Судова практика свідчить про те, що власники бізнесу все частіше стають жертвами своїх кадрових рішень і неуважності. Як не втратити активи і контролювати ситуацію на підприємстві? Нижче пропонуємо ряд порад, заснованих на нашому останньому досвіді.

Правило 1. Не нехтуйте допомогою юриста

Будь-який підприємець розуміє, що взаємини з партнерами по компанії повинні бути виписані в статуті до дрібниць. «Підводні камені» криються в набагато більш прозаїчних положеннях статутних документів.

Порада перша. На етапі придбання акцій або корпоративних прав компанії попросіть спеціаліста з корпоративного права проаналізувати статутні документи та основні рішення органів управління. Це важливо, тому що ви не зможете їх оскаржити, якщо вони були прийняті до вашого вступу до товариства (придбання акцій). Про це йдеться в постанові №4 від 25.02.2016 р. Пленуму Вищого Господарського Суду України (п.2.4).

Порада друга. У разі заснування нової компанії зверніть особливу увагу на відповідність статутних документів законодавству: наявність протиріч може бути використана для скасування статутних документів, анулювання реєстрації компанії і, внаслідок цього, повної ліквідації бізнесу. Не можна довірятися шаблонним статутам, що не переглядаються зі змінами до законодавства.

Порада третя. Виберіть в якості вашого держреєстратора нотаріуса з найкращою кваліфікацією в сфері корпоративного права та – обов’язково – за місцем знаходження компанії. Це важливо, оскільки у випадку судових спорів вам не доведеться виїжджати до суду в іншому регіоні. Підтримуйте з нотаріусом зв’язок, щоб, наприклад, знати про надходження до нього адміністративних позовів, пов’язаних з вашою компанією.

Порада четверта. Оформляйте рішення органів компанії з залученням юриста в сфері корпоративного права. Процедурні порушення можуть стати причиною для скасування таких рішень. Має значення, наприклад, неповідомлення одного-єдиного акціонера, голос якого і не вплинув би на прийняття рішення. Також не варто вносити до порядку денного питання «різне», оскільки з такої назви акціонер/учасник не може зрозуміти суть питання, що є підставою для скасування прийняття відповідного рішення (п.2.16-2.17 зазначеної постанови №4). Ці та інші тонкощі не вказані прямо в законодавстві, а містяться в судовій практиці, якою повинен володіти юрист, який вас консультує.

Ризики. У зв’язку з введенням принципу екстериторіальності та можливості подавати документи на реєстрацію в електронному вигляді, не виключені помилки і зловживання, які в підсумку можуть позбавити власника його бізнесу.

Наприклад, реєстратор з Закарпатської області отримує по електронній пошті сфальсифіковані документи на реєстрацію компанії в Харкові. За відсутності паперової реєстраційної справи з усією історією підприємства, а також за відсутності можливості навіть призупинити реєстраційні дії для додаткової перевірки документів правоохоронними органами, такий держреєстратор буде змушений провести реєстраційну дію. Потерпілий власник навіть знати про це не буде, а коли дізнається – доведеться судитися за 1300 км від місцезнаходження компанії.

Екстремальний рецепт. Державний реєстратор не зможе зареєструвати ніяких змін, якщо в державному реєстрі міститься судове рішення про заборону проведення реєстраційної дії, про арешт корпоративних прав (ч.1 ст.28 закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань»). Яким чином отримати це рішення, вам підкаже кваліфікований юрист. У будь-якому випадку, частіше заглядайте на електронний портал Мін’юсту і перевіряйте дані про свою компанію (https://kap.minjust.gov.ua/).

Правило 2. Контролюйте директора

Основні обмежувачі самостійності директора (виконавчого органу компанії) повинні бути виписані в установчих документах.

Небезпека. Директор, володіючи правом підпису договорів та бухгалтерських документів, за посадою відповідаючи за фінансову дисципліну, податковий облік і звітність, дотримання компанією законодавства, може збільшити податкові, господарські зобов’язання компанії, що може довести її навіть до банкрутства.

Наприклад, директор однієї компанії уклав договір про виконання будівельних робіт на велику суму з пов’язаним підрядником, потім підписав акт прийому-передачі виконаних робіт, хоча нічого за договором не було виконано. Для господарського суду наявність належним чином підписаного акта прийому-передачі може бути достатньою підставою для стягнення з такої компанії заборгованості. А притягнення такого директора до кримінальної відповідальності ще треба домогтися від правоохоронних органів.

Екстремальний рецепт. Найміть адвоката або іншу довірену особу, яка буде ставити печатку на підпис директора лише за погодженням засновника. У статуті потрібно прописати обов’язкове використання печатки, а також скласти положення про печатку компанії. Придумайте правила для роботи такого повіреного, які можна внести в договір з ним.

Правило 3. Цікавтеся фінансами

В установчих документах можуть бути передбачені контролюючі органи компанії, такі як ревізійна комісія, а фінансові результати повинні щорічно затверджуватися загальними зборами. Однак не завжди така звітність оперативно відображає реальний стан справ.

Для того, щоб учаснику/акціонеру отримати доступ до необхідних документів (які не є звітними), така можливість повинна бути передбачена статутом (п.2.33 зазначеної постанови №4). За цими документами учасник компанії може проконсультуватися з аудиторами, юристами, податковими консультантами. Порядок ініціювання повноцінних аудиторських перевірок повинен бути прописаний у статуті.

Правило 4. Контролюйте призначення ключових співробітників

Під ключовими співробітниками ми маємо на увазі головного бухгалтера, фінансового директора, комерційного директора (головний інженер, головний агроном, головний архітектор та ін. – особа, яка за посадою контролює виконання господарських договорів), юрист (найнята юридична фірма).

Процедури документообігу повинні припускати візування важливих документів декількома співробітниками, які будуть брати на себе відповідальність за їх відповідність фактичній ситуації та законність.

Дозволити недобросовісному директору найняти на свій розсуд такий персонал – все одно, що пустити в компанію його спільників. Поставте на ці позиції «своїх людей», які також зможуть оперативно і конфіденційно повідомити засновнику про підозрілі види активності в компанії.

Правило 5. Диверсифікуйте бізнес

Це правило саме по собі є екс��ремальним, непотрібним у країнах з високою бізнес-культурою. В Україні корпоративна структура найчастіше вибудовується під податкову оптимізацію. Багато хто передбачає юрособу з ПДВ, юрособу на єдиному податку і навіть фізичних осіб-підприємців. Розподіляють ліцензії та інші дозвільні документи відповідно до фінансових потоків.

Проте не варто забувати, що правило «не можна тримати всі яйця в одному кошику» є вірним і для безпечного володіння корпоративними правами. Немає гарантій, що в один прекрасний день вам не доведеться в суді відстоювати свою компанію, адже витонченість шахраїв лише зростає. Відповідно, правильно розподіліть по своїм компаніям основні фонди, контракти з клієнтами (покупцями), контракти з постачальниками (товарів і робіт). Для того, щоб відібрати такий бізнес, зловмисникам доведеться діяти на багатьох напрямах одночасно, що значно ускладнить їм завдання.

Ще одним екстремальним способом захисту основних фондів є передача їх в іпотеку (наприклад, засновнику), тим більше що знову виникли ризики, пов’язані з реєстрацією юридичних осіб, вірні і для державної реєстрації прав на нерухомість.