Produtividade, fazer MAIS com MENOS.

Este é, e sempre foi, um dos grandes desafios dos gestores, produzir mais com menos recursos: financeiro, humano, equipamento, dentre outros recursos de produção.

Em organizações fabris, indústrias, este conceito já está bem amadurecido, com mecanismos de aferição, indicadores de performances.

Nas organizações prestadoras de serviço, apesar de mais recente, também não é novidade há anos, mas nas organizações jurídicas é algo menos frequente, ainda não disseminado em parte significativa destas instituições.

Podemos mencionar escritórios de advocacia e repartições públicas da área jurídica, por exemplo: cartórios, fóruns e demais áreas correlatas.

No mundo atual e particularmente no momento que estamos vivendo em nosso país desperdício – baixa produtividade – chega a ser uma heresia!

Em épocas de crise, mas não só nestas ocasiões, buscar ganho de produtividade é de suma importância para melhorar a competividade das organizações, quando não uma questão de sobrevivência.

Falando um pouco mais sobre escritórios de advocacia, muitos ainda não se preocupam com isto, não dão a devida atenção, seja por descuido ou mesmo por desconhecerem ferramentas de gestão, de controles que podem contribuir para uma aferição e identificação de onde e como aumentar a produtividade.

Vamos aqui ver alguns destes controles mais comuns em entidades prestadoras de serviço e em particular em escritórios de advocacia.

Em um escritório de advocacia o custo mais importante é com seus profissionais: remuneração, encargos, benefícios, treinamento etc., portanto produzir mais e melhor com menos recurso é, sem dúvida, por onde se deve começar.

Numa visão mais ampla. isto tudo passa pela escolha do profissional ideal para desempenhar cada função, cada atividade. Ser tecnicamente competente para a posição, mas não só isto, alguém comprometido e disposto a produzir da melhor maneira possível num menor espaço de tempo.

É comum vermos profissionais extremamente competentes do ponto de vista da qualificação técnica, mas pouco produtivos, pois não conseguem transformar o seu saber acadêmico em algo que gere valor para o escritório e clientes.

De uma maneira mais pragmática alguém deve estar se perguntando, mas como medir isto?

A ferramenta mais comum e de maior utilização para este fim, além de outros, em empresas prestadoras de serviço é o apontamento de horas. Não existe outra tão eficaz.

Bem, aí vamos ouvir: mas eu não faturo por hora.

Veja que utilizar o apontamento de horas para definir valor a ser faturado é uma das suas utilidades, mas não só, o mais importante, creio eu, é exatamente medir a produtividade das pessoas: o que estão fazendo e em quanto tempo!

Com o apontamento de horas consegue-se identificar o que cada profissional está fazendo e quanto tempo está gastando para executar cada uma das atividades por ele desenvolvidas.

De posse desta informação o gestor consegue identificar os profissionais mais e menos produtivos.

Até aqui tem-se uma análise quantitativa, um retrato da equipe. Mas como melhorar a produtividade?

A partir destes dados deve-se entender porque alguns são menos produtivos e definir ações de correção para que a produtividade aumente. Por exemplo: pode-se estar passando uma atividade de maior complexidade para profissionais em início de carreira e sem a maturidade e conhecimento suficiente para executar o referido trabalho; pode ser uma orientação não adequada do superior que coordenada aquele profissional; o profissional pode estar passando por dificuldades pessoais ou de relacionamento com a equipe, enfim inúmeras são as possibilidades, mas ciente do eventual problema deve-se investir para que o mesmo seja corrigido.

Sem esta ferramenta fica muito difícil identificar as diferenças de produtividade individuais e consequentemente sua melhora.

É importante lembrar que para que estes apontamentos contribuam para análises corretas devem ser feitos apontados de maneira correta e não de qualquer forma, devem retratar a realidade: quanto tempo de fato gastou-se para revisar um contrato; quanto tempo esteve em reunião com o cliente para entender sua necessidade; quanto tempo precisou para pesquisar jurisprudência para determinado caso; quanto tempo esteve ausente por motivo de saúde, de treinamento e de não fazer nada mesmo porque não tinha trabalho.

Portanto é fundamental uma boa supervisão, pois não existe nada pior do que tomar decisões baseadas em dados incorretos.

Veja aqui que o apontamento de hora não é só para o tempo gasto com trabalho, mas também com o tempo gasto em qualquer outra ação, aliás aqui sim podemos identificar onde este tempo está sendo gasto com atividades não produtivas.

Se um profissional trabalha 8 horas por dia ele deve apontar, obrigatoriamente, o que fez nestas 8 horas.

Exemplo:

  • 2 Horas em reunião com o cliente A;
  • 1 Hora pesquisando na biblioteca sobre determinada matéria referente ao contrato do cliente B;
  • 3 Horas elaborando um contrato do cliente B;
  • 2 Horas ida ao médico

Neste caso como melhorar a produtividade?

