Dans le cadre de leurs efforts visant à améliorer l’infrastructure du vote par procuration et le processus de rapprochement des votes, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (les « ACVM ») ont publié l’Avis multilatéral 54-304 du personnel des ACVM, Rapport final sur l’examen de l’infrastructure du vote par procuration et Consultation sur le projet de protocoles concernant le rapprochement des votes établis en vue d’une assemblée (le « rapport final »).

Le projet de protocoles concernant le rapprochement des votes (le « projet de protocols ») figurant dans le rapport final renferme les attentes du personnel des ACVM à l’égard des rôles et responsabilités des entités clés prenant part au processus de compilation des votes par procuration rattachés aux actions détenues au moyen d’intermédiaires, ainsi que les indications du personnel des ACVM sur les processus opérationnels utilisés par ces entités. Le rapport final fait suite au Document de consultation 54-401 des ACVM, Examen de l’infrastructure du vote par procuration (consultez notre Bulletin Blakes d’août 2013 intitulé Regulators Consult on Concerns about Canada’s Proxy Voting Infrastructure), et à l’Avis 54-303 du personnel des ACVM, Rapport d’étape sur l’examen de l’infrastructure du vote par procuration (consultez notre Bulletin Blakes de février 2015 intitulé À quand le remaniement du système de vote par procuration?).

Dans leur rapport final, les ACVM reconnaissent qu’il est inhabituel de lancer une consultation sur des indications du personnel des ACVM, mais qu’elles ont choisi de le faire parce que les protocoles diffèrent des indications habituellement énoncées par le personnel des ACVM en raison des discussions approfondies et détaillées sur les processus opérationnels qu’elles fournissent aux entités clés prenant part à la compilation des votes par procuration rattachés aux actions détenues au moyen d’intermédiaires, soit La Caisse canadienne de dépôt de valeurs Limitée, les intermédiaires (généralement des banques dépositaires et des courtiers en placement), Broadridge Investor Communication Solutions Canada et les agents des transferts qui agissent à titre de compilateurs d’assemblées (les « entités clés »).

Le projet de protocoles vise principalement à dissiper les préoccupations soulevées quant à la complexité, à l’opacité et à la fragmentation de l’infrastructure du vote par procuration, qui font que le rapprochement des votes établis en vue d’une assemblée peut manquer d’exactitude et de transparence. Un des problèmes évoqués dans le rapport final est le survote, situation qui se produit quand un intermédiaire soumet des votes par procuration excèdant le nombre de droits de vote qu’il détient, tels qu’ils sont calculés par le compilateur. Un autre problème mentionné est l’incapacité des investisseurs finaux à confirmer que leurs votes par procuration ont bel et bien été inclus dans les résultats du vote. Par exemple, si les résultats du vote laissent croire qu’il n’a pas été tenu compte des votes par procuration d’un actionnaire, il peut être possible de prouver qu’il en a effectivement été ainsi.

Par conséquent, les ACVM ont entrepris un examen du fonctionnement de l’infrastructure du vote par procuration et du rapprochement des votes, dont un examen détaillé du processus lors de six assemblées non contestées des actionnaires. Elles ont ainsi conclu que l’infrastructure actuelle du vote par procuration comporte des lacunes importantes sur le plan de l’information qui empêchent les compilateurs de confirmer qu’ils disposent de l’information exacte et exhaustive sur les droits de vote des intermédiaires, ce qui peut se traduire par une compilation des votes inexacte et du survote. Cette défaillance systémique est exacerbée par le manque d’uniformité des processus utilisés par les compilateurs d’assemblées et les intermédiaires pour rapprocher les votes par procuration avec les droits de vote officiels.

Les ACVM ont mis au jour une autre grande faiblesse du système actuel, à savoir le manque de communication entre les principaux participants au marché, qui mine la capacité de ces derniers à trouver et à résoudre les compilations de vote inexactes.

Aussi, pour combler ces lacunes, le personnel des ACVM suggère que les entités clés adoptent volontairement des protocoles détaillés concernant le rapprochement des votes, tel qu’il est énoncé dans le projet de protocoles. Des représentants des entités clés ont aidé les ACVM à élaborer le projet de protocoles, ce qui leur a permis de donner leur point de vue et d’indiquer les points à améliorer en matière de collecte et de communication d’information. Les ACVM ont toutefois déclaré qu’« il n’existait cependant aucun consensus quant à la façon de les régler, ni aux entités chargées de le faire. »

Le projet de protocoles tient compte des processus opérationnels existants, et les ACVM soutiennent que ces protocoles pourraient être mis en œuvre au sein du système actuel sans modifications technologiques majeures. Quoique le projet de protocoles ait été rédigé en fonction du rapprochement des votes établis en vue d’une assemblée pour les assemblées non contestées, les ACVM sont d’avis qu’il sera également efficace dans le cadre d’assemblées d’actionnaires contestées.

