Veel Nederlandse BTW-plichtige ondernemers zijn bekend met de portal van de Belastingdienst, via welke zij de in een andere lidstaat betaalde inkoop-BTW kunnen terugvragen. De Belastingdienst stuurt het verzoek (na een eerste toetsing op volledigheid en rechtmatigheid) ter afhandeling door naar de desbetreffende lidstaat. Ondernemers weten doorgaans ook dat dergelijke teruggaafverzoeken uiterlijk 30 september van het volgende jaar moeten worden ingediend. De ervaring leert dat na die datum ingediende teruggaafverzoeken door de fiscale autoriteiten van de desbetreffende lidstaat in de regel worden afgewezen.

Wat veel ondernemers niet weten is dat zij deze speciale teruggaafprocedure niet kunnen gebruiken als zij leveringen of diensten hebben verricht in de lidstaat van teruggaaf, ten gevolge waarvan zij daar zelf BTW zijn verschuldigd. Dit laatste zal zich bijvoorbeeld voordoen als de ondernemer prestaties verricht in een lidstaat, terwijl er geen verleggingsregeling geldt op grond waarvan de verschuldigde BTW wordt geheven van de opdrachtgever. De ondernemer moet zich dan registreren voor de BTW in de desbetreffende lidstaat en een reguliere BTW-aangifte indienen. Op die aangifte kan vervolgens de betaalde BTW worden verrekend met de af te dragen BTW van het desbetreffende land. 

Wij zien regelmatig dat Nederlandse ondernemers actief worden in een andere lidstaat, maar verzuimen tijdig uit te zoeken of hun activiteiten al dan niet leiden tot BTW-plicht in het desbetreffende land. Zij maken kosten waarop buitenlandse BTW drukt en dienen na afloop van het jaar een BTW-teruggaafverzoek in via de portal van de Belastingdienst. De fiscale autoriteiten van de lidstaat van teruggaaf wijzen het verzoek echter af als zij vaststellen dat de ondernemer BTW-plichtig is in hun land. Daarnaast verlangen zij dat de ondernemer alsnog aan zijn verplichtingen voldoet. Dit kan betekenen dat met terugwerkende kracht aangifte moet worden gedaan en alsnog BTW moet worden afgedragen over de behaalde omzet. Het opleggen van een boete en betaling van rente kan in voorkomende gevallen aan de orde zijn. Met een betere voorbereiding had men de fiscale verplichtingen in de lidstaat van teruggaaf hoogstwaarschijnlijk efficiënter en goedkoper kunnen afwikkelen en de buitenlandse BTW sneller kunnen verrekenen of terugvragen. 

Ondernemers doen er dus goed aan hun BTW-verplichtingen in het buitenland tijdig in kaart te brengen, alvorens daar actief te worden. Dat geldt niet alleen voor EU-landen, maar ook voor niet-EU landen. Veel niet-EU landen hebben een BTW-systeem, maar deze is niet per definitie op dezelfde leest geschoeid als de Europese BTW. Teruggaaf van de inkoop-BTW van niet-EU landen verloopt niet via de portal van de Belastingdienst, maar wordt bepaald door de regels van het desbetreffende land. Ook hier kunnen onaangename verrassingen optreden als niet (tijdig) wordt voldaan aan fiscale verplichtingen.