Dopo alcuni anni di ricerche, discussioni, controlli e aggiustamenti, all’inizio dell’anno scorso (febbraio 2015) l’Ufficio Italiano Brevetti e Marchi (UIBM) ha finalmente introdotto una procedura telematica per il deposito online di domande tramite una piattaforma digitale. Inizialmente, le domande online erano state limitate ai marchi, brevetti e modelli ornamentali e relative istanze, tuttavia in un secondo tempo, nel novembre 2015, la procedura telematica era stata estesa anche alle varietà vegetali, al deposito di opposizioni, ricorsi e relative istanze.

Questa procedura online non sostituisce completamente, ma si affianca in parallelo con la tradizionale procedura di deposito cartaceo, che è stata mantenuta per i depositanti occasionali o per coloro che non intendono ottenere una firma digitale. Così adesso, più di un anno dopo, può risultare interessante dare un’occhiata a come il sistema stia funzionando.

E’ stata una rivoluzione copernicana? Non esattamente. Invece, nelle intenzioni dell’UIBM, la nuova piattaforma rappresenta un miglioramento del precedente sistema di deposito online, consentendo il deposito diretto all’UIBM, superando il sistema precedente che passava attraverso le Camere di Commercio. Una delle principali finalità è stata quella di incrementare l’efficienza amministrativa attraverso una semplificazione della procedura.

Meglio tardi che mai, si potrebbe dire. E invero si può riconoscere che le pagine digitali – da completare con l’inserimento dei dati delle domande - sono chiare e semplici da utilizzare, rendendo la procedura di deposito sostanzialmente agevole per gli utilizzatori.

Ma come sta procedendo? Durante i primi mesi, alcune disfunzioni si verificarono, in parte probabilmente a causa del rilevante numero di domande che furono depositate nei primi tempi. In seguito, tuttavia, queste disfunzioni sono state risolte, anche grazie alla proficua collaborazione e ai suggerimenti ricevuti dall’Ordine dei Consulenti in Proprietà Industriale, oltre che a seguito delle diverse segnalazioni dei singoli membri associati, che hanno prontamente evidenziato le difficoltà riscontrate nel sistema.

La nuova procedura online ha ancora alcune incongruenze che necessitano di essere eliminate dal processo di modernizzazione, segno che le radicate abitudini burocratiche sono difficili da abbandonare. Prima di tutto, la nuova procedura online non consente di pagare le marche da bollo (che devono tuttora essere apposte alle domande) a mezzo di sistemi elettronici o attraverso un conto dedicato, con la conseguenza che esse devono essere tuttora acquistate fisicamente e “attaccate virtualmente” alla domanda online, indicando il numero di serie della marca come prova dell’effettivo pagamento.

L’UIBM sta attualmente lavorando su questo aspetto, al fine di attivare una funzionalità che consenta l’uso di marche da bollo virtuali per ogni tipo di domanda. È sperabile che questo utile cambiamento venga introdotto nel prossimo futuro. Inoltre, al momento la procedura online non è disponibile per alcune tipologie di domande, quali i depositi di marchio internazionale o il PCT. Anche in questo caso, si può pensare che una variazione venga presto introdotta, in modo da permettere l’utilizzo del sistema per qualunque tipologia di deposito e istanza.

Questo nuovo sistema online allinea l’Italia a quegli uffici nazionali ed internazionali che avevano introdotto il deposito telematico molti anni prima. Purtroppo, l’introduzione di questo nuovo sistema non è stata accompagnata dai necessari e a lungo attesi miglioramenti strutturali nell’ambito dell’UIBM, a causa di una radicale riduzione delle risorse economiche e di risorse umane, rendendo problematico fornire un servizio più veloce ed efficiente, nonostante i congiunti sforzi di funzionari e impiegati dell’UIBM, per utilizzare al meglio le limitate risorse a disposizione.

Riassumendo, sebbene il sistema online italiano necessiti ancora di focalizzarsi su alcuni miglioramenti, rappresenta comunque un importante passo dell’UIBM nella giusta direzione in funzione di una aumentata funzionalità.