Le projet de protocoles est divisé en quatre parties correspondant aux quatre caractéristiques d’un rapprochement des votes :

  • établir et transmettre de l’information exacte et exhaustive sur les droits de vote pour chaque intermédiaire qui sollicitera des instructions de vote auprès des propriétaires véritables et soumettra des votes par procuration;
  • établir des comptes de droits de vote de façon cohérente;
  • transmettre de l’information exacte et exhaustive sur les votes par procuration, et compiler et consigner les votes par procuration de façon cohérente;
  • aviser les propriétaires véritables des votes rejetés ou répartis au prorata.

Dans chacune de ces parties sont énumérés les documents pertinents, les renseignements à y porter, la responsabilité par rapport à ces documents et aux actions connexes entre les entités clés, de même que les protocoles détaillés pour recueillir et communiquer des renseignements. Le projet de protocoles renferme également des indications visant à corriger toute erreur, par exemple « [l]e compilateur qui note des erreurs dans la liste des propriétaires véritables non opposés devrait en aviser Broadridge et l’intermédiaire visé. » Qui plus est, il présente des variations au processus, comme des scénarios où l’intermédiaire utilise les services d’un agent de vote par procuration et où un émetteur sollicite des instructions de vote par procuration auprès de propriétaires véritables non opposes.

Dans le projet de protocoles, les entités clés sont encouragées à utiliser davantage les communications électroniques : « les compilateurs, les intermédiaires et Broadridge sont fortement invités à collaborer pour élaborer des modes efficaces de transmission électronique pour les procurations générales supplémentaires ».

La conformité au projet de protocoles sera volontaire; cependant, les ACVM ont fait savoir qu’une fois le projet mené à bien, elles prévoient superviser la mise en œuvre des protocoles pour la période de sollicitation de procurations 2017 et évaluer leur efficacité.

Les ACVM ont également commencé à évaluer les types de règlements et d’indications supplémentaires qui pourraient être nécessaires. En fait, le projet de protocoles est vu comme la première étape d’un projet beaucoup plus ambitieux : les ACVM se donnent comme objectif d’adopter un système de droits de vote et de rapprochement des votes entièrement électronique qui permettrait aux propriétaires véritables de confirmer que leurs instructions de vote ont été reçues par leur intermédiaire et soumises sous forme de votes par procuration. Dans cette optique, elles entendent mettre sur pied un comité technique composé de représentants des entités clés qui prendra part à la mise en œuvre du projet de protocoles, en plus de se pencher sur des améliorations supplémentaires du système.

En outre, elles ont indiqué que si les entités clés peuvent trouver des solutions de rechange permettant d’atteindre les objectifs sous-jacents, « les protocoles ne les en empêchent aucunement ». Entre autres, le comité proposé aura le rôle important de veiller à ce que toute amélioration supplémentaire du projet de protocoles soit adoptée par les entités clés de façon cohérente.

Hormis les commentaires généraux sur le projet de protocoles, les ACVM ont établi diverses questions précises auxquelles elles aimeraient obtenir des réponses :

  • Le projet de protocoles soutient-il l’exactitude et la fiabilité des votes par procuration et la responsabilité des entités chargées du rapprochement? Quels éléments pourraient être améliorés ou quelles autres indications pourraient être données?
  • Quelles sont les incidences en matière de coûts et de ressources associées au projet de protocoles sur les entités clés, particulièrement les intermédiaires? Quel serait le délai raisonnable pour la mise en œuvre des améliorations prévues par le projet de protocoles?
  • Quels aspects des protocoles (le cas échéant) devraient être codifiés dans la législation en valeurs mobilières, soit à titre de politique des ACVM ou d’indications du personnel des ACVM?
  • Les entités clés, comme les agents de vote par procuration et les compilateurs d’assemblées, devraient-elles être des « participants au marché » ou assujetties aux dispositions en matière d’examen de la conformité?

La consultation prend fin le 15 juillet 2016. Les ACVM prévoient publier la version définitive des protocoles sous forme d’avis du personnel des ACVM à la fin de 2016, soit à temps pour la période de sollicitation de procurations de 2017.