Promover treinamentos para este advogado, para que conhecedor da matéria em questão ele gaste menos tempo, ou nenhum, pesquisando, e consiga elaborar o contrato num tempo mais curto. Fazer convênios com clínicas e hospitais mais próximos do escritório, ou mesmo disponibilizar um ambulatório dentro no escritório com profissionais qualificados, quando o porte da organização permitir, de modo a ter uma redução de tempo de ida ao médico para determinadas situações.

CUIDADO! Alguns podem estar pensando: se o dia tem 8 horas o ideal é que todo profissional dispenda todo o seu tempo em horas produtivas, neste caso produtividade de 100%.

NÃO! As pessoas precisam de hora livre para relaxarem, descansarem, irem ao médico, estudarem, enfim cuidarem de si, pois pessoas bem física e psicologicamente são mais saudáveis e felizes, e produzem mais e com melhor qualidade.

Lembre-se: se a pessoa cuida da saúde, vai se ausentar menos por problemas de doença; se bem treinada, fará mais com menos; se feliz, estará mais motivada.

Sendo assim, o que se deve fazer é dar oportunidade para que estes profissionais possam se cuidar e se desenvolverem com menor custo para o escritório.

Além de um ambulatório interno, como mencionado, é também ter espaço de descontração e relaxamento dentro do escritório como: massagem, manicure, refeitório, enfim tudo aquilo que poderá aumentar sua produtividade, sempre dentro da capacidade de cada organização.

Uma outra forma de ganho de produtividade neste ramo e muitas vezes negligenciada é atenção ao fluxo de trabalho, de produção das diferentes atividades desenvolvidas para a prestação do serviço jurídico, ou seja, um escritório que tem diferentes áreas, unidades, departamentos espalhados por diferentes espaços físicos. Exemplo: a prática tributária fica num prédio, a societária em outro, a área financeira em outra, o RH em outro, ou seja, distantes uns dos outros. Isto pode significar um desperdício gigantesco dependendo de quão distante estas áreas podem estar umas das outras.

Existe uma área da engenharia, a de produção, que estuda exatamente isto: otimizar o uso dos recursos produtivos diminuindo o custo de produção, seja de bens, ou no caso, serviços.

Quando falamos de processo / fluxo de trabalho também identificamos frequentemente um desperdício enorme.

Analisar como está estruturado o fluxo de trabalho, desde a chegada de um novo cliente e até o efetivo recebimento dos honorários, quanto de fato o fluxo se encerra.

Quando um cliente chega ao escritório, como e para quem ele é encaminhado? Rapidez e encaminhamento para a área e pessoa certa traz economia.

Como é feito o cadastramento deste cliente? Abertura do cliente – caso, registros financeiros para emissão da fatura, para cobrança, para apontamento de horas, para pesquisa pelos demais sócios e advogados, para abertura de pasta etc. Quem é o responsável e o como estas informações se conversam? Aqui é comum muito retrabalho, várias pessoas fazendo a mesma coisa para propósitos e necessidades distintas, erros ou diferenças de cadastramento por estes diferentes profissionais ocasionando problemas e desperdício de tempo e dinheiro.

Neste quesito fluxo são inúmeras análises e entendimentos que devem ser feitos e que posso afirmar que se bem conduzidos trarão enorme ganho de produtividade.

O advogado não foi treinado nem educado para se dedicar operacionalmente a estes trabalhos, por isto a necessidade da pessoa certa no lugar certo. O sócio deve ter a percepção e humildade para reconhecer que neste quesito não é o mais competente / produtivo devendo contratar e aceitar as orientações de quem sabe. Pode ser uma consultoria especializada ou até a contratação de profissionais habilitados para este tipo de análise.

Outra forma de se obter ganhos de produtividade está relacionada com a tecnologia. A automação de processos pode trazer elevado ganho de produtividade, executando atividades operacionais com significativa redução de tempo, minimização de erros e diminuição de custo.

Deve-se buscar conhecer as ferramentas e os sistemas tecnológicos disponíveis no mercado para entender como estes podem ser inseridos nas rotinas operacionais produzindo ganhos na produção.

O Big Data já é uma realidade. Como podemos introduzir este conceito dentro das diferentes esferas do mercado jurídico deve ser a pergunta que cada gestor deve buscar.

Até aqui foquei particularmente em escritórios de advocacia, mas o mesmo se aplica a órgãos públicos.

Por que cartorários e demais profissionais destas instituições, inclusive juízes e promotores não apontam horas também?

Sei que existe uma resistência enorme, até porque esta atividade, vamos combinar, não é muito agradável, mas reputo essencial para que se possa melhorar a produtividade.

No campo fluxo de trabalho também não tenho a menor dúvida que profissionais / consultorias especializadas poderiam redefinir a forma de se trabalhar, não “o como”, no aspecto das matérias jurídicas em si, mas no encaminhamento dos processos de trabalho com elevado ganho de produtividade.

Novamente estas mudanças tiram as pessoas da zona de conforto, trazem um certo incômodo, mas necessário à evolução e ganho de produtividade.

Eu costumo dizer que para evoluirmos temos necessariamente que mudar, se não mudarmos ficamos parados, estagnados, portanto não evoluímos!