:本文同步发表于金杜中国法律博客(Chinalawinsight.com)